Home-theater-designers
يمكن أن يوفر لك دمج المراسلات الوقت والجهد ، لذا تعلم العملية من البداية إلى النهاية باستخدام هذا الدليل.
لقد سمع كل شخص على دراية بمجموعة Office عن Mail Merge ، لكن الكثيرين لا يعرفون بالضبط كيفية تنفيذ العملية. إنه أسهل مما تعتقد - طالما أنك واضح بشأن كيفية إعداد مستنداتك مسبقًا ، ودمجها في Word.
بمجرد بدء التشغيل ، ستستخدم هذه الميزة لإنشاء كل شيء من بطاقات فهرسة مخصصة إلى رسائل بريدية جماعية في مكان عملك. يعد دمج المراسلات أمرًا شاقًا لأول مرة فقط ، ويمكنك إثبات ذلك بنفسك من خلال العمل من خلال هذه الإرشادات التفصيلية.
لقد استخدمنا Office 2016 الجديد لهذا الدليل ، لكن العملية تنطبق على الإصدارات القديمة من Microsoft Word و Excel.
كيفية إعداد المستند المصدر
يعمل دمج المراسلات عن طريق ملء الحقول المحددة في مستند ببيانات من مصدر آخر ، عادة قاعدة بيانات أو جدول بيانات . تتمثل الخطوة الأولى نحو دمج المراسلات الناجح في إعداد المستند المصدر ، والتأكد من تنسيقه بطريقة يمكن لـ Word فهمها.
نظرًا لأن هذا هو الاستخدام الأكثر شيوعًا لهذه التقنية ، فإن مثالنا سوف يركز على وضع الأسماء والعناوين الفردية في بريد جماعي عام. الحقول التي سنقوم بتضمينها هي الاسم والشركة والعنوان والمدينة والولاية والرمز البريدي - لكن هذه التفاصيل ليست ضرورية ، طالما أنك تتابع العملية الشاملة.
باستخدام برنامج Excel
إذا كنت تستخدم Excel لبناء مستندك المصدر ، فأنت تحتاج ببساطة إلى إنتاج جدول بكل المعلومات ذات الصلة التي قد يتم تضمينها في دمج المراسلات هذا ، أو في رسالة بريدية مستقبلية.
الفكرة الأساسية هنا هي تقسيم المعلومات المتنوعة الخاصة بك إلى أعمدة منفصلة ، وإعطاء كل واحدة رأسًا مناسبًا. هذا يجعل من السهل الاختيار والاختيار من تلك التفاصيل لاحقًا ، مما يجعل من الممكن استخدام نفس المستند المصدر لإنشاء أي شيء من شارة الهوية إلى تسمية العنوان.
بعد ذلك ، حدد جميع بياناتك (بما في ذلك رؤوس الأعمدة) ، وانتقل إلى ملف الصيغ علامة التبويب وحدد حدد الاسم .
سيُطلب منك اسمًا لمجموعة بياناتك ، لذا اختر شيئًا مناسبًا. إذا كان من المحتمل أن تشرف على العديد من مشاريع دمج المراسلات لمراسلات مختلفة ، فمن الحكمة إضافة شيء يمكن التعرف عليه للتمييز بينها بشكل أكبر. بمجرد الانتهاء من ذلك ، احفظ عملك وأغلق جدول البيانات.
باستخدام Word
يمكنك أيضًا استخدام ملف Word كمستند المصدر الخاص بك ، لكنه يتطلب المزيد من الجهد. سوف تحتاج إلى قم بإعداد طاولة للحفاظ على الأشياء رتيبة ، لذلك توجه إلى إدراج علامة التبويب ، والعثور على الجداول وانقر على القائمة المنسدلة. حدد حجم الجدول المطلوب لمشروعك ، ثم ابدأ في ملئه ببياناتك.
ماذا لو لم أقوم بالترقية إلى Windows 10
لا داعي للقلق كثيرًا بشأن التنسيق هنا ، حيث إن الهدف من هذا المستند هو العمل كملف مصدر لدمج المراسلات الخاص بك. ومع ذلك ، فإن الدقة هي المفتاح ، لذا تأكد من وضع جميع بياناتك في الأعمدة الصحيحة وتسميتها بشكل صحيح. عند الانتهاء ، احفظ المستند وأغلقه في الوقت الحالي.
بدء دمج البريد الخاص بك
افتح Word وأنشئ مستندًا جديدًا. توجه إلى المراسلات علامة التبويب وانقر فوق بدء دمج المراسلات القائمة المنسدلة لتحديد المشروع المطلوب.
إليك المكان الذي قد تتباعد فيه العملية قليلاً ، اعتمادًا على ما تريد القيام به. إذا كنت أقوم بعمل ملصق ، أو أي شيء آخر يمكن طباعته على ورق غير قياسي ، فسيتم تقديم شاشة أخرى تسمح لي بتحديد بعض خيارات الطباعة الإضافية.
ما هي بطاقة الجرافيكس المدمجة
في هذه الحالة ، اختر ملف تقصير صينية ، ما لم يكن لديك سبب للقيام بخلاف ذلك ، ثم حدد رقم المنتج المناسب بحيث يمكن لـ Word تطبيق القالب الصحيح.
استيراد بيانات المصدر
مع وضع هذه الأسس ، يمكننا الآن البدء في استيراد المعلومات التي أدخلناها في المستند المصدر في بداية العملية. توجه إلى المراسلات علامة التبويب مرة أخرى ، انقر فوق حدد المستلمون و اختار استخدم القائمة الموجودة .
انتقل إلى المستند المصدر ، سواء تم إنشاؤه في Word أو Excel - ستعمل مجموعة Microsoft Office معًا بشكل جيد في معظم المواقف. إذا كنت تستخدم جدول بيانات ، فسيُطلب منك تأكيد الجدول الذي تحدده ، ويجب عليك التأكد من وضع علامة على المربع يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس أعمدة هو موقوت. الآن توجه إلى كتابة وإدراج الحقول قسم من المراسلات علامة التبويب وانقر فوق كتلة العنوان (أو أي شيء منطقي لمشروعك).
هنا ، ستتمكن من ضبط الحقول بدقة التي يتم نقلها من مستندك المصدر إلى بريدك النهائي. لمزيد من الخيارات في هذه المرحلة ، كان بإمكاننا إضافة الأسماء الأولى والمتوسطة والأخيرة للمستلمين لدينا كأعمدة فردية ، مما سيؤدي إلى توسيع قائمة الخيارات المتاحة في أدخل اسم المستلم بهذا التنسيق حقل. ومع ذلك ، هذا اختياري تمامًا.
تعد أداة كتلة العنوان رائعة لأي شخص يتطلع إلى تسريع عملية دمج المراسلات ، ولكن إذا كنت ترغب في ذلك بالضبط كيف يتم وضع المستند الخاص بك ، ففكر في استخدام أدخل حقل دمج الخيار تحت كتابة وإدراج الحقول قسم لوضع كل حقل باليد. بمجرد إدخال الحقول الخاصة بك في المستند ، يمكنك استخدام معاينة النتائج لنرى كيف سيتم طباعتها بمجرد ملؤها بالسكان.
حان الوقت الآن لإجراء أي تعديلات على التنسيق قد تحتاج إلى تنفيذها ؛ تغيير الخط ، وضبط كيفية وضع كل حقل على الصفحة ، وأي زخارف جمالية تريد إضافتها. بمجرد الانتهاء من ذلك ، انتقل إلى علامة التبويب Mailings مرة أخرى وانقر فوق إنهاء ودمج تحت ينهي الجزء. يجب أن تكون مستنداتك المكتملة جاهزة وتنتظر طباعتها وإرسالها بالبريد.
لشيء أبسط قليلاً ، تحقق من أفضل صانعي الملصقات الذين يمكنك شراؤهم.
يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني 5 نصائح لزيادة كفاءة أجهزة VirtualBox Linux الخاصة بكهل سئمت من الأداء الضعيف الذي تقدمه الأجهزة الافتراضية؟ إليك ما يجب عليك فعله لتعزيز أداء VirtualBox الخاص بك.
اقرأ التالي مواضيع ذات صلة- إنتاجية
- مايكروسوفت وورد
- مايكروسوفت اكسل
- مايكروسوفت أوفيس 2013
- مايكروسوفت أوفيس 2010
- مايكروسوفت أوفيس 2007
- دمج المراسلات
- مايكروسوفت أوفيس 2016
كاتب إنجليزي مقيم حاليًا في الولايات المتحدة. تجدني على تويتر عبرradjonze.
المزيد من Brad Jonesاشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك