Home-theater-designers
إنشاء جدول العمل هو ليس سهل. سواء كان فريقك من الموظفين كبيرًا مثل بضع عشرات أو صغيرًا مثل حفنة صغيرة ، فإن إيجاد طريقة تناسب ساعات عمل الجميع ، وتحقيق الحد الأدنى من الموظفين ، وإبقاء الفريق سعيدًا أمر صعب. لحسن الحظ ، يمكن أن يساعد Excel في جعله ملف قطعة أرض أسهل.
تظل قوالب Excel واحدة من أكثر الأدوات المفيدة في تاريخ الحوسبة. إنها رائعة ل إدارة المهام والمشاريع و حفظ الشؤون المالية بالترتيب ، وتتبع التقدم في اللياقة البدنية ، وعادل البقاء منظمًا بشكل عام - لكن الجدولة هي أحد المجالات التي يكون فيها Excel هل حقا يضيء.
5 نصائح مهمة عند عمل جدول
قبل الغوص في عملية الجدولة الفعلية ، ضع الاعتبارات التالية في الاعتبار. سوف يسهلون العملية برمتها ويقللون من مقدار الضغط الذي يتراكم عليك. لن تكون الجدولة سهلة أبدًا ، لكن لا يجب أن تكون كابوسًا.
تعرف على تفضيلات موظفك. نوع التفضيلات التي يمكنك أخذها في الاعتبار عندما تختلف الجدولة من حقل إلى آخر (مثل البيع بالتجزئة مقابل المستودع) ، ولكن من المهم على الأقل محاولة استيعاب العاملين لديك.
هل يميل بعض الموظفين نحو الصباح؟ أو ربما أمسيات؟ كم عدد الساعات التي يريدها كل موظف في الأسبوع؟ هل توجد قيود على التوقيت ، مثل عدم الرغبة في العمل أيام الأحد؟ هل بعض الموظفين لديهم التآزر والتوافق؟
لا يمكنك استيعاب كل واحد ، ولكن من الجيد أن تسعى لتحقيقه لأنه يمكن أن يحسن الإنتاجية والجو - ولكن الأهم من ذلك أنه سيبني الثقة ، والثقة تسير جنبًا إلى جنب مع الاحترام.
تتبع طلبات غياب الموظف. كما لو لم يكن من الصعب التوفيق بين جميع تفضيلات موظفيك ، فهناك مشكلات حساسة للوقت ستظهر بين الحين والآخر. على سبيل المثال ، يحتاج شخص ما إلى بضعة أيام ليأخذ إجازة أو حدادًا على أحد أفراد أسرته المفقود.
لحسن الحظ ، يمكن الحفاظ على هذا الأمر بسيطًا باستخدام أداة متعددة الاستخدامات مثل تقويم Google أو إضافة تقويم لـ Thunderbird. جودة تطبيق قائمة المهام مثل تودويست (أسباب الترقية إلى Todoist Pro) ، WorkFlowy (مراجعة WorkFlowy الخاصة بنا) ، أو Wunderlist (لنا مراجعة Wunderlist ) يمكن أن تعمل بشكل جيد أيضًا.
اجعل الجدول الزمني في وقت مبكر. من الواضح أنك لا تستطيع فعل ذلك جدا في وقت مبكر جدًا في حالة تغير المواقف ، ولكن تجنب الانتظار حتى اليوم السابق. القاعدة الأساسية الجيدة هي حوالي أسبوع مقدمًا.
إذا كان من السهل التغلب على التسويف ، أليس كذلك؟ يكافح الجميع لإنجاز الأشياء إلى حد ما ، وهذا هو السبب في أننا كتبنا كثيرًا عن استراتيجيات مكافحة التسويف ، وتجنب الانحرافات عبر الإنترنت ، والتغلب حقًا على التسويف.
من خلال إعداد جداولك في وقت مبكر ، فإنك تمنح نفسك بعض الوقت للتنفس في حالة الحاجة إلى إجراء تغييرات مفاجئة.
قم بتعيين الورديات الأكثر أهمية أولاً. نعني بكلمة 'الأكثر أهمية' 'غير قابل للتفاوض'. إذا احتاج شخص ما إلى العمل في وردية معينة ، فقم بملئها أولاً ووضعها في حجر. بمجرد ملء جميع التحولات اللازمة ، يصبح من السهل خلط ومطابقة المناوبات المتبقية مع الموظفين المتاحين.
ودائمًا ضع في اعتبارك حالة طوارئ واحدة على الأقل. من الناحية المثالية ، ستنشئ جداول متعددة (مثل الخطة أ ، والخطة ب ، وما إلى ذلك) ولكن هذا قد يستغرق الكثير من الوقت ، لذلك على الأقل يجب عليك تحديد الموظفين الذين من المرجح أن يتأخروا ولديهم خطة احتياطية في حالة فعلوا ذلك.
اجعل الجدول الزمني سهل الوصول إليه. يعد السماح لعمالك برؤية الجدول الزمني مسبقًا أمرًا جيدًا لسببين: يمكنهم الإشارة إلى أي أخطاء وسوف يقدرون التنبيهات حتى يتمكنوا من التخطيط لأسابيعهم الخاصة حول الجدول الزمني.
كيفية التقاط لقطة شاشة على سناب شات دون علم أحد
نظرًا لأننا سنستخدم قوالب Excel لإنشاء جداول عملنا ، فإن الخيار المفضل هو تحميلها مباشرة إلى Google Drive. سيتم تحويله إلى بديل جداول بيانات Google ويسمح لك بمشاركته حتى يتمكن الآخرون من رؤيته. استفد من هذه النصائح للحصول على جداول بيانات Google التعاونية إذا كنت جديدًا عليها.
ولا تقلق بشأن الأمن. ما لم تكن تتعامل مع الأسرار الحكومية ، فإن جداول بيانات Google آمنة بما يكفي للمستخدمين العاديين مثلك ومثلي.
تنزيلات قالب Excel مجانًا
مع هذه النصائح بعيدًا عن الطريق ، إليك عددًا قليلاً من قوالب Excel الرائعة المصممة خصيصًا لمساعدة أصحاب العمل في التخطيط لجداول العمل للأسبوع. سيظل العمل شاقًا ، لكن أسهل بكثير إذا كنت تستخدم أحد هذه القوالب.
تتوفر القوالب كملفات XLSX لبرنامج Excel 2007 والإصدارات الأحدث.
جدول مناوبات العمل الشامل
جدول نوبة العمل هذا بواسطة جدول 123 هو أحد النماذج الأكثر شمولاً المتوفرة. من الجيد بما يكفي لمنافسة بعض برامج الجدولة المتاحة للتنزيل على الويب ، ولكن بطريقة ما يتوفر هذا القالب مجانًا تمامًا.
عند فتحه ، ستجد أوراق مختلفة لـ: سجل الموظف ، وجدول ورديات العمل ، وبطاقة الوقت ، وميزانية الراتب ، والحضور ، والإشغال ، والإعدادات ، والمساعدة. ورقة المساعدة عبارة عن برنامج تعليمي صغير يوضح لك كيفية البدء في الجدول.
بصراحة ، نوصي بشدة بهذا. لدينا بعض الاقتراحات الأخرى أسفل هذا الاقتراح ، ولكن لا يوجد أي منها جيدًا ويجب عليك التحقق منها فقط إذا كان هذا الاقتراح معقدًا للغاية لما تريد القيام به (وهو بالتأكيد شكوى صالحة).
تحميل: جدول وردية العمل
جدول المناوبة الأسبوعي
هذا الجدول الزمني الأسبوعي من قبل نظم إدارة الأعمال قد لا يكون شاملاً مثل المذكور أعلاه ، لكنه رائع للفرق الأصغر. إنه أبسط ، مما يعني أنه أسهل في التعلم وأسهل في الاستخدام. موصى به للغاية لمن يريدون جدولة منتصف الطريق.
يأتي مع ثلاث أوراق: الجدول الزمني ، والمناوبات ، والموظفين. كل ما عليك فعله هو سرد موظفيك وأسعارهم بالساعة في ورقة الموظفين. ثم حدد وقت البدء ووقت الانتهاء لكل وردية متوفرة في ورقة الورديات. بعد ذلك ، تصبح ورقة الجدول الآلي واضحة بذاتها.
الجانب السلبي الوحيد هو أنه يمكن أن يصل إلى 20 موظفًا فقط و 9 نوبات محددة ، مما يجعله رائعًا للعمليات الصغيرة والمتوسطة ، ولكنه غير معقول بالنسبة للشركات الأكبر.
تحميل: جدول عمل الموظف
جدول المناوبات اليومية
ربما لا تحتاج إلى كل الأجراس والصفارات الآلية التي تأتي مع النموذجين المذكورين أعلاه. ربما تفضل القيام بالأشياء يدويًا قدر الإمكان وكل ما تحتاجه هو جدول أساسي حقًا للتلاعب به. إذا كان الأمر كذلك ، فاستخدم ما تم توفيره بواسطة فيرتكس 42 .
هذا القالب لا يعمل أي العمل على الإطلاق. والغرض الوحيد منه هو تزويدك بجدول زمني مصمم مسبقًا يمكنك ملؤه يدويًا. عند الانتهاء ، يمكنك طباعته (أو تحميله عبر الإنترنت) ليراه الجميع ، ومن السهل البدء من جديد كل أسبوع.
تحميل: قالب جدول التحول
Excel يجعل حياتك أسهل مرة أخرى
لا تتردد في تعديل هذه القوالب وفقًا لاحتياجاتك ، إذا لم تكن مثالية تمامًا لك (طالما أنك لا تقوم بإعادة توزيعها). إذا كنت تريد التخصيص ، ولكن لا تعرف من أين تبدأ ، نوصي بتعلم صيغ Excel أولاً.
وقبل أن تشرع في طباعة جداولك المكتملة ، تحقق من هذه نصائح لطباعة أوراق Excel للتأكد من خروج كل شيء بشكل صحيح.
أي قالب هو المفضل لديك؟ هل افتقدنا أي منها جيد؟ هل لديك أي نصائح أو حيل لجدولة موظفيك؟ شارك معنا في التعليقات أدناه!
اعتمادات الصورة: صحيفة الوقت الأسبوعية بواسطة Andrey_Popov عبر Shutterstock ، جدولة المهام عن طريق الإيمان عبر Shutterstock ، رسم توضيحي لمحطة العمل عن طريق الإيمان عبر Shutterstock ، جدول فارغ بواسطة xtock عبر Shutterstock
يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني هل يجب عليك الترقية إلى Windows 11 على الفور؟يتوفر Windows 11 قريبًا ، ولكن هل يجب عليك التحديث في أقرب وقت ممكن أم الانتظار بضعة أسابيع؟ هيا نكتشف.
كيفية تنزيل موسيقى google play على الهاتفاقرأ التالي مواضيع ذات صلة
- إنتاجية
- إدارة الوقت
- مايكروسوفت اكسل
- ادارة مشروع
- قوالب المكتب
جويل لي هو رئيس تحرير MakeUseOf منذ عام 2018. وهو حاصل على بكالوريوس العلوم. في علوم الكمبيوتر وأكثر من تسع سنوات من الخبرة المهنية في الكتابة والتحرير.
المزيد من Joel Leeاشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك