استخدم قاعدة إدارة الوقت 80/20 لتحديد أولويات مهامك

كيف تزيد من وقتك؟ هل تستخدم تطبيقات إدارة الوقت؟ هل تخطط مسبقًا وتبقى على اطلاع بجدولك الزمني؟ أو هل تحدد أولويات مهامك؟ إذا كنت قد جربت هذه الأشياء وما زلت تواجه مشكلة في الاستفادة الفعالة من وقتك ، فربما تحتاج إلى التغيير.

تعتبر قاعدة 80/20 خيارًا آخر لإدارة الوقت ، ومع تعديلات صغيرة ، قد تكون الحل الأمثل لك.

ما هي قاعدة 80/20 بالضبط؟

تُعرف قاعدة 80/20 أيضًا باسم مبدأ باريتو. نشأ المفهوم مع الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو. ولاحظ أن 80 في المائة من أراضي الدولة مملوكة لـ 20 في المائة فقط من السكان. أدى ذلك إلى قيام باريتو بفحص هذا الخلل بشكل أكبر ومدى ارتباطه بالمجالات الأخرى.

بعد سنوات ، طبق استشاري يدعى جوزيف جوران هذا المفهوم على الأعمال وأطلق عليه مبدأ باريتو. من The Economist على الإنترنت :

وسع جوران المبدأ ليشمل مراقبة الجودة ، مشيرًا ، على سبيل المثال ، إلى أن معظم العيوب في الإنتاج ناتجة عن نسبة مئوية صغيرة من أسباب جميع العيوب - ما وصفه بـ 'العدد القليل الحيوي والتافه'.

وفقًا لـ Investopedia ، هذا يعني ذاك:

80 في المائة من حجم المبيعات يأتي من 20 منتجًا في خط الإنتاج.
80 في المائة من إيرادات الشركة تأتي من 20 في المائة من عملائها.
80 في المائة من إنتاج الشركة يأتي من 20 في المائة من موظفيها.

إدارة الوقت هي الاستخدام الأكثر شيوعًا لمبدأ باريتو ، حيث يميل معظم الناس إلى توزيع وقتهم بشكل ضئيل بدلاً من التركيز على المهام الأكثر أهمية.

مع وضع كل هذا في الاعتبار ، فإن ربط المبدأ بإدارة الوقت يعني أن 80 بالمائة من إنتاجك يمكن أن يأتي من 20 بالمائة فقط من وقتك. السؤال الآن ، كيف يمكنك تحقيق ذلك؟ فيما يلي أربعة أشياء يمكنك القيام بها.

تقييم المهام الخاصة بك بشكل متكرر

إذا كانت 80 في المائة من النتائج تأتي من 20 في المائة من الجهد ، فمن المنطقي أن 80 في المائة من التأثير سيأتي من 20 في المائة من مهامك. لذا حدد 20 بالمائة من مهامك التي ستؤدي إلى 80 بالمائة من النتائج التي تسعى إليها.

حقوق الصورة: Astephan عبر Shutterstock

عند مراجعة مهامك ، اسأل نفسك هذه الأسئلة:

هل كل مهمة في قائمتي مصنفة على أنها عاجلة؟
هل المهام الموجودة في قائمتي ضمن اختصاصي أم أنها تنتمي إلى مكان آخر؟
هل أقضي الكثير من الوقت في أنواع معينة من المهام؟
هل هناك مهام يجب علي تفويضها؟
هل كل هذه المهام ضرورية حقًا للنتيجة الإجمالية؟

تقييم أهدافك باستمرار

قد تتشابك أهدافك ومهامك ، ولكن ليس دائمًا. قد يكون البعض منفصلًا تمامًا. لذا فكر في أهدافك والأنشطة اللازمة لتحقيقها. تذكر أنه سيتم تحقيق 80 بالمائة من هذه الأهداف بنسبة 20 بالمائة فقط من الأنشطة الضرورية.

حقوق الصورة: AzriSuratmin عبر Shutterstock

هنا مرة أخرى ، قم بإجراء جرد واعرف أي 20 بالمائة من الأنشطة تجعلك أقرب إلى غالبية أهدافك. تحقق من هذه الأمثلة القليلة ومعرفة ما إذا كان يمكنك الارتباط بها:

لا يمكن بدء تشغيل Windows 10 في الوضع الآمن

إذا عملت في وقت متأخر اليوم (20 بالمائة من النشاط) ، يمكنني إنهاء العنصر في قائمة المهام الخاصة بي ، وإسعاد الرئيس ، والاستراحة غدًا (80 بالمائة من الأهداف).
إذا صنعت سلطة لتناول طعام الغداء على مكتبي اليوم (20 بالمائة من النشاط) ، يمكنني العمل على هذه المهمة ، والتغلب على الموعد النهائي ، والاقتراب من هدفي في خسارة الوزن (80 بالمائة من الأهداف).
إذا قمت بجدولة اجتماعات منتظمة (20 بالمائة من النشاط) ، يمكنني زيادة التواصل الجماعي ، والحصول على مشروع أكثر نجاحًا ، وأن أكون قائدًا أفضل (أهداف 80 بالمائة).

حدد وقت الذروة الخاص بك

كل شخص لديه أوقات محددة خلال اليوم يكون فيها أكثر إنتاجية. يمكنك القيام بأفضل أعمالك بين الساعة 9 صباحًا و 11 صباحًا. أو قد تنجز المزيد بين الساعة 3 مساءً و 5 مساءً. متى تشعر بأنك أكثر نشاطًا وتركيزًا وإنتاجية؟

حقوق الصورة: Dean Drobot عبر Shutterstock

حدد وقت الذروة واستخدمه لمعالجة 20 بالمائة من المهام والأهداف التي حددتها. سيضمن ذلك أنك تقضي وقتك الأكثر إنتاجية في اليوم في المهام والأنشطة اللازمة للحصول على أفضل النتائج.

تحديد المشتتات والقضاء عليها

سواء كنت تسافر إلى المكتب كل يوم أو تعمل من المنزل ، فإن عوامل الإلهاء موجودة في كل مكان. يمكن أن تتسبب هذه المقاطعات الصغيرة السيئة في فقدان التركيز وتأخير المهام وانخفاض إنتاجيتك بشكل عام.

حقوق الصورة: Argus via Shutterstock

باستخدام مفهوم قاعدة 80/20 ، يتوقع FreshBooks :

80 بالمائة من مصادر التشتيت تأتي من 20 بالمائة من المصادر.

للتعامل مع هذه الانحرافات والقضاء عليها ، يجب عليك أولاً تحديدها. قد تبدو قائمتك كما يلي:

موجة من رسائل البريد الإلكتروني
المكالمات الهاتفية الواردة
الزوار غير المخطط لهم
العطش أو الجوع
إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي

بعد أن تحصل على قائمة مصادر التشتيت الخاصة بك ، راجعها واكتشف أيها يقاطعك أكثر من غيرها. من المحتمل أن تجد أن اثنين أو ثلاثة فقط (20 بالمائة) هم الجزء الأكبر (80 بالمائة) من المشكلة. ثم ادمج طرقًا للتخلص من هذه الانقطاعات. هذه بعض الاقتراحات:

حظر أوقات محددة للعمل على رسائل البريد الإلكتروني.
السماح للمكالمات غير العاجلة بالانتقال إلى البريد الصوتي.
أغلق باب مكتبك.
تناول مشروبًا ووجبة خفيفة في متناول يدك.
ابتعد عن وسائل التواصل الاجتماعي أثناء العمل.
استخدم تطبيق مؤقت لتوقيت جلسات العمل الخاصة بك وكذلك فترات الراحة الخاصة بك.

هل جربت قاعدة 80/20؟

قد يحقق مبدأ باريتو النجاح في صناعات واستخدامات معينة ، ولكن هل يمكن أن يعمل من أجلك؟ إذا كنت قد جربت قاعدة 80/20 بنجاح كبير ، فهل تستمر في استخدامها؟ سلبيًا ، إذا أعطيت هذا المفهوم نتائج سلبية ، فهل تعرف ما الخطأ الذي حدث؟

لا تزال تكافح؟ اعتمد هذه العادات الإنتاجية عبر الإنترنت لتبسيط أيامك وتحقق من برامج تتبع الوقت وخيارات التطبيق.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني هل يجب عليك الترقية إلى Windows 11 على الفور؟

يتوفر Windows 11 قريبًا ، ولكن هل يجب عليك التحديث في أقرب وقت ممكن أم الانتظار بضعة أسابيع؟ هيا نكتشف.

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة

تطوير الذات
إنتاجية
إدارة الوقت
ادارة المهام

نبذة عن الكاتب ساندي وراتنهاوس(تم نشر 452 مقالة)

مع درجة البكالوريوس في تكنولوجيا المعلومات ، عملت ساندي لسنوات عديدة في صناعة تكنولوجيا المعلومات كمدير مشروع ، ومدير قسم ، ورئيس PMO. قررت بعد ذلك متابعة حلمها وتكتب الآن عن التكنولوجيا بدوام كامل.

كيف تصنع مرآة ذكية

المزيد من Sandy Writtenhouse

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك