كيفية إضافة وتغيير توقيع في Microsoft Outlook

يمكن أن يضيف التوقيع في نهاية رسالة Outlook أو Gmail تلميعًا إلى رسائلك الإلكترونية. توقيعات البريد الإلكتروني هي أداة للتواصل والترويج. حتى التوقيع البسيط الذي يتضمن اسمك ومعلومات الاتصال ، واختيارياً ، موقع الويب وعنوان العمل الخاص بك يقول الكثير.

إذا كنت تستخدم Outlook لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فإن إنشاء توقيع أمر سهل للغاية. لا يستغرق الأمر الكثير من الوقت ، ويوفر المرونة ، ويمكن أن يوفر لك توقيعات متعددة للاتصالات التجارية والشخصية.

---

---

كيفية إضافة توقيع في Outlook

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إنشاء توقيع في Outlook ، فيجب عليك أولاً الوصول إلى شاشة الإعداد. يمكنك فتح هذه المنطقة بطريقتين مختلفتين في تطبيق Outlook لسطح المكتب.

• الطريقة الأولى هي النقر ملف > خيارات > بريد . يجب أن ترى خيار التوقيعات واضغط فقط على هذا الزر.

• الطريقة الثانية للوصول إلى نافذة الإعداد هي في شاشة تكوين البريد الإلكتروني. حدد ملف إدراج علامة التبويب التوقيعات مربع القائمة المنسدلة ، واختر التوقيعات .

ستنقلك كلتا الطريقتين إلى ملف التواقيع والقرطاسية شاشة. هذا هو المكان الذي ستنشئ فيه توقيعك وتضبط إعداداته.

كيفية إنشاء توقيع في Outlook

لتبدأ ، إنشاء التوقيع الأول الخاص بك ، تأكد من أنك على توقيع البريد الإلكتروني علامة التبويب في نافذة الإعداد. بعد ذلك ، اتبع هذه الخطوات.

1. حدد ملف حساب البريد الإلكتروني تريد استخدامه على اليمين إذا كان لديك أكثر من عنوان تم إعداده. تذكر أنه يمكنك إنشاء توقيعات متعددة لحسابات متعددة.
2. انقر جديد ، والذي يجب أن يكون الزر الوحيد الذي يمكن الوصول إليه في حالة عدم وجود توقيعات أخرى حتى الآن.
3. أعط توقيعك أ اسم . هذا مهم بقدر ما هو سهل إذا كنت تخطط لإعداد أكثر من توقيع واحد. على سبيل المثال ، قد تختار أن يكون لديك توقيعات مختلفة للرسائل والردود الجديدة أو للرسائل داخل المكتب وخارجه. لذا ، حاول استخدام اسم ذي معنى ستتعرف عليه في لمح البصر.
4. انقر نعم عندما تنتهي.

كيفية تنسيق التوقيع

الآن يأتي الجزء الممتع ، وهو إنشاء توقيع بريد إلكتروني متميز في محرر النصوص. بالطبع ، يمكنك الحفاظ على البساطة بمجرد إدخال اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. ولكن يمكنك استخدام الأدوات المتاحة لتغيير نمط الخط وحجمه ، تنسيق النص وتغيير لونه ومحاذاته إلى اليسار أو اليمين أو الوسط.

هل يمكنني استخدام نوعين مختلفين من ذاكرة الوصول العشوائي

إذا كنت ترغب في إجراء تلك التعديلات ، يمكنك استخدام الأدوات قبل كتابة توقيعك أو بعده. ومع ذلك ، فمن الأسهل أن تبدأ بكتابة توقيعك في ملف توقيع البريد الإلكتروني مربع النص أولاً وإجراء التغييرات بعد ذلك.

---

---

تجميل النص

لتغيير النص في التوقيع بعد كتابته ، ما عليك سوى تحديد النص وإجراء تغييرات على نمط الخط أو حجمه أو تنسيقه أو لونه. على سبيل المثال ، ربما تريد أن يظهر اسمك بحجم أكبر وبخط أنيق. أو ربما ترغب في عرض اسم عملك ورقم هاتفك بألوان شركتك.

---

---

أضف ارتباط

تتمثل إحدى الميزات الرائعة لإنشاء توقيعك في سطح مكتب Outlook في أنه إذا كنت ترغب في إضافة رابط إلى موقع ويب ، فإن التطبيق يقوم بذلك نيابةً عنك تلقائيًا. على سبيل المثال ، إذا بدأت في كتابة 'www.' ثم بقية عنوان URL ، عندما تضغط على يدخل المفتاح ، النص مرتبط بالموقع من أجلك.

بدلاً من ذلك ، يمكنك ربط النص بنفسك واستخدام لغة مختلفة بامتداد ارتباط تشعبي زر. يتيح لك ذلك كتابة أي نص تريده وربطه. على سبيل المثال ، قد ترغب في ظهور اسم شركتك كما هو ولكن ربطه بموقع الشركة على الويب.

لكي تفعل هذا، اتبع هذه الخطوات:

1. حدد النص وانقر فوق ارتباط تشعبي الزر أعلى المحرر.
2. تحت رابط ل تأكد من أن ملف موجود أو صفحة ويب موجودة تم الإختيار.
3. قم بتأكيد النص الذي سيتم عرضه في الأعلى ثم أدخل عنوان URL في ملف عنوان حقل.
4. انقر نعم وأنت على استعداد.

ستلاحظ أنه يمكنك أيضًا الارتباط برسالة بريد إلكتروني في نفس المربع ، وهي طريقة أخرى سهلة لتنسيق عنوان بريدك الإلكتروني. يمكنك أيضًا تضمين سطر الموضوع حتى تعرف أن الرسالة واردة من مستخدم نقر على عنوانك في البريد الإلكتروني. لاحظ فقط أنه من المحتمل أن يقوم المستخدم بتعديل سطر الموضوع هذا بتطبيقه الخاص.

أدخل صورة

طريقة أخرى رائعة لإبراز توقيعك هي إدراج صورة. الاستخدام الأكثر شيوعًا لهذا هو شعار شركتك. تتطلب العديد من الشركات أن يكون شعارها في توقيعك. في كلتا الحالتين ، تعد إضافة هذا بنفس سهولة إضافة ارتباط.

حرك المؤشر إلى المكان الموجود في توقيعك حيث تريد الصورة وانقر فوق صورة زر. تصفح للوصول إلى ملفك في النافذة المنبثقة ، وحدده ، واضغط على إدراج . هذا كل شيء ، يقوم Outlook بإدراج صورتك في توقيعك.

إذا أدركت بعد إدراج الصورة أنها يمكن أن تستخدم بعض التنسيق ، فيمكنك القيام بذلك أيضًا. فقط انقر نقرًا مزدوجًا على الصورة لفتح نافذة التنسيق. بعد ذلك ، يمكنك ضبط الحجم أو الألوان والخطوط ، وكذلك إدخال نص بديل واقتصاص الصورة.

هناك طريقة رائعة أخرى لتنسيق صورة في توقيعك وهي ربطها. بهذه الطريقة ، يمكن للمستلم فقط النقر فوق الشعار والتوجه مباشرة إلى موقع شركتك على الويب. للقيام بذلك ، أضف الصورة وأدخل الرابط بالخطوات المذكورة أعلاه.

قم بتضمين بطاقة عمل

بينما قد لا يكون شائعًا مثل أدوات التنسيق الأخرى ، يتوفر خيار إضافة بطاقة عمل. فقط ضع المؤشر في المكان الذي تريده ، وانقر فوق بطاقة العمل ، حدد الموقع في ملف ينظر في مربع القائمة المنسدلة ، وانقر فوق نعم .

إذا كانت لديك بطاقة عمل محفوظة تتضمن اسمك والمسمى الوظيفي واسم الشركة ، فهذه طريقة مناسبة لإضافة هذه التفاصيل بسرعة.

كيفية تكوين التوقيع

كل ما عليك فعله الآن هو تحديد متى يجب استخدامه. لقد اخترت بالفعل عنوان البريد الإلكتروني لإرفاقه به ، ولكن هناك المزيد. يمكنك استخدام التوقيع للرسائل الجديدة والردود وإعادة التوجيه أو كليهما. ويمكنك إنشاء نماذج مختلفة لكل منها.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك توقيع يتضمن الكثير من التفاصيل إلى جانب اسمك ، فقد لا ترغب في تضمين كل ذلك عندما تقوم ببساطة بالرد أو إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى شخص ما. في ذلك الوقت ، قد ترغب فقط في عبارة 'شكر' بسيطة مع اسمك الأول بدلاً من ذلك.

يأخذ الكروم الكثير من الذاكرة

لذلك ، ستحتفظ باسم توقيع بريدك الإلكتروني الجديد في ملف رسائل جديدة المنطقة ثم قم بإنشاء توقيع جديد آخر وحدد اسمه في الردود / إعادة التوجيه علبة. سيقوم Outlook بإدراجها في رسائل البريد الإلكتروني بشكل افتراضي ولكن يمكنك تغييرها قبل إرسالها.

كيفية استخدام توقيع مختلف في Outlook

الآن بعد أن قمت بتعيين التوقيعات الافتراضية ، لا داعي للقلق بشأن إدراجها عند إنشاء رسالة أو الرد عليها أو إعادة توجيهها. ولكن ماذا لو كنت تريد استخدام توقيع مختلف في هذا البريد الإلكتروني؟

في نافذة الرسالة الجديدة ، انقر فوق إدراج التبويب. ثم حدد ملف التوقيعات مربع القائمة المنسدلة واختر التوقيع الذي تريد استخدامه. سترى بعد ذلك اختيارك ينبثق مباشرة في بريدك الإلكتروني ليحل محل الافتراضي.

كيفية تغيير التوقيع في Outlook

قد يكون لديك كل التوقيعات الخاصة بك معدة الآن ، لكنك تدرك أنك بحاجة إلى إجراء تغيير. كيف تقوم بتعديل توقيع موجود؟ هذا بسيط مثل إنشاء واحد.

مرة أخرى ، قم بالوصول إلى نافذة إعداد التوقيع بالنقر فوق ملف > خيارات > بريد . أو في شاشة تكوين البريد الإلكتروني ، حدد ملف إدراج علامة التبويب التوقيعات مربع منسدل ، واختر التوقيعات .

ثم اختر اسم التوقيع في ملف حدد التوقيع لتحريره علبة. قم بإجراء التغييرات داخل المحرر ثم انقر فوق يحفظ .

يمكنك أيضًا إعادة تسمية توقيعك من هذه المنطقة أيضًا إذا لزم الأمر. انقر إعادة تسمية ، وامنحه اسمًا جديدًا ، ثم انقر فوق يحفظ .

التوقيعات هي لأكثر من رسائل البريد الإلكتروني للأعمال

قد تكون في موقف تكون فيه شركتك لديها قواعد صارمة لتوقيعات البريد الإلكتروني وتنسيقه. أو تفضل فقط إبقاء توقيعاتك بسيطة لأسباب مهنية. لكن توقيعات البريد الإلكتروني ليست مخصصة للأعمال فقط وباستخدام الأدوات التي يقدمها Outlook ، يمكنك جعل رسائل البريد الإلكتروني الشخصية ممتعة ومبتكرة.

هنا فقط بعض الاقتراحات.

أضف بعض البهجة بمناسبة الأعياد إلى رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها إلى الأصدقاء والعائلة. يمكنك الظهور في صورة عطلة لطيفة ، وإضافة خاتمة مبهجة ، وتجميل توقيعك بألوان احتفالية.

كيفية ربط نينتندو سويتش بالتلفاز

قم بتضمين الدافع أو الإلهام أو الدعابة القديمة الجيدة مع اقتباس. يمكنك جعل أي كلمات تبدو خيالية أو مضحكة باستخدام أدوات التنسيق في Outlook.

أظهر روح فريقك لموسم كرة القدم أو كرة السلة أو البيسبول. يمكنك إدراج صورة لفريقك المفضل ، وربطها بموقعهم الرسمي على الويب ، واستخدام ألوان الفريق للحصول على تأثير رائع.

ولمزيد من الخيارات ، ألق نظرة على مولدات توقيع البريد الإلكتروني هذه لإبراز رسائلك الإلكترونية.

توقيع Outlook الخاص بك على الإنترنت

إذا كنت تقوم أحيانًا بالوصول إلى حساب Outlook الخاص بك على الويب ، فيمكنك إضافة توقيع افتراضي هناك أيضًا. نعم ، لا يشبه Outlook على الويب تمامًا Outlook على أجهزة سطح المكتب ، ولكن هذا شيء يشتركان فيه كلاهما. تعرف على المزيد حول الاختلافات بين Outlook و Hotmail وخدمات البريد الإلكتروني من Microsoft .

1. انقر على علامة الترس في الجزء العلوي الأيمن لفتح الإعدادات الخاصة بك.
2. يختار عرض كل إعدادات Outlook في الأسفل.
3. قطف او يقطف بريد على اليسار وبعد ذلك تأليف والرد .

بينما يمكنك حاليًا إنشاء واستخدام توقيع واحد فقط على موقع Outlook ، لا يزال بإمكانك تنسيقه وإضافة الصور والروابط وتكوينه لنوع الرسالة.

خذ الوقت الكافي لإنشاء توقيع بريدك الإلكتروني في Outlook

بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، يمكن أن تكون التوقيعات بسيطة وجذابة ومفيدة في نفس الوقت. يمنحون المستلمين طريقة سهلة للاطلاع على معلومات الاتصال الخاصة بك وزيارة موقع شركتك على الويب. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الشخصية ، يمكن أن تكون التوقيعات فريدة وممتعة ومسلية. يمكنهم إظهار الشخصية والروح.

لذا فإن قضاء الوقت في إنشاء توقيع بريدك الإلكتروني في Outlook أمر يستحق كل هذا العناء دائمًا.

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة بشأن توقيع عملك ، فراجع نصائحنا لإنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي مثالي.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني احذف ملفات ومجلدات Windows هذه لتحرير مساحة على القرص

هل تحتاج إلى إفراغ مساحة القرص على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows؟ فيما يلي ملفات ومجلدات Windows التي يمكن حذفها بأمان لتحرير مساحة على القرص.

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة

• إنتاجية
• نصائح عبر البريد الإلكتروني
• عميل البريد الإلكتروني لسطح المكتب
• مايكروسوفت أوتلوك
• توقيعات البريد الإلكتروني

نبذة عن الكاتب ساندي وراتنهاوس(تم نشر 452 مقالة)

مع بكالوريوس في تكنولوجيا المعلومات ، عملت ساندي لسنوات عديدة في صناعة تكنولوجيا المعلومات كمدير مشروع ، ومدير قسم ، ورئيس PMO. قررت بعد ذلك متابعة حلمها وتكتب الآن عن التكنولوجيا بدوام كامل.

المزيد من Sandy Writtenhouse

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك