Home-theater-designers
Microsoft Excel هو برنامج جداول بيانات رائع للأغراض العامة. نظرًا لمدى سهولة استخدامه ، لا بد أن تحدث أخطاء أثناء إنشاء جداول بيانات أكثر تعقيدًا.
تتضمن بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا العلاقات المعقدة أو المعلومات المخفية أو الحسابات غير المفهومة أو مجرد أخطاء بسيطة. من أجل إنشاء ملفات Microsoft Excel جيدة باستمرار والحفاظ عليها ، هناك بعض الأشياء التي يجب أن تضعها دائمًا في الاعتبار.
كيف تعد جدول بيانات جيد؟
أول شيء عليك القيام به هو اختيار معيار تنظيمي قبل البدء في تطوير جدول البيانات الخاص بك. إذا كنت تعمل في بيئة احترافية ، فإن هذا المعيار التنظيمي سوف يمهد الطريق لجميع المستخدمين الذين سيستخدمون / يعملون على جدول البيانات الخاص بك.
يعمل المعيار المشترك على تحسين اتصالك بالفريق وسيوفر وقت التطوير.
نقل من محرك google إلى آخر
ومع ذلك ، من الأهمية بمكان إنشاء جدول البيانات الخاص بك مع وضع المستقبل في الاعتبار. يجب أن تكون مستعدًا ، حيث ستصادف بالتأكيد حالات لم تكن على دراية بها عندما بدأت في إعداد جدول البيانات.
من خلال وضع التغييرات المستقبلية في الاعتبار ، يمكنك جعل ورقة العمل الخاصة بك أكثر دواما. وهذا بدوره يعني أنك تضيع وقتًا أقل في إنشاء ورقة عمل بديلة.
متعلق ب: كيفية العمل مع علامات تبويب ورقة العمل في Microsoft Excel
استفد من أوراق العمل المتعددة
قد تتفاجأ بمعرفة عدد المحترفين الذين يرتكبون هذا الخطأ! يقدم Microsoft Excel أوراق عمل متعددة ، ومن المهم أن تتعلم كيفية الاستفادة منها. يجب أن تبدأ بوضع أنواع مختلفة من البيانات في أوراق عمل مختلفة.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام أول زوج من أوراق العمل للحصول على المعلومات الأساسية ؛ يمكن استخدام أوراق العمل التالية لإجراء العمليات الحسابية ، بينما تُستخدم الورقة الأخيرة غالبًا للنتائج والرسوم البيانية.
بالطبع ، يختلف هذا أيضًا اعتمادًا على نوع العمل الذي تقوم به وما هو أكثر ما تشعر بالراحة تجاهه. ضع في اعتبارك أن وجود جداول متعددة لكل ورقة عمل يمكن أن يسبب الكثير من المشاكل عند محاولة فرزها أو إدراجها أو تنسيقها.
عند العمل مع فريق ، فإن وجود أوراق عمل متعددة مخصصة لأجزاء مختلفة من العمل سيسهل على الجميع فهم ما يحدث.
تنظيم تدفق المعلومات
يجب أن تتدفق المعلومات من أعلى اليسار إلى أسفل اليمين ، ويجب عليك تنظيم أوراق العمل الخاصة بك لاتباع هذا الهيكل. يجب أن يكون خطك الزمني متسقًا عبر جميع أوراق العمل الخاصة بك ، لأن ذلك سيسهل على الجميع فهم كيفية عمل جدول البيانات.
عندما تدير تدفق المعلومات ، تجنب الأنماط المتقاطعة ، لأنها تميل إلى تشتيت انتباه القراء. في هذه الملاحظة ، يجب أيضًا تجنب أي نوع من المراجع الدائرية.
تسمية الأعمدة والصفوف
على الرغم من أن وجود جدول بيانات بسيط بدون أي تسميات قد لا يكون مربكًا لك (بصفتك منشئ ورقة العمل) ، فقد يجد المستخدمون الآخرون أنه يمثل مشكلة كبيرة.
هذا هو السبب في أنه من المهم أن تبدأ في تسمية الأعمدة والصفوف بأسماء بسيطة. تأكد من استخدام نفس الأسماء باستمرار لأنواع البيانات نفسها.
ما الذي يجب تجنبه عند كتابة الصيغ؟
إذا كان جدول بيانات Excel الخاص بك يحتوي على الكثير من الصيغ ، فهناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعله يبدو أكثر احترافية. بادئ ذي بدء ، تجنب إجراء أي حسابات متكررة واحسب الصيغ مرة واحدة فقط.
إذا قمت بنسخ صيغة ، فإنك تزيد من فرص وجود أخطاء. ناهيك عن أنه إذا قمت بتغيير صيغة واحدة ، فلن يتم تغيير التكرار الذي قمت به مسبقًا. هذا يمكن أن يؤدي إلى الكثير من الأخطاء المربكة.
إذا كنت بحاجة إلى استخدام نفس الصيغة بالضبط مرة أخرى ، فمن الأفضل الرجوع إلى المثيل الأول حيث كان عليك استخدام الصيغة.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب دائمًا تجنب استخدام الأرقام الثابتة في الصيغ. بدلاً من ذلك ، ما يجب عليك استخدامه للقيم الثابتة هو خلايا إدخال منفصلة واستخدام المراجع إلى هذه الخلية عند استخدامها في العمليات الحسابية.
أشياء إضافية يجب تجنبها عند عمل جداول البيانات
من أهم الأشياء التي يجب تجنبها عند استخدام Microsoft Excel هو خيار دمج الخلايا . نادرًا ما تكون هذه فكرة جيدة ، وفي كثير من الأحيان يتم استخدامها فقط لتحسين الجماليات. من خلال دمج خلايا الجدول ، سيكون لديك احتمال أكبر لمواجهة مشاكل مع المراجع والحسابات.
كيفية مسح محرك الأقراص ذو الحالة الصلبة
أحد أكبر المخاطر هو أن تقوم بالإشارة إلى خلية مدمجة. عند الرجوع إلى خلية مدمجة ، ستكون جميع الخلايا جزءًا من حساباتك ، بينما ستكون واحدة منها فقط صحيحة في الواقع.
شيء آخر يجب تجنبه هو إخفاء المعلومات ، مثل الصفوف والأعمدة وحتى أوراق العمل. سيؤدي ذلك إلى زيادة فرص المستخدمين الآخرين في فقدان شيء مهم عند العمل مع / في جدول البيانات.
احفظ الجماليات حتى النهاية
خيارات تصميم Excel واسعة النطاق ، مما يتيح لك ضبط قيم الخلايا حسب تفضيلاتك بعدة طرق. يمكنك اختيار حدود وألوان وسمات وميزات أخرى مختلفة.
لا حرج في الرغبة في الحصول على تصميم محدد لجدول البيانات الخاص بك ، ولكن عادةً ما يؤدي القيام بذلك إلى تجريد المعلومات للمشاهد.
إذا كنت تخطط لتصميم جدول البيانات الخاص بك ، فحاول الحفاظ عليه متسقًا في جميع أنحاء المستند. سيساعد أسلوب التنسيق المتسق والبسيط القراء على فهم جدول البيانات الخاص بك بشكل أسهل بكثير!
بالإضافة إلى ذلك ، من المهم أيضًا إنشاء وسيلة إيضاح وتوضيح مصادرك بوضوح. يمكنك معرفة كيفية إنشاء وسيلة إيضاح الرسم البياني بشكل صحيح في Excel على المسؤول مايكروسوفت موقع الكتروني.
متعلق ب: كيفية إضافة Sparklines في Excel
تعرف على كيفية جعل مستند Excel الخاص بك يبدو احترافيًا
إن إنشاء ملفات Excel الجيدة وصيانتها باستمرار ليس بالأمر الصعب إذا كنت تعرف النصائح والحيل الأساسية. لا حرج في الرغبة في تصميم مستند Excel الخاص بك ، ولكن حاول ترك التصميم / الجماليات حتى النهاية.
كيفية تسريع تنزيل التورنت
أولاً ، يجب عليك إنشاء جدول بيانات واضح ومختصر ، من البداية إلى النهاية. بعد ذلك ، يمكنك إضافة بعض الضبط الدقيق إلى مستند Excel الخاص بك ، ولكن حاول إبقائه بسيطًا ومتسقًا عبر جميع أوراق العمل!
يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني كيفية البحث عن المراجع الدائرية وإزالتها في Excelإليك ما تحتاج إلى معرفته حول المراجع الدائرية في Microsoft Excel وكيفية التعامل معها عند ظهورها.
اقرأ التالي مواضيع ذات صلة- إنتاجية
- جدول
- التصورات
- مايكروسوفت اكسل
- نصائح مايكروسوفت أوفيس
جرب لوجان العديد من الأشياء قبل أن يقع في حب الكتابة في عام 2011. يمنحه MakeUseOf فرصة لمشاركة معرفته وإنتاج مقالات مفيدة ومليئة بالحقائق حول الإنتاجية.
المزيد من Logan Tookerاشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك