كيفية إنشاء صندوق بريد تعاوني في G Suite

كيفية إنشاء صندوق بريد تعاوني في G Suite

عندما يحتاج فريقك إلى إدارة نفس رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، يمكنك استخدام صندوق الوارد التعاوني من G Suite لإضافة عدة مستخدمين إلى نفس الحساب. تسمح الوظيفة للعديد من أعضاء الفريق بالحفاظ على نفس البريد الوارد في وقت واحد.





المحول اللاسلكي لا يعمل بنظام التشغيل windows 10

إليك كيفية إنشاء صندوق بريد تعاوني خاص بك ، واستخدام جميع الميزات ، وتعيين أعضاء الفريق ، ومنح أذونات محددة ، كل ذلك من حسابك على G Suite.



ما المقصود بصندوق البريد التعاوني في G Suite

يسمح صندوق الوارد التعاوني في G Suite لمجموعة من الأفراد بالوصول إلى صندوق البريد الإلكتروني نفسه وصيانته وإدارته. يمكن أن يكون هذا مفيدًا للشركات والمؤسسات التي تحتاج إلى فريق التسويق أو المبيعات بأكمله للرد على رسائل البريد الإلكتروني المماثلة.





إنها طريقة رائعة لزيادة الإنتاجية من خلال التشجيع عبر الإنترنت التعاون الجماعي من خلال أدوات Google لإنشاء سير عمل فعال.

على سبيل المثال ، إذا كان مندوبو المبيعات لديك يتلقون باستمرار رسائل بريد إلكتروني حول الشراكات المحتملة ، فيمكنك تعيين الجميع لمراقبة نفس البريد الوارد. يمكن لأي شخص الرد وإدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة.



يمكنك أيضًا إعداد صندوق بريد تعاوني إذا كنت تعمل في مدرسة تتلقى رسائل بريد إلكتروني من أولياء الأمور حتى يتمكن أي معلم من الرد على تلك الرسائل الإلكترونية. يمكن لأي عضو لديه الأذونات الصحيحة المطالبة بالبريد الإلكتروني لنفسه أو تعيينه لعضو آخر في المجموعة.

Google Workplace ليس أداة التعاون الوحيدة التي يمكن دمجها مع Gmail ، ولكنه الأكثر فاعلية إذا كان لديك G Suite بالفعل.



يمكنك استخدام هذه الأداة لوضع علامات على رسائل بريد إلكتروني معينة ، مما يساعد في تنظيم البريد الوارد ويسهل البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة. إذا كنت تبيع منتجات ، فإن وضع علامات على جميع رسائل البريد الإلكتروني بهذه المنتجات المحددة سيساعد الآخرين في العثور عليها.

قبل أن يكون لديك صندوق بريد تعاوني ، تحتاج إلى إعداد مجموعة Google وإضافة أعضاء.



كيفية إنشاء مجموعة Google وإضافة أعضاء

لبدء إدارة صندوق الوارد التعاوني والوصول إليه ، تحتاج أولاً إلى إنشاء مجموعة. سيسمح لك هذا ببدء إضافة أعضاء إلى صندوق الوارد التعاوني الخاص بك.

  1. سجّل الدخول إلى مجموعات جوجل .
  2. انقر إنشاء مجموعة .
  3. يدخل معلومات و اختار الإعدادات.
  4. انقر إنشاء مجموعة .

بمجرد الانتهاء من إعداد مجموعتك ، يمكنك البدء في دعوة الأشخاص إلى المجموعة عبر البريد الإلكتروني ، أو إضافتهم مباشرة إلى مجموعتك ، أو الموافقة على الأشخاص الذين تقدموا بطلبات.

يؤدي إرسال دعوة بالبريد مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بالمستلمين لتأكيد رغبتهم في الانضمام إلى المجموعة. تتطلب إضافة عضو مباشرة إلى المجموعة عنوان بريده الإلكتروني. سيتم إضافة العضو بعد التقديم.

من خلال إنشاء مجموعتك وإضافة أعضاء ، ستتمكن من الحصول على صندوق بريد تعاوني يعمل بكامل طاقته. الشيء الوحيد الذي يعيقك هو الحاجة إلى تشغيل الميزة.

كيفية تشغيل الميزات التعاونية

لإنشاء صندوق بريد تعاوني لأعضائك الحاليين ، تحتاج إلى تمكين الميزات التعاونية أولاً. ولكن قبل اتباع الخطوات أدناه ، تأكد من تمكين سجل المحادثات لمجموعات Google.

  1. سجّل الدخول إلى مجموعات جوجل .
  2. انقر على اسم المجموعة .
  3. انقر إعدادات المجموعة .
  4. تحت تفعيل ميزات مجموعة Google الإضافية > تحديد صندوق بريد تعاوني .

بمجرد إعداد جميع الميزات التعاونية ، ستحتاج إلى تعيين أذونات لكل عضو لتسهيل إدارة الحساب عليهم.

كيفية تعيين أذونات لأعضاء صندوق الوارد التعاوني

من خلال تعيين أذونات لأعضاء المجموعة ، ستمكّن فريقك من إجراء محادثات ، وتعيين المحادثات ، ووضع علامة على المحادثات كمكتملة ، ووضع علامة على المحادثات على أنها مكررة ، ووضع علامة على المحادثات على أنها لا تتطلب أي إجراء.

يمكنك تعيين أذونات مختلفة لمجموعة بناءً على أدوار المجموعة الافتراضية (مالكون أو مديرو أو أعضاء) أو كل شخص في المؤسسة أو كل شخص على الويب أو أدوار مخصصة.

  1. سجّل الدخول إلى مجموعات جوجل .
  2. انقر فوق اسم المجموعة.
  3. انقر إعدادات المجموعة .
  4. انقر فوق التبديل إلى شغله أذونات.
  5. قم بتحريك شريط التمرير وحدد المستخدمين الذين سيحصلون على أذونات .

يمكنك أيضًا إنشاء استثناءات في الأذونات الخاصة بك لاستبعاد أعضاء معينين من إعدادات الأذونات الخاصة بك.

هل أحتاج إلى جهاز حماية من زيادة التيار

إدارة صندوق البريد التعاوني في G Suite

يسمح لك صندوق الوارد التعاوني بتعيين أعضاء مختلفين لمجموعة ومنحهم أذونات محددة حتى يتمكنوا من إدارة بريدك الإلكتروني بشكل فعال.

سيتمكن كل عضو في الفريق من الوصول إلى البريد الوارد بالكامل ويمكنه تعيين محادثات مختلفة لأعضاء مختلفين. الآن وقد تم إنشاء فريقك ، عليك التفكير في الحفاظ على أمان كل شخص في الحساب.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني تضيف Google ميزات أمان جديدة إلى G Suite

تم تضمين كل شيء بدءًا من دعم معيار BIMI في Gmail إلى ميزات الأمان الجديدة في الدردشة في تحديث G Suite هذا.

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة
  • إنتاجية
  • بريد جوجل
  • أدوات التعاون
  • نصائح عبر البريد الإلكتروني
  • صندوق بريد جوجل
  • العمل عن بعد
  • مجموعات الاعضاء
نبذة عن الكاتب راؤول ميركادو(119 مقالة منشورة)

راؤول خبير في المحتوى يقدر المقالات التي تتقدم في العمر بشكل جيد. عمل في التسويق الرقمي لأكثر من 4 سنوات ويعمل في Camping Helper في أوقات فراغه.

المزيد من Raul Mercado

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك