10 نصائح لإدارة الملفات المشتركة على Google Drive

10 نصائح لإدارة الملفات المشتركة على Google Drive

لم تعد مشاركة المستندات على Google Drive أمرًا جديدًا بعد الآن. وقد أصبح أفضل فقط لأن العمل عن بُعد يلامس جميع أنحاء العالم. إنها أخبار جيدة بالنسبة لنا حيث يفتح مجلد Google Drive المشترك البسيط العديد من الأفكار التعاونية عبر مجالات متنوعة.





هل ما زلت تحصل على تعليق من ذلك؟ يجب أن تساعدك هذه النصائح العشر في إدارة الملفات المشتركة بشكل أفضل قليلاً من اليوم.





أساسيات مشاركة محرك جوجل

يمكنك مشاركة أي ملف أو مجلد. ولكن عليك الانتباه إلى الأشخاص الذين تشارك معهم ومستوى أذونات المشاركة التي تسمح بها على Google Drive.





يلخص مقطع الفيديو الذي تبلغ مدته دقيقتان العملية.

بصفتك المالك ، يمكنك منح الآخرين ملكية كاملة للملف ، أو مستوى معين من الوصول للعرض والتحرير.



  • يمكن تحرير: جدول البيانات التعاوني الذي تعمل عليه مع فريقك.
  • يمكن التعليق: مسودة الكتاب الذي تكتبه. يمكن للآخرين عرض التعليقات وإضافتها إلى الملف ، لكن لا يمكنهم تحريره. المجلدات ليس لديها تعليقات.
  • يمكن أن يشاهد: دعوة حفلة نهاية الأسبوع التي أجريتها للتو باستخدام العرض التقديمي.

في ما يلي مخطط يقارن حق الوصول لمشاهد أو معلق أو محرر أو مالك:

مصدر: دعم جوجل





1. كيف يمكن تعطيل نسخ وتنزيل وطباعة الملفات المشتركة؟

يمكنك عدم السماح بتنزيل الملفات المشتركة وطباعتها ونسخها. تزيل ميزة إدارة حقوق المعلومات المتقدمة هذه الخيارات من قائمة العارض. هذه طبقة أخرى من التحكم في مستنداتك.

افتح Google Drive. حدد الملف المشترك وانقر فوق يشارك رمز في أعلى اليمين.





على ال شارك مع الناس والمجموعات في مربع الحوار ، أضف اسم المتعاونين. قم بتعيين مستوى الإذن الخاص بالمتعاونين لديك من القائمة المنسدلة بجوار حقل الاسم. أذونات مشاركة Google Drive هي محرر و مشاهد و يعلق .

يعد إرسال إشعار ورسالة شخصية أمرًا اختياريًا. الآن ، قد ترغب في تعطيل التنزيل أو الطباعة أو نسخة الملف المشترك. انقر فوق رمز الترس لعرض إذنين آخرين يمكنك إلغاء تحديدهما لتعزيز خصوصية المستند.

ارجع إلى مربع الحوار السابق بنقرة على السهم ثم أرسل الملف إلى المتعاون.

سيرى المشاهدون ملف خيارات التصدير معطلة في أعلى قائمتي 'ملف' و 'تعديل'. يتم أيضًا تعطيل خيارات إنشاء نسخة وطباعة وتنزيل للمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية المحددة.

لاحظ أن أولئك الذين لديهم أذونات 'تحرير' سيظلون قادرين على تنزيل ملفك وطباعته ونسخه ، حتى إذا كان هذا الإعداد قيد التشغيل.

2. مشاركة مجلد مع غير مستخدمي Google

لا يحتاج أصدقاؤك وزملاؤك إلى حساب Google لعرض مجلد أو مستند Google Drive. يمكنك إرسال دعوة إلى عنوان بريدهم الإلكتروني. أو استخدم رابط قابل للمشاركة.

يمكن للمستخدمين والمتعاونين لحساب غير Google عرض الملف فقط بغض النظر عن الإذن الذي قمت بتعيينه.

تعد المشاركة عبر رابط عام مخاطرة أمنية بالنسبة للمستندات الحساسة لأن أي شخص لديه الرابط يمكنه الوصول إلى الملف. لذا استخدمه في محادثة عامة أو بريد إلكتروني أو وسائط اجتماعية فقط إذا كان يمكن لأي شخص عرض المستند.

3. قم بتنزيل مجلد Google Drive مشترك

يتيح لك Google Drive تنزيل المحتويات الكاملة لمجلد مشترك كأرشيف ZIP. هذا مفيد في حفظ النسخ المحلية من المستندات المشتركة. يتم الاحتفاظ ببنية المجلد مع أي مجلدات فرعية في الأرشيف.

لماذا لا يعمل hbo max

اذهب إلى شارك معي على Google Drive الخاص بك. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد واختر تحميل .

يمكنك أيضًا استخدام ملف رمز النقاط الثلاثية في شريط الأدوات لتنزيل المجلد.

إذا قمت بتنزيل مستند Google أو ورقة أو شريحة ، فسيتم تنزيله كمستند Office. سيتم تنزيل جميع الملفات الأخرى بتنسيقها الأصلي.

4. نقل ملكية الملفات إلى شخص آخر

هناك العديد من الأسباب لنقل ملكية المستندات إلى شخص آخر. ربما يتولى شخص آخر مشروعًا. ربما قام شخص ما بطردك. في ملاحظة أفضل ، أنت ذاهب في إجازة وتريد فقط تسليم المسؤولية عن المستندات المشتركة. عملية 'تسليم' مستندات ومجلدات Google Drive رقميًا سهلة.

افتح Google Drive. حدد المجلد أو الملف المشترك في المستندات أو جداول البيانات أو العروض التقديمية وانقر على يشارك رمز في أعلى اليمين. عندما لا يمتلك المالك المفترض حق المشاركة ... قم بالدعوة عن طريق كتابة عنوان البريد الإلكتروني في الحقل 'مشاركة مع الأشخاص والمجموعة'. ثم يحفظ .

أبل ووتش 2 الألومنيوم مقابل الفولاذ المقاوم للصدأ

انقر فوق القائمة المنسدلة بجوار اسم الشخص الذي تريده أن يمتلك الملف أو المجلد. يختار جعل المالك .

يتم تبديل دورك من مالك إلى محرر بعد نقل الملكية. تنبهك رسالة منبثقة بأنه 'سيتم إخطار المالك الجديد ويمكنه إزالتك. قد تفقد أيضًا القدرة على تغيير إعدادات المشاركة.

القيام مذكرة: لا يمكنك نقل ملكية ملف تمت مزامنته أو تحميله (مثل ملف PDF أو ملف صورة).

5. كيفية طلب الوصول إلى الملفات المشتركة؟

عندما تحاول الوصول إلى ملف عبر ارتباط مشترك ، قد ترى رسالة مفادها 'تحتاج إلى الوصول'.

في بعض الأحيان ، يشارك المالكون رابطًا قبل تعيين الأذونات. أيضًا ، قد ترغب في فتح الملف بمعرف Google بديل. من السهل طلب الوصول بنقرة واحدة.

على سطح المكتب:

  • افتح رابط الملف.
  • انقر فوق طلب الوصول.

على الجوال:

باستخدام تطبيق Drive for Android أو iOS ، يمكنك طلب الوصول بنقرة واحدة عند ظهور رسالة 'تعذر الوصول إلى المستند'. طلب الإذن سيرسل بريدًا إلكترونيًا إلى المالك من داخل التطبيق. يتلقى مالكو الملفات إشعارًا على الفور على Android و iOS.

تحميل: Google Drive لـ ذكري المظهر | دائرة الرقابة الداخلية (حر)

6. ابحث عن متعاون

من السهل مشاركة مستند مع 10 أعضاء. مشاركتها مع 50 مكالمة لمزيد من التخطيط. تعني إدارة الملفات المشتركة أيضًا تعقب المتعاون الذي يعمل على أي مستند.

اذهب إلى عرض التفاصيل (انقر فوق رمز 'أنا' الموجود على شريط الأدوات). تصفح ملف نشاط علامة التبويب لمعرفة الملفات التي قمت بمشاركتها مؤخرًا بسرعة.

انقر فوق شارك معي على الشريط الجانبي الأيسر من Google Drive. ستحصل على قائمة بجميع المستندات التي تشارك الوصول إليها.

استخدم Google Drive Search وعوامل التصفية المتقدمة الخاصة به. لن تكون فوائد الإنتاجية مفاجأة لمن هم على دراية بفلاتر Gmail.

استخدم مربع البحث أعلى Google Drive. يبحث بحث Google Drive أيضًا في نص المستند عن الكلمات التي تريد البحث عنها.

يمكنك البحث في أول 100 صفحة من أي مستندات نصية أو ملفات PDF نصية قمت بتحميلها. يمكنك أيضًا البحث عن نص موجود في الصفحات العشر الأولى من أي ملفات PDF للصور. بدلاً من البحث في المجلدات ، استخدم هذه الميزة القوية للوصول بسرعة إلى ملف.

أثناء تواجدك في Google Drive ، اضغط على مفتاح الشرطة المائلة للأمام لوضع المؤشر مباشرة في مربع البحث. انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الصغير في مربع البحث للكشف عن عوامل تصفية البحث الأساسية. يمكن أن يوفر لك تعلم بعض المعلمات اليدوية الوقت.

على سبيل المثال: للعثور على المستندات التي شاركتها مع شخص ما ، استخدم to:bob@gmail.com.

مساعدة جوجل يحتوي على القائمة الكاملة ضمن قسم 'بحث متقدم في Google Drive'.

7. تبسيط المشاركة عن طريق إنشاء مجموعات جهات اتصال

مع جهات اتصال البريد الإلكتروني ، لا يتعين عليك تعيين أذونات المستندات الفردية لأعضاء فريقك. يمكنك فقط إنشاء تسميات تمثل مجموعة من جهات الاتصال في مجموعات بريد إلكتروني معينة.

تسجيل الدخول إلى جهات اتصال جوجل . على الشريط الجانبي الأيسر ، انقر فوق إنشاء تسمية .

أعطه اسمًا وصفيًا وفقًا لمشروع الفريق. أو أي شيء آخر يسهل تذكرها. تستطيع تسميات الاسم من خلال الأذونات لتسهيل تذكرها. يمكن لأي جهة اتصال أن تكون جزءًا من تصنيفات متعددة.

على سبيل المثال: Project.view أو Project.edit

أدخل التصنيفات في حقل إعدادات مشاركة الملف أو المجلد على Google Drive.

8. راجع عدد مرات مشاهدة مستند مشترك

تحتفظ Google بمحفوظات الإصدار ، ولكن لا توجد طريقة لمعرفة عدد المرات التي تم فيها عرض مستند مشترك. حصلت على إجابة هذا السؤال من عجوز مكدس الصرف نقاش.

قم بإرسال ارتباط المستند الخاص بك إلى http://goo.gl خدمة تقصير عناوين URL ومشاركة عنوان URL هذا فقط. توفر هذه الخدمة معلومات حول عدد المرات التي تم فيها النقر فوق هذا الارتباط ، وهو أقرب ما يمكن من التعرف على عدد مرات الوصول إلى المستند الخاص بك.

أوقفت Google دعم أداة تقصير عناوين URL الخاصة بها. يمكنك استخدام قليلا في حين أن. يكون هذا مفيدًا في الحالات التي قد ترغب فيها في مشاركة مستند بشكل عام والتحقق من الاستجابة. لاحظ أن المستندات والملفات العامة تظهر في نتائج البحث.

بعض الأفكار للمشاركة بشكل عام:

  • تحميل ومشاركة كتاب إلكتروني.
  • اختبر الاستجابة الأولية لمنتج إبداعي.
  • حرر عرض شرائح للعرض العام (مثل SlideShare).
  • ابحث عن محتوى تعليمي مفتوح.

نصيحة: يمكنك استخدام Google Site Search البسيط للبحث عن المستندات العامة. على سبيل المثال موقع الكلمات الرئيسية: drive.google.com

9. شارك مع سلاك

إذا كنت لا تعمل مع Slack حتى الآن ، فقد حان الوقت لتقديمه إلى فريقك. هناك العديد من الطرق لجعل خدماتك المفضلة تعمل مع Slack. يعد تكامل Google Drive من بين التطبيقات الشائعة.

يتيح لك Slack استيراد ملفات Google Drive ومشاركتها عبر Slack. يتم أيضًا فهرسة جميع ملفات Google Drive المستوردة بواسطة Slack لسهولة البحث والرجوع إليها. لا يتم تخزين الملفات على Slack --- تظل في مجلدات Google Drive الخاصة بك. سلاك يعمل كقناة.

مثال صغير: الصق رابطًا إلى مستند Google في غرفة الدردشة Slack. يعرض Slack مقتطفًا من المحتوى من الملف الموجود أسفل الرابط بمجرد دمجه. هذا أكثر فائدة من مجرد مشاركة الروابط العمياء.

مركز مساعدة سلاك يوضح كيف يمكنك توصيل Google Drive بـ Slack بطريقتين سهلتين.

10. مشاركة محرر مستندات Google من Microsoft Office

جوجل درايف مقابل مايكروسوفت وورد قد تكون نوبة يومية من جناحين مكتبيين ، لكن المؤسستين القويتين تلعبان بشكل جيد أخيرًا. يمكنك تحميل ملفات Word و Excel و PowerPoint إلى Google Drive والعمل عليها في السحابة كما تفعل في أي ملف Google Drive مشترك آخر.

يتم حفظ جميع التحديثات في الملفات بتنسيقها الأصلي. يتم أيضًا التحكم في إصدار مستندات Office المخزنة على Drive. يمكنك تتبع الإصدارات السابقة من ملف Office ، أو الرجوع إلى إصدار أقدم.

كيف ترى حائط الفيسبوك الخاص لشخص ما بدون اضافتهم

إذا كنت تريد استخدام أدوات Google Drive محددة مثل الوظيفة الإضافية أو الترجمات ، فما عليك سوى تحويل ملف Microsoft إلى مستند Google. خلاف ذلك ، لا داعي للقلق من تغيير تنسيق إلى آخر.

من السهل مشاركة الملفات على Google Drive

لقد أصبح أيضًا أبسط. هناك القليل يمكنك تغيير إعدادات Google Drive لجعل سير عملك أكثر سلاسة. اقض بعض الوقت مع الميزات التعاونية لـ Google Drive حيث يعتمد الانسجام في العمل الجماعي على ذلك.

كجسر تعاون ، يجب أن يكون Google Drive جزءًا من إعداد العمل عن بُعد في مكتب منزلي أو في أي مكان آخر في العالم.

حقوق الصورة: أحجية جقسو بواسطة Rido عبر Shutterstock

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني 6 بدائل مسموعة: أفضل تطبيقات الكتب الصوتية المجانية أو الرخيصة

إذا كنت لا ترغب في الدفع مقابل الكتب الصوتية ، فإليك بعض التطبيقات الرائعة التي تتيح لك الاستماع إليها مجانًا وبشكل قانوني.

اقرأ التالي
مواضيع ذات صلة
  • إنتاجية
  • مستندات جوجل
  • أدوات التعاون
  • إدارة الملفات
  • مشاركة الملفات
  • جوجل درايف
  • سحابة التخزين
نبذة عن الكاتب سيكات باسو(تم نشر 1542 مقالة)

سايكات باسو هو نائب محرر الإنترنت والويندوز والإنتاجية. بعد إزالة وسخ ماجستير إدارة الأعمال وعمله التسويقي لمدة عشر سنوات ، أصبح الآن متحمسًا لمساعدة الآخرين على تحسين مهاراتهم في سرد ​​القصص. إنه يبحث عن فاصلة أكسفورد المفقودة ويكره لقطات الشاشة السيئة. لكن أفكار التصوير الفوتوغرافي والفوتوشوب والإنتاجية تهدئ روحه.

المزيد من Saikat Basu

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك