كيفية تحويل ملفات نصية محددة إلى جداول بيانات Excel

سيأتي وقت يجب عليك فيه التعامل مع جميع أنواع المعلومات المخزنة في أنواع أخرى من الملفات وإحضارها مايكروسوفت اكسل . لا يمكنك الهروب من ملف نصي دائم الحضور. أراهن أنك تجد بعضها كل يوم.

فيما يلي بعض الأمثلة اليومية:

تحليل Excel للمبيعات أو معلومات المنتج المخزنة في ملف نصي.
تبادل البيانات بين برنامجين مختلفين (ربما ، من قاعدة بيانات إلى جدول بيانات).
الأسماء والعناوين ومعرف البريد الإلكتروني المخزن في برنامج بريد إلكتروني (على سبيل المثال التصدير من Microsoft Outlook إلى Excel ).

يمنحك Microsoft Excel جميع الأدوات للاتصال بمصادر البيانات الخارجية. دعنا نتحدث عن الملفات النصية المحددة.

هذا ملف نصي محدد

كما ترى ، يتم فصل الأسماء الأولى والأخيرة والشركات التي يعملون بها والتفاصيل الأخرى بفاصلات. هذه ملف نصي محدد بفاصلة من السهل إنشاؤه في أي محرر نصوص.

في الوقت الحالي ، هذا ليس مفيدًا. أدخل هذا في جدول بيانات ويمكنك عمل مستند أكثر احترافية.

على سبيل المثال ، يمكنك البحث بسهولة عن البيانات المكررة وإزالتها. إذا تستطيع استخدم جدول البيانات لإنشاء تسميات ودمج البريد إذا كانت العناوين أيضًا جزءًا من البيانات.

الفكرة الأساسية هنا هي استيراد المعلومات من ملف نصي وتقسيم المعلومات المختلفة إلى أعمدة منفصلة وتسمية كل عمود برأس مناسب.

لنلقِ نظرة على ملف نصي محدد بمزيد من التفصيل ...

الأنواع الثلاثة المختلفة من الملفات النصية المحددة

هناك ثلاثة أنواع شائعة من الملفات المحددة وفقًا للطريقة التي تفصل بها (تحدد) كل قيمة. يمكن استخدام أي حرف لفصل الإدخالات الفردية في الملف.

على سبيل المثال: الأنبوب (|) أو مسافة بسيطة. ستجد أن هذه الثلاثة هي الأنواع الأكثر شيوعًا للفواصل المحددة بين كل إدخال نصي.

قيم مفصولة بفواصل.
قيم مفصولة بعلامات جدولة.
قيم مفصولة بالقولون.

يبقي محدد النص كل قيمة منفصلة عن التالية. يتم استيراد أي قيمة تتبع المحدد وتسبق التكرار التالي للمحدد كقيمة واحدة. تذكر أن القيمة بين المحدد المعين يمكن أن يكون لها حرف محدد آخر ، ولكنها تحتاج إلى علامة اقتباس (') أو فاصلة عليا (').

مربك؟ ليس كثيرا. دعونا نرى كيف مع مثال:

في ملف نصي بأسماء المدن والولاية ، قد تكون هناك بعض القيم مثل 'Albany، NY'.

يمكن لـ Microsoft Excel قراءة الفاصلة (،) بين الكلمتين كمحدد. لمعاملة أسماء المدن والبلد على أنها قيمة واحدة واستيرادها إلى خلية Excel واحدة علينا استخدام علامات الاقتباس المزدوجة أو الفاصلة العليا كمؤهل للنص. إذا لم يتم تحديد أي حرف كمؤهل للنص ، فسيتم استيراد 'Albany، NY' إلى خليتين متجاورتين مثل Albany و NY.

باختصار ، للاحتفاظ بأي قيمة في عمود كما هي تمامًا ، يمكنك إحاطة القيمة بعلامات اقتباس أو فاصلة عليا.

كما سنرى أدناه ، يمنحك Microsoft Excel تحكمًا كاملاً في عملية الاستيراد وجزء معاينة لرؤية تنسيق البيانات قبل أن تملأ الخلايا.

تحويل من ملف نصي محدد إلى جدول بيانات

هناك العديد المحولات عبر الإنترنت يمكن أن يأخذ ملفًا نصيًا بتنسيق CSV خامًا ويخرج جدول بيانات XLS. زمزم و تحويل هما أداتان ممتازتان.

لكنك لست بحاجة للبحث عن محول عبر الإنترنت لأن Microsoft Excel لديه ميزة أصلية تؤدي المهمة بشكل أفضل.

لنأخذ عينة من ملف CSV ونتنقل خلال الخطوات لتحويل الملفات النصية المحددة إلى جداول بيانات. تعتبر لقطة الشاشة أعلاه لمجموعة من القيم المفصولة بفواصل في ملف المفكرة مثالاً جيدًا.

يمكن أن يساعد Microsoft Excel في تحويل هذا الخلط المربك إلى صفوف وأعمدة أنيقة. يمكنك بعد ذلك العمل عليه وتحويله إلى تقرير منسق بشكل جميل أو تحضيره للطباعة.

هناك ثلاث طرق لإحضار البيانات إلى جدول بيانات Excel من ملف CSV. ابدأ بالسهل أولاً.

الطريقة الأولى: الاستيراد التلقائي

1. انقر فوق ملف علامة التبويب ، ثم انقر فوق افتح .

2. حدد ملف CSV الذي تريد فتحه. يفتح Microsoft Excel الملف النصي تلقائيًا ويعرض البيانات في مصنف جديد.

هذا هو المسار الأكثر مباشرة (والأسرع) لفتح ملف CSV. يستخدم Microsoft Excel إعدادات تنسيق البيانات الافتراضية لقراءة واستيراد كل عمود من أعمدة البيانات. لكن الاستيراد التلقائي لا يمنحك المرونة التي تريدها.

لذلك ، دعونا نرى الطريقة الثانية التي تستخدم المعالج.

الطريقة 2: استعادة معالج استيراد النص

يمكّنك 'معالج استيراد النص' من التحكم في بنية البيانات التي تريد استيرادها. يبدأ تلقائيًا عند استيراد ملفات نصية (أي ملف بامتداد TXT).

افتح Microsoft Excel واستعرض وصولاً إلى ملف نصي (أو قم بتغيير امتداد ملف CSV إلى TXT).

أخفت Microsoft معالج استيراد النص القديم في Excel 365 و 2016 (الإصدار 1704 وما بعده). ولكن يمكنك إعادة معالج استيراد النص من خيارات Excel.

1. اذهب إلى ملف> خيارات> بيانات .

2. قم بالتمرير لأسفل إلى ملف إظهار معالجات استيراد البيانات القديمة الجزء.

3. لاستيراد نص أو ملفات CSV ، حدد من نص (قديم) . انقر نعم لإغلاق الخيارات.

4. الآن ، يمكنك استخدام المعالج من الشريط. اذهب إلى البيانات> الحصول على البيانات> المعالجات القديمة> من النص (قديم) . تصفح وافتح ملف CSV الذي تريد استيراده.

استخدم هذه العملية المكونة من ثلاث خطوات للتحكم في تنسيق البيانات.

الخطوة 1

هذا ما يبدو عليه 'معالج استيراد النص' في الخطوة الأولى.

يختار محدد - عند فصل العناصر الموجودة في الملف النصي بواسطة علامات الجدولة أو النقطتين أو الفاصلة المنقوطة أو المسافات أو الأحرف الأخرى.

يختار عرض ثابت - عندما تكون جميع العناصر بنفس الطول ويتم تنظيمها بدقة في أعمدة منفصلة.

في بعض الأحيان ، قد تحتوي البيانات الأولية على صف رأس. على سبيل المثال:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

يستخدم ابدأ الاستيراد من الصف لتحديد الصف الذي سيبدأ منه الاستيراد.

ال أصل الملف يمكن تركه على الوضع الافتراضي في معظم الحالات.

ال معاينة تعرض القيم كما ستظهر عندما يتم تحديدها في أعمدة بورقة العمل.

انقر التالي .

الخطوة 2

اختر ال المحددات لملفك (فاصلة ، في حالتنا). بالنسبة لبعض الشخصيات الأخرى ، تحقق آخر وأدخل الحرف في الحقل الصغير. ال معاينة البيانات يمنحك النافذة لمحة عن البيانات العمودية.

حدد ملف تعامل مع المحددات المتتالية على أنها واحدة مربع الاختيار إذا كانت بياناتك تحتوي على محدد لأكثر من حرف واحد بين حقول البيانات أو إذا كانت بياناتك تحتوي على محددات مخصصة متعددة.

على سبيل المثال ، يساعدك هذا في التعامل مع الملفات التي قد تحتوي على مساحة إضافية قبل أو بعد محدد آخر. يمكنك المساعدة في تحديد المساحة كمحدد آخر ووضع علامة في هذا المربع.

استخدم ال مؤهل النص القائمة المنسدلة لتحديد الحرف الذي يضم القيم في ملفك النصي. لقد تحدثنا في وقت سابق كيف يمكن لمؤهل النص مساعدتك في استيراد بعض القيم إلى خلية واحدة بدلاً من خلايا منفصلة.

استخدم ال معاينة البيانات نافذة للتحقق من المظهر.

انقر فوق التالي .

ملحوظة: تتغير شاشة المعالج عند استيراد بيانات ذات عرض ثابت.

مواقع الويب التي تقرأ الكتب بصوت عالٍ لك مجانًا

ال معاينة البيانات يمكن أن تساعدك النافذة في تعيين عرض العمود. استخدم الشريط العلوي في النافذة لتعيين فاصل عمود يمثله خط عمودي. اسحب فاصل عمود لزيادة العرض أو تقليله. انقر نقرًا مزدوجًا فوق فاصل عمود لإزالته.

في ملف ثابت العرض ، لا يتم استخدام محددات لفصل القيم في الملف. يتم تنظيم البيانات في صفوف وأعمدة ، مع إدخال واحد لكل صف. كل عمود له عرض ثابت ، محدد بالأحرف ، والذي يحدد الحد الأقصى لمقدار البيانات التي يمكن أن يحتويها.

الخطوه 3

تصبح نوافذ المعاينة أكثر أهمية في هذه الشاشة لأنه يمكنك ضبط تنسيق البيانات التي تدخل في كل حقل باستخدام تنسيق بيانات العمود . بشكل افتراضي ، يقوم Microsoft Excel باستيراد البيانات بتنسيق عام. حدد العمود في نافذة المعاينة واضبط التنسيق المناسب.

على سبيل المثال ، يمكنك تحديد ...

نص لحقول النص.
تاريخ وتنسيق التاريخ لأي عمود يحتوي على التواريخ.
جنرال لواء لتحويل العملات إلى تنسيق عملة Excel.

استخدم ال متقدم زر لتحديد نوع الفاصلة العشرية وفواصل الألف مكان للبيانات الرقمية.

على سبيل المثال ، إذا كنت تريد عرض 100،000 كـ 1،00،000. يعرض Excel الأرقام وفقًا للتنسيق المحدد في الإعدادات الإقليمية لجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

انقر ينهي . في نهايةالمطاف بيانات الاستيراد ينبثق مربع الحوار.

لا تقلق بشأن ذلك كثيرًا الآن. يمنحك بعض الخيارات لإدراج البيانات في جدول البيانات أو إنشاء اتصال بقاعدة بيانات خارجية. يعد إدخال القيم المحددة بالنص كجدول في ورقة العمل الحالية هو الإعداد الافتراضي.

لا تزال الطريقة القديمة 'القديمة' هي أفضل طريقة للقيام بذلك عندما يكون ملف CSV الخاص بك بسيطًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فهناك طريقة جديدة الآن يمكن أن تناسب الفاتورة لأي احتياجات لاستيراد النص.

الطريقة الثالثة: استخدم الحصول على البيانات وتحويلها

تتضمن علامة التبويب البيانات جميع الأدوات التي ستحتاجها لجمع البيانات الخارجية وجعلها تتصرف بالطريقة التي تريدها أيضًا. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء تقرير PivotTable وتحديثه كلما تغيرت البيانات الخارجية.

إنها مبالغة في استخدام ملفات CSV البسيطة ، ولكن دعنا نمضي قدمًا ونرى كيفية إحضار أعمدة من البيانات المحددة إلى Excel.

1. افتح مصنف فارغ.

2. انتقل إلى البيانات علامة التبويب على الشريط. ثم انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الصغير الموجود أسفل ملف احصل على البيانات زر (في الحصول على البيانات وتحويلها مجموعة). يختار من ملف> من نص / CSV .

3. في استيراد ملف نصي في مربع الحوار ، استعرض للوصول إلى الموقع على سطح المكتب وحدد ملف CSV النصي الذي تريد استيراده. يتم عرض معالج استيراد النص بدقة مع الخيارات التي يمكنك تحديدها الآن.

كما ترى ، يمكنك تغيير ترميز الأحرف واختيار الحرف المحدد أو إدخال محدد مخصص.

يكتشف Excel المحدد من خلال تحليل المئات من الصفوف الأولى من مجموعة البيانات افتراضيًا. يمكنك تغيير هذا والسماح لبرنامج Excel بالعمل مع مجموعة البيانات بأكملها أيضًا. لا يُنصح إذا كان لديك ملايين السجلات لاستيرادها.

4. انقر فوق حمل زر لاستيراد بياناتك إلى ورقة عمل جميلة جديدة.

5. عند استيراد البيانات إلى Excel ، يتم إنشاء اتصال بيانات. يمكنك تشغيل الاستعلامات وتوصيل ورقة العمل بالمصدر الخارجي. سيتم تحديث أي تغيير في بيانات المصدر الأصلية تلقائيًا في ورقة Excel.

6. يمكنك إلغاء هذا الاتصال بالذهاب إلى البيانات> الاستعلامات والوصلات لفتح اللوحة على الجانب.

انقر بزر الماوس الأيمن واختر حذف . أو قم بالمرور فوق اسم الملف الخاص بمصدر البيانات واضغط على حذف في النافذة التي تظهر. إذا كنت متأكدًا ، انقر فوق حذف تكرارا.

تحويل البيانات خارج نطاق هذا البرنامج التعليمي. لذلك سأوجهك إلى Microsoft الشروع في العمل مع Get & Transform في Excel صفحة الدعم لمزيد من المساعدة.

الاستخدامات العديدة للملفات المحددة في Excel

هل تحتاج إلى فصل قائمة الأسماء الأولى والأخيرة وتجهيزها للطباعة؟ قم بتحويل الملف النصي المحدد إلى Excel. يمكنك استيراد أو تصدير ما يصل إلى 1،048،576 صفًا و 16،384 عمودًا. ويتم دعم الملفات المحددة في كل مكان تقريبًا. استخدم Excel كموفر للوقت مع الأساليب المذكورة أعلاه والنصائح أدناه أو تعلم كيفية استخراج رقم أو نص من Excel .

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني 6 بدائل مسموعة: أفضل تطبيقات الكتب الصوتية المجانية أو الرخيصة

إذا كنت لا ترغب في الدفع مقابل الكتب الصوتية ، فإليك بعض التطبيقات الرائعة التي تتيح لك الاستماع إليها مجانًا وبشكل قانوني.

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة

إنتاجية
جدول
مايكروسوفت اكسل
مايكروسوفت أوفيس 2016
مايكروسوفت أوفيس 2019

نبذة عن الكاتب سيكات باسو(تم نشر 1542 مقالة)

سايكات باسو هو نائب محرر الإنترنت والويندوز والإنتاجية. بعد إزالة وسخ ماجستير إدارة الأعمال وعمله التسويقي لمدة عشر سنوات ، أصبح الآن متحمسًا لمساعدة الآخرين على تحسين مهاراتهم في سرد القصص. إنه يبحث عن فاصلة أكسفورد المفقودة ويكره لقطات الشاشة السيئة. لكن أفكار التصوير الفوتوغرافي والفوتوشوب والإنتاجية تهدئ روحه.

المزيد من Saikat Basu

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك