كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

تعد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني واحدة من أفضل الطرق للحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك مرتبكًا. إذا كنت تريد القيام بذلك في Outlook ، فأنت محظوظ. يتيح لك كل من Outlook للويب و Outlook لسطح المكتب أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بسهولة.





في هذا الدليل ، سنغطي أفضل الطرق لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Microsoft Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.



ما هو الأرشيف في Outlook؟

في سياق Outlook ورسائل البريد الإلكتروني ، يكون الأرشيف هو في الأساس جميع رسائل البريد الإلكتروني التي اخترت الاحتفاظ بها منفصلة عن البريد الوارد الرئيسي.





في Outlook للويب ، تعني أرشفة بريد إلكتروني نقل رسائل البريد الإلكتروني من مجلد علبة الوارد الرئيسية إلى مجلد الأرشيف.

في Outlook لسطح المكتب ، تعني أرشفة بريد إلكتروني بشكل أساسي نقل رسائل البريد الإلكتروني من ملف Outlook PST الرئيسي إلى ملف PST جديد. يمكنك التنقل في ملف PST هذا والوصول إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة داخله ، في أي وقت تريده.



ألعاب ممتعة لا تحتاج إلى الإنترنت

إذا كنت قد بدأت للتو في استخدام Outlook ، مقارنة Outlook للويب مقابل سطح المكتب ومعرفة أيهما يناسب احتياجاتك.

هل يمكنك استخدام أرشيف Outlook لجميع حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك؟

هناك حالتان لا يمكنك فيهما استخدام ميزة الأرشفة في Outlook.



أولاً ، إذا كان لديك حساب بريد إلكتروني في Exchange Server وكانت مؤسستك تستخدم Microsoft Exchange Server Online Archive ، فلا يمكنك استخدام ميزة أرشيف Outlook الأصلية.

ثانيًا ، إذا قام مسؤول الشبكة بتعطيل ميزة الأرشفة ، فلا يمكنك أرشفة رسائلك الإلكترونية أيضًا.



في كلتا الحالتين ، تحدث إلى مسؤول الشبكة في مؤسستك للحصول على المساعدة.

كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook للويب

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني على Outlook للويب أسهل من القيام بذلك في تطبيق سطح المكتب. ما عليك سوى النقر فوق بعض الخيارات وسيتم أرشفة رسائل البريد الإلكتروني المحددة.

إليك كيف تفعل ذلك:

  1. رئيس لأكثر من Outlook.com وقم بتسجيل الدخول إلى حساب البريد الإلكتروني الخاص بك.
  2. انقر فوق المجلد الموجود على اليسار حيث توجد رسائلك الإلكترونية.
  3. حدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترغب في أرشفتها من الجزء الأيسر.
  4. انقر فوق الخيار الذي يقول أرشيف في شريط القوائم العلوي.
  5. إذا قمت بأرشفة رسالة بريد إلكتروني بالخطأ ، فانقر فوق الغاء التحميل في الجزء السفلي لعكس عملك.

يمكنك رؤية جميع رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة بالنقر فوق أرشيف على اليسار.

إذا كنت تريد في أي وقت نقل بريد إلكتروني مؤرشف إلى المجلد الرئيسي ، فابحث عن هذا البريد الإلكتروني في ملف أرشيف مجلد ، انقر فوق البريد الإلكتروني ، انقر فوق الانتقال إلى في الجزء العلوي ، وحدد المكان الذي تريد نقل البريد الإلكتروني إليه.

متعلق ب: كيفية أرشفة جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة في Gmail والوصول إلى Inbox Zero

كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook تلقائيًا

في Outlook لسطح المكتب ، يمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا أو يدويًا. في هذا القسم ، سنتناول كيفية استخدام ميزة الأرشفة التلقائية في Outlook لسطح المكتب.

الأرشفة التلقائية هي اسم الميزة التي تساعد في أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في تطبيق Outlook. ترسل هذه الميزة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من مجلداتك الرئيسية إلى الأرشيف بعد مرور فترة زمنية محددة مسبقًا.

يمكنك تكوين خيارات متنوعة في هذه الميزة ، والخطوات التالية تصف كيفية القيام بذلك بالضبط:

كيفية تثبيت تطبيق Zoom على الكمبيوتر المحمول
  1. افتح الآفاق على حاسوبك.
  2. انقر ملف في الجزء العلوي ، ثم حدد خيارات من الشريط الجانبي الأيسر.
  3. انقر على متقدم الخيار على اليسار.
  4. تجد أرشفة تلقائية في الجزء الأيسر وانقر فوق إعدادات الأرشفة التلقائية زر.
  5. ضع علامة قم بتشغيل الأرشفة التلقائية كل الخيار في الجزء العلوي وتحديد وقت تشغيل الميزة في Outlook الخاص بك.
  6. في ال إعدادات المجلد الافتراضية للأرشفة ، حدد متى يجب أرشفة عنصر. بشكل أساسي ، أنت تحدد عمر محتوى Outlook الخاص بك.
  7. انقر تصفح وحدد المجلد الوجهة لملف الأرشيف الخاص بك. ما عليك سوى القيام بذلك إذا لم تعجبك دليل Outlook PST الافتراضي.
  8. أخيرًا ، ضرب نعم في الجزء السفلي لحفظ التغييرات.

إذا كنت تريد في أي وقت إيقاف Outlook من أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا ، يمكنك تعطيل ميزة الأرشفة التلقائية.

لفعل هذا:

  1. افتح الآفاق على حاسوبك.
  2. انقر ملف في الجزء العلوي وحدد خيارات على اليسار.
  3. انقر على متقدم الخيار على اليسار.
  4. انقر إعدادات الأرشفة التلقائية في الجزء الأيمن.
  5. قم بإلغاء تحديد ملف قم بتشغيل الأرشفة التلقائية كل الخيار في الأعلى.
  6. انقر نعم في الأسفل.

كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook يدويًا

للحصول على مزيد من التحكم في أرشيفات البريد الإلكتروني ، يمكنك بالفعل أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا في Outlook. يتيح لك هذا إرسال رسائل البريد الإلكتروني الرئيسية إلى الأرشيف متى احتجت إلى ذلك.

لاستخدام هذه الطريقة:

  1. افتح الآفاق على حاسوبك.
  2. انقر ملف في الزاوية العلوية اليسرى.
  3. حدد ملف معلومات علامة التبويب على اليسار.
  4. انقر فوق رمز السهم لأسفل لـ أدوات واختر تنظيف الأشياء القديمة .
  5. يظهر مربع حوار يتيح لك تكوين أرشيف البريد الإلكتروني اليدوي.
  6. في الجزء العلوي ، لديك خياران يتيحان لك تحديد ما يجب تضمينه في أرشيفك. حدد الشخص الذي تريد استخدامه.
  7. حدد المجلدات التي تريد إضافتها إلى أرشيفك.
  8. اختر عمر عناصرك باستخدام خيار التقويم.
  9. انقر تصفح واختر المجلد الذي تريد حفظ ملف أرشيف Outlook فيه.
  10. نجاح نعم في الجزء السفلي لبدء إنشاء أرشيف بريد إلكتروني في Outlook.

بمجرد إنشاء الأرشيف ، يمكنك نقل ملف PST الناتج إلى أي مكان تريده.

كيفية عرض رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في Outlook

يعد الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في Outlook لسطح المكتب أمرًا سهلاً مثل القيام بذلك في Outlook للويب. تحتاج ببساطة إلى تحميل ملف الأرشيف الخاص بك إلى Outlook ، وسترى جميع رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة.

إليك كيفية استيراد ملف أرشيف البريد الإلكتروني PST إلى Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك:

  1. يطلق الآفاق .
  2. انقر على ملف القائمة في الأعلى.
  3. يختار فتح وتصدير في الشريط الجانبي الأيسر.
  4. في الجزء الأيسر ، انقر فوق 'نعم' افتح ملف بيانات Outlook أثناء استيراد ملف بيانات PST إلى البرنامج.
  5. انتقل إلى المجلد حيث يوجد ملف الأرشيف الخاص بك ، وانقر فوق الملف ، واضغط على افتح في الأسفل.
  6. يجب أن يتم تحميل ملفك في البرنامج ، ومن المفترض أن تتمكن بعد ذلك من عرض جميع رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة.

تستطيع دمج ملفات Outlook PST إذا كان لديك عدة ملفات.

التخلص من الفوضى في Outlook عن طريق أرشفة رسائل البريد الإلكتروني

إذا كنت تشعر بالإرهاق بمجرد النظر إلى عدد رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد ، فقد حان الوقت للتخلص من بعض هذه الرسائل الإلكترونية عن طريق أرشفتها. استخدم الطرق المذكورة أعلاه لنقل رسائل البريد الإلكتروني الأقل أهمية إلى أرشيف ، حتى تتمكن من العمل على الرسائل التي تحتاج إلى اهتمامك الفوري.

الشيء المهم في رسائل البريد الإلكتروني هو أن إدارتها ليست سهلة ، حتى بالنسبة للمحترفين. ومع ذلك ، هناك بعض النصائح والحيل التي يمكنك تعلمها لجعل إدارة رسائل البريد الإلكتروني أقل إرهاقًا.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني كيف تغزو صندوق الوارد الخاص بك: أكثر من 60 نصيحة حول إنتاجية البريد الإلكتروني وأمانه

لا تغمرها علبة الوارد الخاصة بك! إليك كل ما تحتاج إلى معرفته للتغلب على بريدك الإلكتروني مرة واحدة وإلى الأبد.

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة
  • إنتاجية
  • نصائح عبر البريد الإلكتروني
  • مايكروسوفت أوتلوك
  • نصائح مايكروسوفت أوفيس
  • تطبيقات البريد الإلكتروني
نبذة عن الكاتب ماهيش ماكفانا(تم نشر 307 مقالات)

ماهيش كاتب تقني في MakeUseOf. لقد كان يكتب أدلة إرشادية للتكنولوجيا منذ حوالي 8 سنوات حتى الآن وقد غطى العديد من الموضوعات. إنه يحب أن يعلم الناس كيف يمكنهم تحقيق أقصى استفادة من أجهزتهم.

المزيد من Mahesh Makvana

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك