ما هو مايكروسوفت شيربوينت؟ 4 ميزات وفوائد استخدامه

يمنحك اشتراك Microsoft 365 الوصول إلى العديد من أدوات الإنتاجية. الأكثر بديهية وذكاء وقابلية للتخصيص هو SharePoint. هناك 190 مليون شخص في أكثر من 200000 مؤسسة بأحجام مختلفة يستخدمون SharePoint.

يمكن لـ SharePoint توفير الوقت بسهولة عن طريق التخلص من الحاجة إلى تطبيقات متعددة وإدارة المشاريع. في النهاية ، يمكنك استثمار المزيد من الوقت لتنمية حياتك المهنية أو العملاء المستقلين أو الأعمال الجانبية.

ما هو مايكروسوفت شيربوينت؟

SharePoint هي أداة لإدارة المحتوى عبر الإنترنت. يمكّنك من تخزين الملفات في السحابة للمشاركة والعمل التعاوني. يمكن أن يساعدك في إنشاء مواقع ومواقع فرعية لرفض المهام من فرق أو أفراد مختلفين.

يسمح لك SharePoint بإنشاء شبكة إنترانت تعمل فيها أنت والمتعاونون والعملاء المستقلون بأمان على ملف أو مستند. سيتحكم مسؤول مركزي في الوصول حتى يتمكن كل مستخدم من فتح الملفات وتعديلها وحفظها بسلاسة.

يحتوي SharePoint على العديد من الوظائف المتقدمة التي تساعدك أنت أو فريقك في إدارة الأعمال المهنية والشخصية. فيما يلي بعض الإجراءات الأكثر استخدامًا:

مشاركة الملفات مع المستخدمين الداخليين والخارجيين.
إدارة محتويات المشروع ، مثل الصور والمقالات ورموز المصدر ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك.
المواقع والمواقع الفرعية لتفكيك الفرق والمهام.
ابق على اتصال مع المتعاون من خلال مواقع التواصل.
يسمح تطبيق الهاتف المحمول للمستخدمين بالوصول إلى مواقع الفريق أو التواصل من الهواتف الذكية.
إنشاء مهام سير العمل والتذكيرات لأتمتة المشاريع والمهام.
استخدم وظيفة البحث للبحث عن الموارد أو المهام أو الملفات.

من يجب أن يستخدم SharePoint

يعمل SharePoint كملاذ آمن لجميع الملفات الإبداعية مثل أكواد التطبيق ، وتصميمات الرسوم ، ومقاطع الصوت ، ومقاطع الفيديو ، ومقالات مواقع الويب ، والفواتير ، وما إلى ذلك. يقدم SharePoint أدوات أخرى مثل تحليل البيانات ، وقوالب مواقع الويب ، وقوالب قاعدة المعارف ، وسير عمل إدارة المشاريع.

لذلك ، يتراوح نطاق استخدامه من صانع محتوى فردي إلى شركات كبيرة. يستخدم العديد من المحترفين المستقلين أو مجموعات صغيرة من الأفراد المبدعين SharePoint في مراحل مختلفة من البرامج أو تطبيقات الأجهزة المحمولة أو مواقع الويب أو مشاريع تطوير المحتوى.

ميزات SharePoint كأداة إنتاجية

تعد أداة SharePoint المستندة إلى الويب والتي تأتي مع اشتراك Microsoft 365 أداة إنتاجية قوية وبسيطة. الميزات المستخدمة على نطاق واسع والتي تجعلها واحدة من أفضل أدوات إدارة المهام والمشاريع هي:

1. العمل التعاوني

شيربوينت هو برنامج مرن للغاية وقابل للتطوير منصة للتعاون مع الموارد الداخلية أو الخارجية . يمكن لمستخدم مسؤول مركزي تعيين مستويات مختلفة من أذونات الوصول للمستخدمين الفرديين لمواقع الفريق.

يمكنك أنت وفريقك العمل على ملف واحد في سيناريو في الوقت الفعلي دون مواجهة أي تأخير. لذلك ، يفضل العديد من المطورين المبدعين ومنشئي المحتوى SharePoint للعمل كفريق واحد في أي مشروع.

تتمثل إحدى الوظائف المهمة لتعاون SharePoint في الحفاظ على تدفق المعلومات غير المرتبة عبر المواقع والمواقع الفرعية. يساعد الأفراد على البقاء على اطلاع دائم بالمشروع دون المرور عبر رسائل البريد الإلكتروني المتعددة والمحادثات الفائتة ومكالمات الفيديو وما إلى ذلك.

2. إدارة المحتوى

تعد إدارة المحتوى تحديًا كبيرًا لأي فرد أو مجموعة من المهنيين الذين يرغبون في تقديم إنتاجية أفضل. يمكّنك SharePoint من تجاوز هذا التحدي دون المرور ببرمجة معقدة.

يمكن لمديري المحتوى الاهتمام بسهولة بمشاريع متعددة في وقت واحد على SharePoint. أصبح نشر أو تحديث محتويات موقع الويب مثل الأحداث والأخبار والمدونات وحزم العروض التقديمية ودوامات الصور وما إلى ذلك ، أمرًا سهلاً مع SharePoint.

لست مضطرًا لبدء كل مشروع إدارة محتوى من البداية. هناك قوالب احترافية جاهزة للاستخدام يمكنك استخدامها. بصرف النظر عن المحتوى ، فأنت تتحكم بشكل كامل في إصداراته. يقوم SharePoint بإنشاء وحفظ إصدارات متعددة من الملف الذي تعمل عليه أنت أو فريقك.

عند الحاجة ، يمكنك استدعاء أي إصدارات سابقة أو إصلاح أي أخطاء في نظام الملفات من SharePoint. لست بحاجة إلى الاعتماد على أي أدوات من جهات خارجية لنسخ الملفات احتياطيًا أو استعادتها أو إصلاحها.

3. إدارة المشروع

يحتوي SharePoint على مجموعة من الوظائف التي يمكنك الاستفادة منها في إدارة المهام والمشاريع. الوظيفة الأكثر وضوحًا هي أن الأداة تعمل كتخزين مركزي لجميع المستندات والملفات القابلة للتسليم المتعلقة بالمشروع.

ذات صلة: دليل إدارة المهام عبر الإنترنت: نصائح لاختيار التطبيق الصحيح

يمكنك أيضًا تخصيص مواقع SharePoint بعدة طرق. يمكن أن تخدمك هذه المواقع المصممة خصيصًا كمخطط يومي وجدولة مهام أسبوعية وأسئلة وأجوبة للمهام. علاوة على ذلك ، لأغراض توثيق المشروع ومراجعة الأداء ، يمكنك تنشيط ميزات تسجيل الوقت كما هو مذكور أدناه:

سجل أنشطة المهمة والتغييرات.
قم بتسجيل أي مشكلات تبلغ عنها الموارد.
تتبع توقيت المهمة.
تغيير بيانات التعقب.

يمكّنك SharePoint أيضًا من إنشاء سير عمل لتبسيط المهام مثل تسليم المهام وتسجيل الخروج من تسليمات المشروع والموافقات وتقديم عرض توضيحي وتعليقات العميل.

4. الحلول الهجينة

يتكامل SharePoint مع معظم تطبيقات Microsoft 365 ليقدم لك واجهة مستخدم سلسة لإدارة المشروع. يعمل SharePoint كمستودع مركزي لبيانات مشروعك ، بينما تسهل تطبيقات Microsoft 365 الأخرى عليك إدارة المهام والموارد.

يمكنك مزامنة SharePoint مع أدوات مثل To-Do و Tasks و Planner و Project Online للحصول على مناهج متخصصة. يمكنك إنشاء تقارير لتقديم رؤى المشروع لعملائك المستقلين.

يتزامن SharePoint مع ملف تعريف Outlook والتقويم لتنظيم المهام والجداول بحيث يمكنك تحديد أولويات عملك. وبالمثل ، انشر مواقع فريق SharePoint في تطبيق Teams للوصول إلى جهات الاتصال والملفات والمهام وما إلى ذلك من Teams.

اختراق الأموال في حسابك المصرفي

يمتلك SharePoint أيضًا القدرة على دمج PowerPoint و Video و Stream و OneDrive لمعاينة الملفات والمستندات داخل مواقع SharePoint أو المواقع الفرعية. يمكنك توفير الوقت عن طريق تجنب المهام العادية مثل تنزيل الملفات من SharePoint لإنشاء شرائح PowerPoint.

فوائد شيربوينت

يقدم SharePoint العديد من المزايا عند مقارنته بأي أداة إنتاجية أخرى لإدارة المشروع أو المحتوى. بعض مزاياها هي:

1. توفير المال

ربما تكون قد دفعت مقابل ذلك بالفعل من خلال اشتراك Microsoft 365. تجنب الإنفاق غير الضروري على التطبيقات والأدوات باستخدام SharePoint كأداة إنتاجية أساسية للاحتياجات المهنية أو الشخصية.

2. أمن البيانات

تثق الحكومات والمؤسسات الكبيرة في نظام SharePoint البيئي ببياناتها الحساسة. لذلك ، يمكنك تخزين عملك الإبداعي على SharePoint للعمل التعاوني دون أي خوف من سرقة الملكية الفكرية.

ذات صلة: هل يمثل Microsoft 365 بالفعل مخاطرة أمنية؟

3. قابلية التوسع

تتيح لك قابلية تطوير الأداة وضع ميزانية لتكلفة أدوات الإنتاجية. إذا رأيت تدفقًا لعدد كبير جدًا من المشاريع من عملاء مختلفين ، فيمكنك تغيير الاشتراك لاستيعاب المزيد من الموارد والمشاريع. عندما تتراجع المشاريع ، يمكنك التبديل إلى الخطط منخفضة الأجر.

4. الاستخدام متعدد الأغراض

يعني المستوى الأعلى من المرونة والأداة متعددة الأغراض أنه يمكنك الاستمرار في استخدام SharePoint كأداة إنتاجية رئيسية بينما تستمر في تغيير الأدوار أو المهارات الإبداعية. يمكنك استخدام قالب عند انتهاء مشروع ، وتحتاج إلى بدء مشروع آخر. يمكنك تقليل الميزانية عن طريق تجنب شراء تطبيقات متعددة.

امسح فوضى الملفات والمهام والتطبيقات

تجعل ميزات SharePoint منه أداة متقنة لإدارة المشاريع بدلاً من حل سحابي بسيط لمشاركة الملفات وتخزينها. باستخدام SharePoint وتطبيقات Microsoft 365 الأخرى لإدارة مهامك المهنية أو الشخصية ، يمكنك إنشاء تأثير دومينو للإنتاجية المتزايدة باستمرار.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني أصبح Office 365 الآن Microsoft 365: ماذا يعني لك ولعائلتك

أصبح Office 365 Microsoft 365. إليك ما يقدمه Microsoft 365 للمشتركين وعائلاتهم.

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة

إنتاجية
نصائح مايكروسوفت أوفيس
أدوات التعاون
ادارة المهام

نبذة عن الكاتب تمال داس(تم نشر 100 مقالاً)

تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتسابه خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والعمليات التجارية في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، اعتمد الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. بينما لا يكتب عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، فإنه يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديو نيتفليكس / برايم بنهم.

المزيد من Tamal Das

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك