5 أشياء يجب تجنب القيام بها في Excel

يعد Excel أداة ممتازة لمعالجة البيانات ، لكن له حدوده. عندما يكون لديك صيغ معقدة للغاية ، أو في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك عند فتح ملف Excel ، فربما يجب عليك التفكير في استخدام تنسيق ملف مختلف.

إذن ، ما هي حالات الاستخدام التي يجب أن تفكر فيها في برامج مختلفة؟ فيما يلي بعض المواقف التي يجب عليك فيها استخدام تطبيق آخر.

1. قواعد بيانات ضخمة

إذا لم تكن على دراية جيدة بأجهزة الكمبيوتر ، فربما تعتقد أن Excel (أو جداول بيانات Google) هو الطريقة الوحيدة لتخزين البيانات. بعد كل شيء ، تحتوي أحدث إصدارات Excel على 16384 عمودًا و 1048576 صفًا ، بإجمالي 17179869184 خلية ضخمة.

في حين أن هذه الكثير من المعلومات ، يجب أن تدرك أن جهاز الكمبيوتر الخاص بك سوف يقوم بتحميلها كلها مرة واحدة. لذلك ، إذا كنت تستخدم الكثير من الخلايا ، فيمكنك أن تتوقع أن يعمل جهاز الكمبيوتر الخاص بك ببطء. لن يكون وجود مائة أو حتى ألف صف مشكلة.

ومع ذلك ، إذا واصلت تجميع البيانات على مر السنين ، أو إذا كان لديك عدة مستخدمين يضيفون معلومات إلى ملف واحد ، فستجد حتى أجهزة الكمبيوتر القوية صعوبة في تحميلها. هذا لأن Microsoft تقوم بتحميل جميع البيانات عندما تفتح الملف.

على الرغم من أن هذا مفيد لتحليل البيانات قصيرة المدى ، إلا أنه يهدر قوة الحوسبة إذا كنت بحاجة فقط إلى تحليل معلومات محددة. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى عنوان البريد الإلكتروني للعميل ، فلن تحتاج إلى تحميل بقية قاعدة بيانات العميل.

من البدائل الجيدة لتخزين البيانات استخدام برنامج أو خدمة قاعدة بيانات مخصصة. أنها توفر نفس الميزات مثل Excel ، مثل تحليلات البيانات ، ولكن مع المزيد من الوظائف. يمكنك استخدام Microsoft Access إذا كنت من محبي Microsoft Suite. البدائل الأخرى تشمل LibreOffice Base و اخرين.

2. تحليل البيانات المعقدة

يحتوي Microsoft Excel على عدد كبير من الصيغ المتاحة. يقدم أبسط صيغة مجموع للوظائف المعقدة مثل صافي القيمة الحالية (يحسب القيمة الزمنية للنقود) و تنبؤ بالمناخ (تستخدم لحساب القيم المستقبلية).

أفضل تطبيقات المواعدة للشباب

ومع ذلك ، إذا وجدت نفسك تقوم بوظائف متعددة ومعقدة ، فقد حان الوقت للتفكير في حلول أخرى. يعد Excel أداة ممتازة إذا كانت متغيرات الصيغة الخاصة بك تعتمد جميعها على بيانات أولية. ولكن إذا وجدت أن وظائفك تستند إلى الخلايا التي تعد صيغًا بحد ذاتها ، ففكر في استخدام برنامج تحليلات مخصص.

إذا كانت جداول بياناتك تعتمد على صيغ متعددة ، فإن طبقة التعقيد المضافة تعني أنه من السهل عدم اكتشاف الأخطاء. وحتى إذا وجدت أخطاءً ، فليس من السهل تتبعها إذا كانت صيغك تتكون من ثلاثة أسطر.

بدلاً من استخدام Excel للسيناريوهات المعقدة ، حاول تعلم لغة برمجة مثل Python. من السهل فهمها ، وهناك العديد من الموارد المجانية لتبدأ عليه. وإذا كنت لا تميل إلى دراسة البرمجة ، فيمكنك أيضًا استخدام أدوات تحليل البيانات المخصصة التي يسهل استخدامها كثيرًا.

لماذا لا يعمل هاتفي

3. إدارة المشروع

قبل ظهور أدوات إدارة المشاريع المخصصة مثل Asana و Trello ، استخدم العديد من المحترفين برنامج Microsoft Excel. بعد كل شيء ، من السهل إعداده. هناك أيضًا قوالب يمكنك تنزيلها لمساعدتك على البدء.

ولكن بمجرد أن ينمو فريقك - أو تبدأ في الحصول على المزيد من المشاريع - تصبح الأمور معقدة. ما لم تكن تستخدم إصدار Excel عبر الإنترنت ، لا يمكن لفريقك استخدام ملف إدارة المشروع في وقت واحد. وعندما تضيف المزيد من المهام والمهام الفرعية ، فقد ينتهي بك الأمر بالحصول على الكثير من المعلومات في ورقة واحدة.

علاوة على ذلك ، نظرًا لأن المزيد من الأشخاص يمكنهم الوصول إلى الملف ، فهناك فرصة أكبر لحدوث خلط غير مقصود. قد يقومون عن غير قصد بتغيير صيغة أو حتى حذف معلومات مهمة. يمكن أيضًا أن يكون إنشاء تبعيات المشروع وتعيينها أمرًا مربكًا.

لهذا السبب من الأفضل الحصول على تطبيق مخصص لإدارة المهام لإدارة فريقك. ستسمح لك التطبيقات المصممة لغرض معين أنت وفريقك بالحصول على رؤية واضحة لكل ما يحتاج إلى القيام به. يمكنك حتى تعيين مهام لأعضاء محددين حتى لا يتم التغاضي عن أي شيء.

وإذا كانت ميزانيتك محدودة ، فيمكنك العثور على أدوات مجانية لإدارة المشاريع عبر الإنترنت. يمكنك الآن إبقاء الجميع على نفس الصفحة دون الحاجة إلى إنفاق عشرة سنتات.

4. النماذج

نظرًا لسهولة توفره ، غالبًا ما يتم استخدام Excel كنموذج. كانت هناك العديد من الحالات التي استخدمت فيها الأحداث والتجمعات أجهزة الكمبيوتر المحمولة وملفات Excel لتسجيل الضيف.

يعد استخدام Excel (أو أي جدول بيانات) كنموذج مناسبًا لأن المنظمين يمكنهم تحليل بياناتهم مباشرة. ومع ذلك ، فإن هذا يأتي مع العديد من العيوب.

أولاً ، لن يكون لديك أي سيطرة على إدخال البيانات. يمكن لأي شخص أن يكتب معلومات غير صحيحة ، ولن تكون أكثر حكمة. لا يوجد أيضًا توحيد للبيانات. يمكن لأي شخص الكتابة في نيويورك تحت الولاية ، بينما يكتب شخص آخر نيويورك. هذه مشكلة أثناء تحليل البيانات.
ثانيًا ، إذا كان لديك مواقع تسجيل متعددة ، فسيكون لديك مجموعات بيانات منفصلة تتطلب الدمج. يستغرق هذا وقتًا وقد يؤدي إلى حدوث أخطاء في بياناتك. قد يؤدي هذا أيضًا إلى ازدواجية الجهود حيث يمكن للمستخدمين إدخال بياناتهم مرتين.
ثالثًا ، لا توجد خصوصية للبيانات. إذا كنت تستخدم جدول بيانات ، يمكن لأي شخص التمرير خلال الإدخالات وجمع البيانات. يمكنهم حتى تغيير المعلومات الموجودة ، مما سيؤدي إلى تحريف بياناتك. إذا حدث تسرب للبيانات من خلال تسجيل Excel الخاص بك ، فقد تتحمل المسؤولية.
أخيرًا ، إذا كنت ستستخدم Excel للتسجيل عبر الإنترنت ، فهو غير مناسب لقواعد البيانات الكبيرة ، كما ذكرنا سابقًا.

5. تحليل البيانات المالية

عند استخدام Excel لتتبع البيانات المالية ، فمن المحتمل أن تضطر إلى الارتباط بمصادر متعددة. يمكن أن تكون هذه المصادر ملفات Excel أخرى وقواعد بيانات عبر الإنترنت وحتى مواقع مالية. ومع ذلك ، أثناء إضافة هذه ، تزداد فرص حدوث خطأ أو الحصول على معلومات قديمة.

كان هناك حتى حادث في J.P. Morgan في عام 2012 ، حيث استخدمت الصيغة عن طريق الخطأ مبالغ الأسعار بدلاً من متوسطها عند حساب المخاطر. وهذا بدوره أعطى نتيجة أقل بقيمتين من القيمة الفعلية وتسبب في خسارة البنك 6 مليارات دولار في التداول.

كيفية تعطيل التطبيقات غير الضرورية في نظام التشغيل Windows 10

بينما يتم تضمين قضايا أخرى ، فإن هذه الصيغة المكتوبة بشكل خاطئ هي جزء من سلسلة الأخطاء التي أدت إلى هذه الخسارة الفادحة.

استخدم برامج مخصصة

Microsoft Excel هو جدول بيانات ممتاز. إنه أمر رائع لمجموعات البيانات الصغيرة أو إذا كنت تجربها كدليل على المفهوم. ولكن إذا كنت ترغب في توسيع نطاق عملك ، فيجب أن تفكر في برامج مخصصة.

إن استخدام البرامج التي تم تطويرها خصيصًا لغرضك سيمنحك وظائف أفضل ، ويعمل بشكل أسرع ، ويسمح لك بإنجاز المهام بشكل أكثر كفاءة. على الرغم من أن بعضها سيكلف وقتًا أو مالًا (أو كليهما) لإعداده ، إلا أنه سيوفر لك المال على المدى الطويل.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني أفضل 10 بدائل لبرنامج Excel لاحتياجاتك في جدول البيانات

هل تبحث عن بديل أرخص لبرنامج Microsoft Excel؟ تقدم تطبيقات جداول البيانات هذه كل ما تحتاجه بتكلفة أقل.

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة

إنتاجية
مايكروسوفت اكسل
جدول
تحليل البيانات

نبذة عن الكاتب جوي موراليس(77 المقالات المنشورة)

جوي كاتب ومدرب محترف وطيار. لقد طور حبًا لأي شيء كمبيوتر شخصي منذ أن اشترى والده جهاز كمبيوتر مكتبي عندما كان عمره 5 سنوات. منذ ذلك الحين ، كان يستخدم التكنولوجيا ويعظمها في كل جانب من جوانب حياته.

المزيد من Jowi Morales

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك