Home-theater-designers
يمكن أن يؤدي تلقي عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني إلى ملء صندوق الوارد الخاص بك بالعديد من العناصر غير الضرورية. بينما كنت معتادًا على ذلك ، فإنه لا يزال يضيف القليل من الوزن إلى عقلك. أنت مثقل بوجود الكثير من الرسائل غير المفتوحة ، لكنك لا تريد حذف أي منها.
من تعرف؟ قد تنقذ رسالة غير مقروءة في بريدك الوارد بشرتك في المستقبل. إذن ما الذي يجب عليك فعله لتنظيف علبة الوارد الخاصة بك دون فقد البيانات؟ عن طريق الأرشفة! إليك كيف تفعل ذلك.
ما هو الأرشيف؟
وفقا ل قاموس كامبردج ، الأرشيف عبارة عن مجموعة من السجلات التاريخية المتعلقة بمكان أو منظمة أو عائلة. يتم تعريفه أيضًا على أنه ملف كمبيوتر يستخدم لتخزين المعلومات أو المستندات الإلكترونية التي لم تعد تستخدمها بانتظام.
وبالمثل ، في Gmail ، يعد الأرشيف مستودعًا لرسائلك التي لا تستخدمها بانتظام. يؤدي وضع بريد إلكتروني في أرشيفك إلى تخزينه في مكان ما بعيدًا عن الأنظار وبعيدًا عن الذهن. لكنها لا تزال موجودة إذا احتجت إلى العودة إليها يومًا ما. إنه مثل الطابق السفلي الخاص بك ، حيث تقوم بتخزين العناصر التي لا تحتاجها ولكن قد تستخدمها في المستقبل.
عند أرشفة بريد إلكتروني غير مقروء في Gmail ، فإنه يترك صندوق الوارد الخاص بك ويتم تخزينه ضمن 'كل البريد'. سيتم أيضًا خصمها من عدد الرسائل غير المقروءة.
للعثور على رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة ، انتقل إلى 'كل البريد' في الشريط الجانبي. بدلا من ذلك ، يمكنك الكتابة في: أرشيف في شريط بحث Gmail لعرض الرسائل المؤرشفة فقط.
ماذا تفعل (وما لا تفعله) الأرشفة
لفهم فوائدها ، تحتاج إلى معرفة ما يحدث بالضبط عند أرشفة رسائل Gmail القديمة.
- لا يتم حذف رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة تلقائيًا . الأرشيف مثل قبو. أثناء حذف رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة تلقائيًا بعد 30 يومًا ، ستبقى رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في Gmail حتى تقوم بإزالتها يدويًا.
- يمكن البحث في رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة . يحتوي Gmail على محرك بحث قوي. عندما تبحث عن أي شيء ، فإن رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة هي جزء من ذلك. إذا كنت تريد استبعادهم والبحث فقط في البريد الوارد ، فاكتب في: البريد الوارد قبل مصطلح البحث.
- يتم احتساب رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة كمساحة تخزين . تتم إزالة رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة من محرك Gmail الخاص بك ، مما يمنحك مساحة أكبر. من ناحية أخرى ، لا تزال رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة تستهلك مساحة تخزين نظرًا لأنها لا تزال جزءًا من Gmail الخاص بك.
- لا يتم وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة كمقروءة تلقائيًا . إذا قمت بأرشفة بريد إلكتروني دون فتحه ، فسيظل هذا البريد الإلكتروني غير مقروء حتى تتصرف بناءً عليه.
- يمكن تصفح رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة . لا يحتوي Gmail على علامة التبويب 'أرشيف' لتصفح الرسائل التي أرسلتها هنا. ومع ذلك ، يمكنك استخدام ملف كل البريد علامة التبويب لرؤية رسائل البريد الإلكتروني من كل من Inbox و Archive معًا.
- تعمل رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة مع التصنيفات . يمكنك إضافة تصنيف إلى رسالة ثم أرشفتها. ستظل التسمية باقية. عند النقر فوق التصنيف لمشاهدة جميع الرسائل التي تم وضع علامة عليها ، سيظهر البريد الإلكتروني المؤرشف أيضًا.
لماذا 'وضع علامة مقروءة' غير كافٍ
في حين أن وضع علامة على رسالتك غير المقروءة قد يقلل من الأرقام المزعجة ، إلا أنها ليست جيدة مثل الأرشفة. هذا لأن صندوق الوارد الخاص بك لا يزال مليئًا بالفوضى.
عندما تقوم بأرشفة بريد إلكتروني لا تحتاج إليه ، فإنه يترك شاشة البريد الإلكتروني الأساسية. بهذه الطريقة ، يمكنك التركيز على رسائل أكثر أهمية.
كيفية إيقاف تشغيل الميكروفون على نظام Android
إذا كنت تعتقد أنك ستحتاج إلى هذا البريد الإلكتروني في المستقبل ، فلا يزال بإمكانك استخدام وظيفة البحث الفعالة في Gmail للعثور عليه. بعد كل شيء ، لن ترغب في التمرير عبر مئات ، إن لم يكن الآلاف ، من رسائل البريد الإلكتروني التي تبحث عن شيء ما.
كيفية أرشفة البريد الإلكتروني
سواء كنت تدخل إلى حسابك على هاتفك الذكي أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فإن الأرشفة بسيطة وسهلة.
على حاسوبك
هناك ثلاث طرق للقيام بذلك. الأول هو ضع علامة في خانة الاختيار من الرسالة التي تريد أرشفتها. سيظهر بعد ذلك صف من الرموز في الصف العلوي من صندوق الوارد الخاص بك — انقر فوق أرشيف ، وسيرسل Gmail الرسالة إلى مجلد 'كل البريد'.
الخيار الثاني هو افتح البريد الإلكتروني في السؤال. بمجرد التحميل ، ستظهر نفس الرموز المذكورة أعلاه. حدد ملف أرشيف زر ، وستعود إلى صندوق الوارد الأساسي الخاص بك. أ تمت أرشفة المحادثة . سيظهر إشعار في أسفل يمين الشاشة لتأكيد العملية.
الخيار الثالث هو إزالة تصنيف البريد الوارد. عن طريق النقر فوق x على التصنيف ، سينقل Gmail البريد الإلكتروني من علبة الوارد إلى 'كل البريد'. تمت إزالة محادثة من ' صندوق الوارد يجب أن يظهر الإشعار في الجزء الأيمن السفلي من متصفحك للتأكيد.
على هاتفك الذكي
معرض الصور (3 صور) وسعت وسعت وسعت قريبسواء كنت من مستخدمي Android أو iOS ، فإن الأرشفة هي نفسها إلى حد كبير. افتح تطبيق Gmail ، ثم حرك الرسالة تريد أرشفة اليسار أو اليمين.
بدلا من ذلك، افتح الرسالة ثم اختر ملف أرشيف زر في القائمة اليمنى العلوية. إنها الأيقونة الرابعة من اليمين. يجب أن ترى الرسالة تختفي من علبة الوارد الخاصة بك وملف 1 مؤرشف إشعار في الجزء السفلي عند القيام بذلك.
أخيرًا ، يمكنك النقر فوق ملف ملصقات بعد سطر الموضوع مباشرة. أ تسمية باسم ستظهر نافذة - قم بإلغاء تحديد صندوق الوارد التسمية ، ثم اضغط على نعم . تتم إزالة البريد الإلكتروني من علبة الوارد الخاصة بك وملف التسمية التي تم تغييرها سيظهر الإخطار في الأسفل.
الحفاظ على نظافة صندوق الوارد الخاص بك
إذا كنت لا تريد متاعب تحديد رسائل البريد الإلكتروني يدويًا للأرشيف ، فاستخدم ميزة تصفية Gmail لإنجازها تلقائيًا. هذا مفيد بشكل خاص للإيصالات التي لا تحتاج إلى رؤيتها ولكن يجب عليك الاحتفاظ بها.
إليك دليل تفصيلي للقيام بذلك:
windows غير قادر على إكمال تنسيق بطاقة sd
- افتح البريد الإلكتروني الذي تريد أرشفته تلقائيًا.
- في القائمة العلوية ، حدد ملف قائمة فرعية بثلاثة أزرار .
- يختار تصفية رسائل مثل هذه .
- يظهر عامل تصفية به من شريط البحث — انقر فوق إنشاء عامل تصفية .
- ضع علامة على تخطي البريد الوارد (أرشفته) خانة الاختيار.
- (اختياري) إذا كنت تريد فتح هذه الرسائل تلقائيًا ، فحدد ضع إشارة مقروء اختيار.
- (اختياري) لأرشفة الرسائل الحالية ، حدد طبق أيضًا الفلتر على # محادثات متطابقة .
- انقر فوق إنشاء عامل تصفية .
إرجاع البريد الإلكتروني المؤرشف
إذا قمت عن طريق الخطأ بأرشفة رسالة تريدها في بريدك الوارد ، فيمكنك التراجع عن الإجراء بالضغط على الغاء التحميل زر في الإخطار.
إذا فاتتك ، اذهب إلى كل البريد، ثم اختر البريد الإلكتروني الذي تريد إرجاعه. في القائمة العلوية ، حدد الانتقال إلى البريد الوارد .
إذا كانت الرسالة التي تريد إعادتها في بريدك الوارد ليست حديثة ، فحدد موقعها باستخدام شريط بحث Gmail. كرر الإجراء عند فتح البريد الإلكتروني.
كيفية أرشفة كل شيء في Gmail
إذا كنت تريد البدء من قائمة نظيفة وأرشفة جميع رسائل Gmail ، فيمكنك استخدام وظيفة تصفية Gmail. يمكنك أيضًا استخدام أوامر أخرى لتحسين عامل التصفية الخاص بك.
- في شريط البحث ، أدخل ما يلي: في: البريد الوارد . هذا يعيد جميع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك.
- إذا كنت ترغب في تحسين الفلتر ، فاكتب قبل: yyyy / mm / dd لتضمين جميع رسائل البريد الإلكتروني قبل تاريخ محدد. تستطيع ايضا استخذام بعد: yyyy / mm / dd إذا كنت تريد أرشفة فترة معينة فقط.
- عندما تظهر نتائج البحث ، انقر فوق مربع التأشير في القائمة العلوية.
- إشعار يقول تم تحديد كل 100 محادثة في هذه الصفحة. حدد كافة المحادثات التي تطابق هذا البحث سيظهر.
- انقر فوق حدد كافة المحادثات التي تطابق هذا البحث
- اختر ال زر الأرشفة
- إلى تأكيد العمل الجماعي ستظهر النافذة. يختار نعم .
بناءً على عدد رسائل البريد الإلكتروني لديك ، سيستغرق Gmail بعض الوقت مع هذا الفلتر. ولكن بعد فترة ، ستختفي جميع رسائلك الإلكترونية من البريد الوارد وسيتم تخزينها بأمان في الأرشيف. إنها أبسط خطوة لتحقيق البريد الوارد والحفاظ عليه.
علبة الوارد صفر في الأبد
باستخدام النصائح والحيل الموضحة هنا ، أصبح من السهل الآن الوصول إلى Inbox Zero. استخدم شريط البحث الفعال في Gmail وفلتره لإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الأرشيف تلقائيًا ، مما يحافظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا من الفوضى مدى الحياة.
قم بتعزيز تجربة البريد الإلكتروني الخاصة بك من خلال تعلم كيفية القيام بذلك جدولة رسائل البريد الإلكتروني أو عن طريق إحضار تجربة تطبيق Gmail على جهاز Mac الخاص بك . تعرف على أسرار Gmail وكن منتجًا قدر الإمكان مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني أشهر 6 مزودي خدمة بريد إلكتروني أفضل من Gmail و Yahoo Mailيقدم موفرو البريد الإلكتروني المشهورون مزايا مختلفة تميزهم عن Gmail و Yahoo Mail.
اقرأ التالي مواضيع ذات صلة- إنترنت
- إنتاجية
- بريد جوجل
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- إدارة الوقت
- صندوق بريد جوجل
- صندوق الوارد صفر
- نصائح حول الإنتاجية
جوي كاتب ومدرب محترف وطيار. لقد طور حبًا لأي شيء كمبيوتر شخصي منذ أن اشترى والده جهاز كمبيوتر مكتبي عندما كان عمره 5 سنوات. منذ ذلك الحين ، كان يستخدم التكنولوجيا ويعظمها في كل جانب من جوانب حياته.
المزيد من Jowi Moralesاشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك