Home-theater-designers
Mail Merge يشبه أحد الأصدقاء القدامى الذين لم تتصل بهم منذ سنوات. تم التقليل من شأنها وتجاهلها ، حتى اليوم الذي تحتاجه بشدة.
أنت فقط لا تدرك إمكاناتها حتى يتم تفويضك بمهمة إدارة بضع مئات من الدعوات في اللحظة الأخيرة. ربما تكون عبارة عن مجموعة من دعوات الزفاف أو تنبيه أحمر لنهاية عالم الزومبي الوشيكة. أو قد يكون شيئًا غير ضار - مثل طباعة مجموعة من ملصقات العناوين وشارات الأسماء.
لا تقلق. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية مخصصة باستخدام Microsoft Outlook 2016 في بضع دقائق ببضع نقرات. وانقاذ اليوم.
متى يجب استخدام دمج المراسلات؟
قبل أن أقفز إلى الأمام ، يتم استخدام دمج البريد عندما تريد إنشاء عدة مستندات متشابهة بشكل أساسي ولكن حيث يحتوي كل مستند على تفاصيل فريدة. تشترك رسائل البريد الإلكتروني في نفس التنسيق ونفس النص والرسومات إن وجدت. على سبيل المثال ، الدعوات التي يظل النص فيها كما هو ولكن الاسم أو العنوان أو حتى أجزاء الموضوع فريدة لكل منها.
دمج المراسلات - بخلاف إرسال رسالة بالبريد الإلكتروني إلى مجموعة من الأشخاص - يجعل كل مستلم للرسالة هو المستلم الوحيد .
أفضل استخدام وجدته لهم حتى الآن - استخدم البريد الإلكتروني الجماعي كأداة قوية للبحث عن وظيفة مع تفاصيل مخصصة لكل صاحب عمل.
تستخدم ميزة دمج المراسلات جزأين:
- ال المستند الثابت الرئيسي (هنا: Microsoft Word) حيث تكتب نص البريد الإلكتروني.
- ال مصدر بيانات قابل للتغيير (هنا: جهات اتصال Microsoft Outlook) يكون هذا عادةً عنوان واسم المستلم.
هذان الاثنان 'مدمجان'. نظرًا لكون Outlook جزءًا من مجموعة Microsoft Office ، يمكن للمرء استخدام هذه الميزة لإرسال رسائل بريدية مجمعة ، كل منها مخصص لجهة اتصال مختلفة. إنه ليس بريدًا عشوائيًا ، على الرغم من أنني أعتقد أنه في الأيدي الخطأ ، يمكن استخدام دمج البريد في تفجير القنبلة باستخدام رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها.
الإنترنت نفسه هو ألم في حب العميل الرئيسي باللغة الإنجليزية
يتيح لك Microsoft Office استخدام مصادر بيانات مختلفة للحصول على تفاصيل العنوان - على سبيل المثال ، يمكنك ذلك استخدم جدول بيانات Excel أو حتى قاعدة بيانات Access. هنا ، ستستخدم جهات اتصال Microsoft Outlook لإرسال رسائل البريد الإلكتروني.
قم بإعداد مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك لدمج المراسلات
لذلك ، دعنا نقسم الخطوات بعد تشغيل Microsoft Outlook.
1. فتح الناس لعرض قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.
حدد جهات الاتصال (CTRL + Click) التي تريد تضمينها في قائمة البريد الإلكتروني المخصصة. لتسهيل إدارة قائمة ضخمة ، استخدم ملحق نوع الخيارات المتاحة (انقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجوار الجميع ). لجعله أكثر قابلية للإدارة ، يمكنك ذلك فرز حسب الفئات عبر نفس القائمة المنسدلة.
القيام مذكرة: لا يتم دمج المراسلات العمل مع قوائم التوزيع .
2. حدد دمج المراسلات من عند الشريط> الصفحة الرئيسية> مجموعة الإجراءات .
3. في شاشة جهات اتصال دمج المراسلات التي يجب أن تراها الآن ، اختر جهات الاتصال المحددة فقط إذا كان البريد الإلكتروني المخصص مخصصًا لمجموعة محددة من جهات الاتصال. ضمن قسم خيارات الدمج أدناه ، حدد المعلمات التالية.
- نوع الوثيقة: رسائل النموذج
- اذهب إلى: بريد الالكتروني
- سطر موضوع الرسالة: لن يتغير سطر الموضوع لجميع رسائل البريد الإلكتروني.
4. انقر فوق نعم ثم سيتم تشغيل Microsoft Word لك لإنشاء رسالة مخصصة.
اكتب الرسالة المخصصة في Microsoft Word
علامة التبويب المراسلات على الشريط معروضة في المقدمة وفي المنتصف. هنا ، سترغب في بدء بريدك الإلكتروني الجماعي باستخدام خط تحية شخصية . من المراسلات علامة التبويب في Microsoft Word ، حدد خط الترحيب .
كما ترى ، تم ملء مربع الحوار مسبقًا باسم السيد راندال. هذا مجرد عنصر نائب للأسماء من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. أسفل ذلك مباشرة ، يمكنك التحقق من معاينة الأسماء من قائمتك. يمكنك تخصيص الإدخالات بالخيارات الواردة هنا.
لاحظ أن حقول الدمج تأتي من عناوين الأعمدة في قائمتك البريدية. لذلك ، إذا كان هناك عدم تطابق ، فاستخدم تطابق الحقول للتأكد من أن الدمج يبقى دقيقًا. إذا كان الحقل الذي تريده يقول 'غير متطابق' ، فحدد القائمة المنسدلة لهذا الحقل ثم اختر اسم العمود الذي يتطابق مع هذا العمود في قائمتك.
عند النقر فوق نعم والخروج من هنا ، يتم وضع عنصر نائب لسطر الترحيب (عزيزي السيد ...) في مستند Word.
تذكر هذا: يمكنك إدخال معلومات إضافية إلى المستند مع الحقول الإضافية.
انقر فوق أدخل حقل دمج. يجب أن تكون هذه البيانات موجودة في مصدر البيانات الأصلي الخاص بك وهو في هذه الحالة ، معلومات جهات الاتصال في Microsoft Outlook. تشمل الأمثلة - عنوان المنزل وهاتف المنزل والمسمى الوظيفي وما إلى ذلك. يمكنك رؤية القائمة الكاملة عند النقر فوق سهم القائمة المنسدلة الصغير.
تنسيق الترحيب. لتنسيق سطر الترحيب بالطريقة التي تريدها ، قم بتمييز الحقل بالكامل ، بما في ذلك العلامات الموجودة في كل نهاية. اذهب إلى الصفحة الرئيسية علامة التبويب واستخدم إعدادات الخط. أيضًا ، قم بتعيين ملف تباعد الأسطر للتأكد من تطابق تباعد الأسطر مع التباعد في باقي المستند.
اكتب الرسالة الآن
بداية الرسالة هي<>عنصر نائب و / أو أي حقل آخر قمت بإدراجه بمساعدة حقول الدمج الإضافية. اكتب رسالتك. تذكر أن هذا هو إرسال بريد إلكتروني جماعي في أفضل حالاته. لذلك ، تأكد من استخدام جميع آداب البريد الإلكتروني التي يمكنك جمعها.
عندما ينتهي نص البريد الإلكتروني ، انقر فوق إنهاء ودمج> إرسال رسائل بريد إلكتروني .
ال اذهب إلى البريد الإلكتروني يفتح مربع الحوار. انقر نعم .
يقوم برنامج MS Word بعد ذلك بمهمة إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في لمح البصر. يرسل Word بريدًا إلكترونيًا فرديًا لكل عنوان. لا يمكنك CC أو BCC المتلقين الآخرين ، وأنت لا يمكن إضافة المرفقات إلى البريد الإلكتروني.
يمكنك حفظ المستند الذي استخدمته لدمج البريد ، لأنه يحفظ أيضًا الارتباط بمصدر البيانات ، أي جهات الاتصال. عند فتح مستند دمج المراسلات ، اختر نعم عندما يطالبك Word بالحفاظ على الاتصال.
كيفية نقل الموسيقى من iPod إلى الكمبيوتر
أضف هذا الوقت إلى مجموعة أدوات البريد الإلكتروني الخاص بك
بمجرد أن تتعطل ، تستغرق العملية برمتها بضع دقائق بالكاد من البداية إلى النهاية. في الوقت نفسه ، يتطلب الأمر إنشاء بريد إلكتروني لشخص واحد فقط ، والآن يمكنك القيام بذلك لمجموعة. لا يهم حجم المجموعة.
أيضًا ، من السلوك الجيد للبريد الإلكتروني الجماعي استخدام اسم المستلم كتحية. يضفي لمسة شخصية على البريد الإلكتروني. شيء ما ، يفتقر بشدة إلى بريد إلكتروني CC-ed.
بعد ذلك ، يمكنك محاولة دمج المراسلات لطباعة الحروف والملصقات والمغلفات. قد ترغب أيضًا في التعرف على المزيد طرق سهلة لدمج ملفات Microsoft Outlook PST . هل أنت جائع للحصول على المزيد من نصائح Outlook؟ ثم حان الوقت لاستكشاف ميزات Outlook غير المعروفة!
يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني كيفية الوصول إلى مستوى الفقاعة المدمج من Google على Androidإذا احتجت في أي وقت إلى التأكد من أن شيئًا ما مستوي في السؤال ، يمكنك الآن الحصول على مستوى فقاعة على هاتفك في ثوانٍ.
اقرأ التالي مواضيع ذات صلة- إنتاجية
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- إدارة الاتصال
- عميل البريد الإلكتروني لسطح المكتب
- مايكروسوفت أوتلوك
- دمج المراسلات
- مايكروسوفت أوفيس 2016
سايكات باسو هو نائب محرر الإنترنت والويندوز والإنتاجية. بعد إزالة الأوساخ الناتجة عن ماجستير إدارة الأعمال وعمله التسويقي لمدة عشر سنوات ، أصبح الآن متحمسًا لمساعدة الآخرين على تحسين مهاراتهم في سرد القصص. إنه يبحث عن فاصلة أكسفورد المفقودة ويكره لقطات الشاشة السيئة. لكن أفكار التصوير الفوتوغرافي والفوتوشوب والإنتاجية تهدئ روحه.
المزيد من Saikat Basuاشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك