استخدم خدعة 'إنشاء نسخة' عند مشاركة مستندات Google Drive

استخدم خدعة 'إنشاء نسخة' عند مشاركة مستندات Google Drive

من السهل عمل نسخة من أي مستند داخل حساب Google Drive الخاص بك. ولكن ماذا لو كنت تريد أن يقوم المتعاونون لديك تلقائيًا بعمل نسخة من مستند Google عندما يتلقون رابط مشاركة؟





أشياء رائعة للقيام بها في المحطة

جرب هذه النصائح التي تستخدم قرصًا صغيرًا لعنوان URL المشترك.



إن فائدة هذا الاختراق الأنيق لـ Google Drive ليست واضحة تمامًا من العنوان ولكن جربها مرة واحدة وستلاحظ فائدة فورية عند التعاون مع الآخرين على Google Drive.





هذه الطريقة مفيدة عندما تريد الاحتفاظ بالمستند الأصلي مع إعطاء الآخرين مساحة لتحرير نسخة من المستند في مجلد Drive الخاص بهم.

سيوفر لهم رحلة إلى ملف> عمل نسخة الأمر ومشاركة نسخة من مستند Google بالطريقة المعتادة. وإليك كيف يعمل.



مشاركة نسخة من مستند Google تلقائيًا

الحالة النموذجية هي مستند Google الذي يجب ملؤه بشكل فردي من قبل كل مستجيب. يمكن للمتعاونين إدخال التفاصيل في نسختهم الخاصة من المستند دون إتلاف الأصل.

لن تضطر إلى مطالبتهم بعمل نسخة. ما عليك سوى اتباع هذه الخطوات وسيتم عمل النسخة تلقائيًا لهم.



يعمل هذا الاختراق على مستندات Google و Google Sheets و Google Slides.

  1. افتح مستند Google Drive الذي تريد مشاركته.
  2. انقر فوق الزر الأزرق يشارك الزر الموجود في الجزء العلوي الأيمن من المستند.
  3. في ال شارك مع الناس والمجموعات الحوار ، انقر في أي مكان على ملف خذ رابط مربع كما هو مبين في الموجه.
  4. احصل على رابط المستند بنقرة واحدة انسخ الرابط . يمكنك إرسال هذا الرابط إلى أي شخص عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى ومن ثم يمكنك عرض المستند أو التعليق عليه أو تحريره. يمكنك ضبط الوصول عن طريق الاختيار بين مشاهد و يعلق ، أو محرر بنقرة واحدة على السهم الصغير المتجه لأسفل على اليمين.
  5. انسخ والصق الرابط المشترك في رسالة بريد إلكتروني. الآن ، احذف كل شيء بعد الشرطة المائلة للأمام في الرابط وأدخل 'نسخة'. قم بتحرير هذا الجزء الصغير من الرابط بالكامل فقط الجزء. إذا قمت بإجراء أي تعديلات أخرى ، فستظهر كصفحة خطأ للمستلم الخاص بك. هكذا يبدو الرابط الجديد الآن:
  6. أرسل البريد الإلكتروني ويتم عملك. عندما ينقر المستلم على الرابط ، فإنه يأخذهم إلى شاشة Google Drive التي تطالبهم بعمل نسخة من المستند.

عندما ينقرون اعمل نسخة ، يتم حفظ نسخة محلية من المستند على Google Drive. كما يتم استلام النسخة بدون التعليقات إن وجدت في الأصل. إذا كنت تريد إرسال ملف مع التعليقات ، فاقرأ النصيحة التالية أدناه.



حيل Google URL الأخرى التي يمكنك استخدامها لمشاركة مستند Google

هناك عدد قليل من الاختلافات الأخرى التي يمكنك فرضها على الروابط المشتركة اعتمادًا على ما تريد أن يفعله المتعاون معها. دعنا ننتقل إلى تعديلات عناوين URL الأربعة.

1. مشاركة نسخة من محرر مستندات Google التي تتضمن التعليقات

في بعض الأحيان تريد أن تنتقل تعليقاتك إلى النسخة حتى يتمكن أعضاء فريقك من استخدامها للعمل على نسختهم. يمكنك القيام بذلك بطريقتين:

  • استبدل /edit مع /copy?copyComments=true في ملف URL.
  • استبدل /edit مع includeResolvedCommentsOnCopy=false لتجنب نسخ التعليقات التي تم حلها.

2. مشاركة نسخة محرر مستندات Google كمعاينة

يختلف الوضع Preview عن خيار View لأنه يعرض المستند في واجهة مرتبة بدون أشرطة وأزرار قوائم. على سبيل المثال ، يمكنك مشاركة ورقة أو عرض تقديمي للشرائح لأي شخص خارج فريقك المتعاون.

استخدم وضع المعاينة عن طريق الاستبدال

/edit

في عنوان URL لملف Google Drive مع

/preview

.

لاحظ أن رابط المعاينة يزيل القوائم. لذلك لن يتمكن المستلمون من استخدام ملف ملف> عمل نسخة خيار لإضافة نسخة إلى Google Drive الخاصة بهم.

لتجاوز هذا التقييد ، يمكن للمستلمين الانتقال إلى شريط العناوين في المتصفح واستبداله

/preview

مع

/edit

مرة أخرى لعمل نسخة لمحرك الأقراص الخاص بهم.

3. مشاركة مستند Google كقالب

يمكنك مشاركة مستند Google كقالب. يحصل المستلم على نسخة خالية من الفوضى من المستند بدون قوائم Google Drive. يمكنهم أيضًا عمل نسخة من المستند لمحرك الأقراص الخاص بهم بنقرة على اللون الأزرق استخدم القالب زر البريد.

يحل محل

ويندوز إكس بي تحميل مجاني النسخة الكاملة
/edit

مع

/template/preview

تجمع هذه الطريقة بين خيار المعاينة وخيار 'عمل نسخة'.

رابط التنزيل المباشر يعمل كما هو مذكور. يتعين على عضو فريقك فقط النقر فوق الارتباط وسيتم تنزيل الملف على سطح المكتب الخاص به.

يحل محل

/edit

مع

/export?format=FORMAT

أضف تنسيق الملف (مثل PDF أو CSV) الذي يجب حفظ المستند به ، ويكون رابط التنزيل جاهزًا. يعد خيار PDF أو CSV مثاليًا لأنه تنسيق عام ولا يحتاج المستلم إلى حساب Google لفتح الملف وعرضه.

أيضًا ، يحصل جهاز الاستقبال على ملف جاهز للطباعة يمكنه إرساله على الفور إلى الطابعة. يعمل هذا مع مستندات Google وجداول بيانات Google ، ولكن ليس مع العروض التقديمية من Google.

راقب إعدادات المشاركة في Google Drive

يعتمد Google Drive على التعاون. لكنها دائمًا فكرة جيدة تتبع مع من تشارك ملفاتك . من السهل أن تفقد المسار عندما تعمل في فريق كبير.

توضح الأمثلة أعلاه أنه من السهل تعديل عناوين URL المشتركة والوصول إلى الملفات إذا لم يتم تعيين أذونات المشاركة الخاصة بك مع وضع الأمان في الاعتبار. اقض بعض الوقت في إدارة الملفات المشتركة في Google Drive ولن تقلق بشأن وقوع الملفات في الأيدي الخطأ.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني 12 موقع فيديو أفضل من اليوتيوب

إليك بعض مواقع الفيديو البديلة لموقع YouTube. يحتل كل منهما مكانة مختلفة ، لكنهما يستحقان الإضافة إلى إشاراتك المرجعية.

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة
  • إنتاجية
  • مستندات جوجل
  • أدوات التعاون
  • جوجل درايف
  • سحابة التخزين
  • أوراق جوجل
نبذة عن الكاتب سيكات باسو(تم نشر 1542 مقالة)

سايكات باسو هو نائب محرر الإنترنت والويندوز والإنتاجية. بعد إزالة الأوساخ الناتجة عن ماجستير إدارة الأعمال وعمله التسويقي لمدة عشر سنوات ، أصبح الآن متحمسًا لمساعدة الآخرين على تحسين مهاراتهم في سرد ​​القصص. إنه يبحث عن فاصلة أكسفورد المفقودة ويكره لقطات الشاشة السيئة. لكن أفكار التصوير الفوتوغرافي والفوتوشوب والإنتاجية تهدئ روحه.

المزيد من Saikat Basu

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك