Home-theater-designers
ما الذي تحصل عليه عندما تجمع بين إجازة لمدة أسبوعين وحياة عمل مزدحمة؟ مشروع عملاق في انتظارك بمجرد عودتك إلى المنزل - ما عليك سوى فحص جميع رسائل البريد الإلكتروني هذه! انتظر - لماذا لا تقوم بتمكين المستجيب خارج المكتب في Outlook وأتمتة بعض هذه الاستجابات لك؟
هنا في MakeUseOf ، قمنا بتغطية كيفية القيام بذلك في Gmail ، مثل إرشادات المجيب التلقائي لـ Tina ، وطريقة Mark للقيام بذلك باستخدام مرشح البريد الإلكتروني. العميل الوحيد الذي لم نقم بتغطيته بعد هو Outlook. لسوء الحظ ، بخلاف Gmail ، لا يقدم الإصدار المجاني من Outlook.com ميزة الاستجابة خارج المكتب. ومع ذلك ، إذا كان لديك Outlook 2010 وحساب على خادم MS Exchange - الذي توفره العديد من الشركات للموظفين - فأنت محظوظ.
استخدام المستجيب خارج المكتب في Outlook
جعلت Microsoft من السهل للغاية إعداد نظام آلي يرسل ردودًا فورية لأي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا أثناء تواجدك بعيدًا عن مكتبك. لا يهم ما إذا كان ذلك خلال 24 ساعة فقط أو خلال إجازة لمدة أسبوعين ، يمكنك تكوين عميل Outlook للاستجابة بالضبط بالطريقة التي تريدها ، وللمدة الزمنية التي تحتاجها بالضبط.
للوصول إلى هذه الإعدادات في Outlook 2010 ، ضمن زر شعار Windows ، حدد معلومات. هنا ، سترى زرًا كبيرًا يقرأ 'الردود التلقائية' مع باب ورمز سهم.
انقر فوق الزر 'الردود التلقائية' لتشغيل أداة Outlook خارج المكتب. النافذة المنبثقة التي ستراها أكثر تقدمًا مما قد تدركه. للوهلة الأولى ، إنها طريقة سريعة لتمكين 'إرسال ردود تلقائية' واكتب فقط في ملاحظة سريعة سيرسلها Outlook تلقائيًا نيابة عنك إلى أي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا.
كيف تتحقق من من قام بإلغاء متابعتك على الانستغرام
ومع ذلك ، عند الفحص الدقيق ، سترى أن هناك وظائف أكثر بكثير مما تراه العين.
بادئ ذي بدء ، يمكنك تحديد نطاق زمني محدد لتمكين ميزة الرد التلقائي ، بحيث عندما تعود من عطلتك ، لا داعي للقلق بشأن تذكر إيقاف تشغيلها!
ستلاحظ أيضًا وجود علامتي تبويب. الخيار الموجود على اليسار هو إعداد الرد التلقائي فقط للأشخاص الذين يراسلونك عبر البريد الإلكتروني من داخل الشركة.
علامة التبويب الموجودة على اليسار هي المكان الذي يمكنك فيه إعداد رد محدد لأي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا من خارج مؤسستك.
إعداد قواعد البريد الإلكتروني
ستلاحظ في الجزء السفلي من هذه النافذة ، أن هناك زرًا صغيرًا يبدو غير مهم يسمى 'القواعد ...'
يعد هذا الزر مهمًا جدًا في الواقع لأنه يتيح لك تحديد كيفية قيام Outlook بالرد التلقائي عن طريق تحديد أشخاص معينين ، أو كلمات في الموضوع أو النص الأساسي ، أو ما إذا كان قد تم إرسال البريد الإلكتروني مباشرة أو CC.
يمكنك إنشاء قواعد محددة للغاية هنا. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قاعدة مفادها أنه إذا قامت والدتك بإرسال بريد إلكتروني إليك ، فيمكنك إعادة توجيه هذا البريد الإلكتروني إلى حساب شخصي ستراقبه أثناء إجازتك (أو إرساله مباشرة إلى سلة المهملات ، اعتمادًا على علاقتك بوالدتك).
يصبح الأمر أكثر تشويقًا عند النقر فوق الزر 'خيارات متقدمة ...'.
هنا ، يمكنك تحديد المزيد من التفاصيل حول الرسائل التي تريد الرد عليها بطريقة مختلفة عن الرد التلقائي القياسي. يمكنك اختيار الرسائل التي تزيد أو تقل عن حجم معين ، عند استلامها ، ومستوى أهميتها والمزيد.
إنشاء مستجيب خارج المكتب مع قواعد البريد الإلكتروني
قدم Saikat بعض النصائح حول استخدام عوامل تصفية Outlook من قبل ، وفعل Jack نفس الشيء مع مرشحات Google و Hotmail و Yahoo . إذا فكرت في الأمر ، فإن المستجيب خارج المكتب هو في الواقع نسخة بديلة لما يمكنك فعله إذا نقرت للتو على إدارة القواعد من قائمة Outlook.
باستخدام معالج القواعد ، ما عليك سوى التمرير لأسفل إلى الخيار للتحقق من الرسائل 'المستلمة في نطاق بيانات محدد'.
حدد هذا التاريخ على أنه من اللحظة التي تتوجه فيها إلى الإجازة ، إلى اللحظة التي تخطط للعودة إلى المنزل.
أخيرًا ، كل ما عليك فعله هو تحديد الاستجابة أو الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة عندما تفي الرسائل الواردة بهذه المعايير ، ولديك أساسًا مستجيب خارج المكتب!
كما ترى ، لا يوجد سبب يمنعك من الرد على رسائل البريد الإلكتروني حتى عندما تكون في إجازة! كل ما عليك فعله هو قضاء بعض الوقت في إخبار Outlook بالطريقة التي تريدها أن يستجيب لك ، وسيعتقد الناس أنك منتج كما كنت في أي وقت مضى ، حتى عندما تجلس على الشاطئ تحتسي مارغريتا.
ما هي الطرق الإبداعية التي تستخدم بها المستجيب خارج المكتب في Outlook؟ هل لديك بعض النصائح أو القصص الجيدة لترويها؟ شاركهم في قسم التعليقات ادناه!
كيف تبدأ مع اردوينو
اعتمادات الصورة: يد الروبوت [إزالة عنوان URL المكسور] عبر Shutterstock
يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني هل يستحق الترقية إلى Windows 11؟تم إعادة تصميم Windows. لكن هل هذا كافٍ لإقناعك بالانتقال من Windows 10 إلى Windows 11؟
اقرأ التالي مواضيع ذات صلة- شبابيك
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- مايكروسوفت أوتلوك
رايان حاصل على درجة البكالوريوس في الهندسة الكهربائية. لقد عمل 13 عامًا في هندسة الأتمتة ، وخمس سنوات في تكنولوجيا المعلومات ، وهو الآن مهندس تطبيقات. مدير تحرير سابق لـ MakeUseOf ، تحدث في المؤتمرات الوطنية حول تصور البيانات وتم عرضه على التلفزيون والإذاعة الوطنية.
المزيد من Ryan Dubeاشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك