Home-theater-designers
يعد Google Drive أداة إنتاجية وتعاون رائعة. بمجرد أن تبدأ في استخدامه كثيرًا ، يصبح من الصعب الحفاظ على كل شيء منظمًا.
لحسن الحظ ، تقدم Google Drive العديد من الطرق لتسهيل العثور على ما تبحث عنه. فيما يلي دليل لتنظيم Google Drive لتقليل الوقت الضائع في البحث عن المعلومات.
1. إعداد Google Drive الأساسي وإضافة الملفات
مثل مستكشفات الملفات القياسية ، يتيح لك Google Drive تنظيم ملفاتك باستخدام المجلدات ، وهو أمر مفيد إذا كنت تعمل في مشاريع مميزة. لكن ما يجعل هذا الأمر معقدًا بعض الشيء هو أن ملفاتك يمكن أن تنشأ من مصدرين مختلفين.
سترى هذه مدرجة في الشريط الجانبي على ملف تطبيق الويب Google Drive . قيادتي يحتفظ بالملفات التي قمت بحفظها على Drive ، بينما شارك معي يجمع المحتوى الذي دعاك الآخرون للوصول إليه على Drive . قد تتضمن مجلدات تعاون الفريق ، ومجلدات Drive العامة المستخدمة للتوزيع ، وما شابه ذلك.
سترى أيضًا أجهزة الكمبيوتر هنا إذا كنت تستخدم ميزة النسخ الاحتياطي في Google Drive ، ولكن هذه وظيفة منفصلة ، لذا فهي لا تنطبق بالفعل الآن.
من المحتمل أن يكون الملف الذي تريد البحث عنه ضمن أي من هاتين الفئتين ، مما يجعل من الصعب تحديد موقعه عبر التصفح. لتبسيط ذلك ، يمكنك إضافة اختصارات إلى الملفات أو المجلدات المشتركة إلى Drive الخاص بك. قم بذلك عن طريق النقر فوق ملف وسحبه إلى قيادتي على الشريط الجانبي ، أو انقر بزر الماوس الأيمن فوقه واختر أضف اختصارًا إلى Drive . يمكنك وضع الاختصار في أي مكان تريده في محرك الأقراص الخاص بك.
سيبقى الملف في موقعه الأصلي ، لكن الاختصار في محرك الأقراص الخاص بك يسمح لك بالوصول إليه بسهولة من التسلسل الهرمي الخاص بك. هذا يمنعك من الاضطرار إلى الخوض في البيانات المشتركة.
2. فرز حسب التاريخ وعوامل أخرى
هذه نصيحة أساسية ، لكنها تستحق الشرح لأنه قد لا يكون من الواضح على الفور مكان العثور عليها. ستجد خيار تغيير فرز الملفات في أعلى يمين عرض الملف الحالي. تظهر على أنها طريقة الفرز الحالية ، مثل اسم .
انقر فوق هذا النص لتعيين طريقة فرز مختلفة ، مثل آخر تعديل أو تم فتحه آخر مرة بواسطتي . استخدم السهم للتبديل بين الفرز التصاعدي والتنازلي أيضًا.
على الرغم من بساطتها ، فهذه طريقة سهلة لفهم مجلد يحتوي على مئات الملفات بسرعة.
3. حدد الملفات أسرع
مثل العديد من مستكشفات الملفات ، يتيح لك Google Drive استخدام ملفات تحول و كنترول بالاقتران مع النقرات ، وكذلك النقر والسحب ، لتحديد ملفات متعددة.
معلق كنترول وانقر فوق ملفات متعددة لتحديدها جميعًا. لتحديد الملفات الموجودة في صف ، انقر فوق الملف الأول ، ثم انقر فوق آخر ملف أثناء الضغط باستمرار تحول . يعد النقر والسحب بديلاً سهلاً لذلك إذا كنت تفضل ذلك.
ضع في اعتبارك أنه يمكنك تغيير عرض الملف باستخدام الزر الموجود في أعلى اليمين ، والذي يظهر أعلى خيار الفرز وبجوار معلومات أيقونة. استخدمه للتغيير بين طريقتي عرض القائمة والشبكة ، مما يسهل تحديد مجموعة من الملفات.
4. استخدم أدوات البحث المتقدم
يعد البحث عن ملف باستخدام شريط البحث أعلى الشاشة هو أفضل طريقة للعثور على شيء فقدته. إن استخدام الأدوات المتقدمة التي لا تبعد سوى بضع نقرات يجعلها أكثر فاعلية.
عند النقر فوق شريط البحث ، يمكنك تحديد نوع الملف ، مثل ملفات PDF أو جداول البيانات ، لعرض الملفات من هذا النوع فقط.
ستلاحظ أنه عند النقر فوق أحد هذه ، النوع: عرض أو ما شابه ذلك في شريط البحث. للحصول على مزيد من التحديد ، حاول إدخال مصطلح بحث بجانب النوع. هذا يجعل من السهل تضييق نطاق البحث إذا كنت تعرف نوع المحتوى الذي تبحث عنه.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك النقر فوق المزيد من أدوات البحث في الجزء السفلي من قائمة اختيار نوع الملف (أو السهم الصغير على يمين مربع البحث) لمشاهدة خيارات البحث المتقدم. يتيح لك ذلك التنقل حسب معايير مثل تاريخ التعديل والمالك والشخص الذي تمت مشاركته معه.
إذا قمت بتخزين الكثير من الملفات في Drive ولا تتذكر مكان وضع معظمها ، فسيصبح البحث أفضل صديق لك.
5. استخدم الألوان والنجوم لإنشاء فئات
بينما يمكنك إنشاء تسلسلات هرمية عميقة للمجلدات ، في بعض الأحيان يكون من الأسهل استخدام نظام مرئي أكثر. عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على مجلد ، يمكنك تحديد غير اللون وتسهيل التعرف عليها في لمح البصر.
بدلاً من اللون الرمادي القياسي (والممل) لكل شيء ، من السهل جدًا تحديد المجلد ذي الألوان الزاهية بين كتل المجلدات الأخرى في Drive. جرب تطبيق اللون على المجلدات الأكثر أهمية فقط ، أو استخدم نظام ألوان لأنواع المحتوى المتشابهة.
كخطوة مماثلة ، يمكنك أيضًا تمييز العناصر بنجمة عن طريق التحديد أضف إلى المميّزة بنجمة في قائمة النقر بزر الماوس الأيمن. لمشاهدة كل ملف ومجلد قمت بتمييزه بنجمة ، انقر فوق مميز بنجمة في القائمة اليسرى. احجز النجوم للحصول على أهم بياناتك وستعرف دائمًا مكان البحث عنها.
6. معاينة المستندات لمسحها ضوئيًا بسرعة
هل تريد تذكيرًا سريعًا بمحتويات الملف حتى تتأكد من أن لديك الملف الصحيح؟ هذا هو المكان الذي يكون فيه زر المعاينة مفيدًا. حدد ملفًا ، ثم انقر فوق عين رمز أعلى يمين شريط الأدوات الذي يظهر. سيؤدي هذا إلى إنشاء معاينة سريعة حتى تتمكن من إلقاء نظرة على الملف دون فتحه بالكامل.
ماذا تفعل بأجهزة الكمبيوتر المحمولة القديمة
قد يستغرق هذا ثانية للتحميل ولكنه لا يزال أسرع من فتح الملف بالكامل. إذا كان بإمكانك تعديل الملف الذي قمت بمعاينته (مثل مستندات أو جداول بيانات محرّر مستندات Google) ، فسترى ملف فتح باستخدام [التطبيق] الارتباط في الأعلى.
7. تحقق من المراجعة وتحرير التواريخ من محرك الأقراص الخاص بي
بالنسبة إلى الملفات التي تمتلكها في Drive ، يمكنك التحقق من الإصدارات السابقة ومعرفة من أجرى تغييرات على الملف. انقر بزر الماوس الأيمن على شيء ما واختر إدارة الإصدارات لمراجعة (وتنزيل) الإصدارات القديمة من هذا الملف ، وكذلك تحميل نسخة جديدة.
في غضون ذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف واختر عرض التفاصيل لفتح لوحة على اليمين تحتوي على معلومات حول الملف. قم بالتبديل إلى ملف نشاط لرؤية ما حدث معها مؤخرًا ، مثل قيام الأشخاص بإجراء تغييرات أو مشاركة المستند.
8. جرب التطبيقات لمساعدتك على تنظيم المزيد
إذا لم تكن عناصر التحكم المضمنة كافية ، فيمكنك أيضًا توصيل تطبيقات الجهات الخارجية بـ Google Drive لمزيد من الوظائف. لتصفحها ، انقر بزر الماوس الأيمن على ملف واختر افتح باستخدام> ربط المزيد من التطبيقات .
سيؤدي هذا إلى فتح السوق ، حيث يمكنك تصفح الوظائف الإضافية التي تعمل مع Google Drive. قم بإلقاء نظرة عليها ومعرفة ما إذا كنت تجد أيًا منها مغريًا. لتبدأ ، ألق نظرة على قائمتنا أفضل أدوات Google Drive .
9. نصائح مصغرة لتنظيم محرك الأقراص
نترك لك سلسلة من النصائح الصغيرة التي يمكن أن تساعدك أيضًا في تنظيم محتويات محرك الأقراص الخاص بك:
- حاول استخدام الرموز التعبيرية في أسماء المجلدات الخاصة بك . في نظام التشغيل Windows ، اضغط على فوز + فترة لإدخال رمز تعبيري ، والذي يعمل في أسماء مجلدات Google Drive. عند إقرانها بألوان المجلدات ، يمكن أن تكون هذه مساعدة لأولئك الذين يتمتعون بصريًا عاليًا.
- استخدم علامات التجزئة كعلامات مؤقتة . لا يحتوي Google Drive على ميزة وضع العلامات المناسبة ، لذا يمكنك إنشاء علامات التصنيف الخاصة بك باستخدام علامات التصنيف. بينما لم يتم دعمه رسميًا ، مضيفًا #الأهمية أو #تمويل إلى المستندات ذات الصلة يتيح لك رؤية كل شيء في مكان واحد من خلال البحث السريع.
- استخدم اصطلاحات التسمية الذكية . إذا كنت تريد أن تظهر الملفات دائمًا بترتيب معين ، فاستخدم 001 أو ما شابه ذلك في بداية أسمائهم لتسهيل التنظيم. تأكد أيضًا من الاحتفاظ بأسماء الملفات قصيرة بما يكفي لجعلها قابلة للإدارة ، ولكن لا تنس تضمين الكلمات الرئيسية التي ستجعل من السهل العثور عليها في عمليات البحث في المستقبل.
منظمة Google Drive الفعالة ضرورية
أنت الآن تعرف بعضًا من أفضل الطرق للتحكم في كل شيء في Google Drive. يعد الحفاظ على سهولة الوصول إلى ملفاتك أمرًا حيويًا ، خاصةً عندما يكون لديك مئات الملفات متناثرة عبر عشرات المجلدات.
لإتقان Google Drive ، يجب أن تعرف أيضًا كيفية إصلاح المشكلات الشائعة مع البرنامج.
يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني 10 مشكلات شائعة في Google Drive (وكيفية حلها)هل تواجه مشاكل مع Google Drive؟ جرب هذه النصائح والإصلاحات والحلول لحل مشكلات Google Drive.
اقرأ التالي مواضيع ذات صلة- إنتاجية
- إدارة الملفات
- برامج المنظمة
- جوجل درايف
Ben هو نائب محرر ومدير Onboarding في MakeUseOf. ترك وظيفته في مجال تكنولوجيا المعلومات ليكتب بدوام كامل في عام 2016 ولم ينظر إلى الوراء أبدًا. لقد كان يغطي البرامج التعليمية التقنية وتوصيات ألعاب الفيديو والمزيد ككاتب محترف لأكثر من سبع سنوات.
المزيد من Ben Stegnerاشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك