Home-theater-designers
في عام 1971 ، تم إرسال أول بريد إلكتروني على الإطلاق من كمبيوتر إلى آخر. حاليا، 269 مليار بريد إلكتروني يتم إرسالها كل يوم.
من المستحيل تخيل عدد رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية. كم منها لا يؤدي إلا إلى إحداث مزيد من الارتباك. لحرق المزيد من الاهتمام والصبر لمتلقيها.
ولكن هناك شيء واحد مؤكد: إذا بدأ المزيد من الأشخاص في الرد على رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال ، فسنكون جميعًا مقيدًا بصناديق البريد الوارد لدينا بشكل أقل إحكامًا وسيصبح قلقنا عبر البريد الإلكتروني أقل إرهاقًا.
الحل الأكثر وضوحًا هنا ليس فقط 'الرد المضمن' ، ولكن الرد المضمن بصورة صحيحة . الرد المضمن هو المكان الذي ترد فيه داخل النص الأساسي للبريد الإلكتروني ، بدلاً من كتابة بريدك الإلكتروني من البداية.
الرد المضمن هو شيء يفعله معظمنا بالفعل من وقت لآخر. لكن يجب أن نرد بشكل مضمّن بعيد في كثير من الأحيان. ويجب علينا القيام بذلك مع وضع بعض القواعد في الاعتبار للحفاظ على سلاسل البريد الإلكتروني المعقدة منظمة وسهلة المتابعة.
نحن نرد على البريد الإلكتروني الخطأ
إن عكس الرد المضمن هو ما يُسمى غالبًا 'المنشور الأعلى'. هذا هو المكان الذي تضغط فيه على رد على رسالة بريد إلكتروني ، وابدأ في الكتابة أعلى مربع النص. هذه هي الطريقة التي تتكون بها غالبية رسائل البريد الإلكتروني اليوم. ولكن ما لم تكن تتعامل مع محادثات بريد إلكتروني بسيطة للغاية ، يمكن أن يتسبب النشر في جميع أنواع المشاكل.
أولاً ، عند أعلى منشور ، تصبح الرجوع إلى البريد الإلكتروني الأصلي مشكلة كبيرة ، والتي تتضمن البحث عبر البريد الإلكتروني بعد البريد الإلكتروني للعثور على ما تبحث عنه. بعد ذلك ، يتعين عليك التمرير لأسفل إلى البريد الإلكتروني الذي تكتبه ربما لإعادة صياغة ما وجدته للتو ، خارج السياق ، وغالبًا ما تفتقد النقاط البارزة.
في بعض الأحيان ، قد يرد المستلم على بريدك الإلكتروني في سلسلة رسائل بريد إلكتروني جديدة تمامًا ، مما يعني أن محادثتك تحدث الآن في سلسلتين منفصلتين أو أكثر.
إذا كنت في محادثة جماعية ، فإن الأمور تصبح أكثر فوضوية. تتبع من يرد على ماذا ومتى وماذا كانت الردود أولئك تصبح الردود عملاً شبه مستحيل.
الرد المضمن هو الحل
بدلاً من النشر الأعلى إذن ، يجب أن نقوم بالرد في النسق - أي داخل نص رسالة البريد الإلكتروني الأصلية. في Outlook و Apple Mail ، يمكنك رؤية الرسالة الأصلية بمجرد الضغط على رد. في Gmail ، ما عليك سوى الضغط على النقاط الثلاث أسفل شاشة الإنشاء لإظهار المحادثة.
نصيحة: لإزالة سطر 'الاقتباس' الرأسي من ردك في Gmail ، قم بتمييز البريد الإلكتروني بالكامل ، ثم انقر فوق مسافة بادئة أقل زر.
يحل الرد المضمن مشكلة الحاجة إلى التمرير عبر مجموعات من الرسائل لأن البريد الإلكتروني الأصلي مضمن وقابل للبحث في أحدث رسالة تتلقاها في تلك المحادثة. هذا يعني أن كل شيء يتم الاحتفاظ به في سياقه.
بالإضافة إلى ذلك ، لا يتعين عليك إضاعة الوقت في تلخيص ردود الأشخاص الآخرين ، أو نسخ مقتطفات من رسائل البريد الإلكتروني ولصقها فقط لجعل ردودك منطقية. مع الردود المضمنة ، كل شيء متاح للجميع للرجوع إليه في أي وقت.
وبالنسبة للخيوط التي تشمل عدة أشخاص ، فإن التمييز بين من قال ماذا ، والرد على من ، سهل (إذا تم بشكل صحيح).
مضمنة الرد بشكل صحيح
عندما يرد معظم الأشخاص بشكل مضمّن ، فإنهم ببساطة يكتبون ردودهم جنبًا إلى جنب مع النص الذي يريدون الرد عليه ، ويجعلون هذا غامقًا أو أحمر.
هذا أبعد ما يكون عن المثالية. بمجرد أن يفتح شخص ما بريدًا إلكترونيًا بنص عادي ، لا يمكنه رؤية هذا التنسيق. وبمجرد أن يكون هناك أكثر من شخصين في سلسلة رسائل ، يمكن أن تصبح الأمور فوضوية بسرعة.
إذن ، إليك دليل سريع حول بصورة صحيحة رد مضمّن قابل للتطوير وسيؤدي إلى الحد من الالتباس إلى أدنى حد.
1. لا تعتمد على التنسيق
كما ذكرنا ، قد لا يتمكن المستلم في بعض الحالات من رؤية التنسيق الذي قمت بتضمينه في رسالة بريد إلكتروني (على سبيل المثال ، قد يفضلون النص العادي). إذا كان شخص ما مصابًا بعمى الألوان ، فقد يجد صعوبة في متابعة الخيوط التي تحتوي على ألوان متعددة.
windows 10 كيف تجد عنوان IP
بكل الوسائل ، استخدم التنسيق لتسهيل العثور على الردود عند مسح رسالة بريد إلكتروني. لكن لا تعتمد بمفرده عليه.
2. مقدمة الردود باسمك
بدلًا من الاعتماد على التنسيق ، اعتد على كتابة اسمك مسبقًا في جميع ردودك والتاريخ ، إذا كنت بحاجة إلى التنظيم بشكل خاص. اطلب من جميع المستلمين أن يفعلوا الشيء نفسه.
حاليًا ، في Gmail ، ليس لديك خيار سوى كتابة اسمك يدويًا. وينطبق الشيء نفسه على تطبيق Apple Mail اللطيف.
ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم Outlook ، فهناك ميزة لتهيئة ردودك تلقائيًا باسمك. للقيام بهذا انتقل إلى ملف> خيارات> بريد . ثم اذهب الى الردود وإعادة التوجيه ، افحص ال التعليقات التمهيدية بـ مربع واكتب اسمك في مربع النص. عندما ترد في نص رسالة بريد إلكتروني ، سيظهر اسمك بين قوسين تلقائيًا.
ميلبيرد لديه هذا الخيار أيضًا بشكل افتراضي.
3. استخدم فواصل الأسطر ، من فضلك
عندما تترك ردًا مضمنًا ، يجب أن يكون هذا في سطر جديد ، بدلاً من إدراجه في منتصف الجملة أو في نهاية الفقرة.
هذا يجعل من السهل على الأشخاص الآخرين الرد على تعليقاتك ويجعل فحص المحادثة التي تحدث حول كل نقطة أكثر بساطة.
4. مسافة بادئة للردود متعددة المستويات
عندما تتم معالجة نقاط متعددة في بريد إلكتروني واحد ، سيكون لديك سلاسل رسائل متعددة تحدث في رسالة واحدة.
للحفاظ على تنظيمها ، يجب وضع مسافة بادئة للردود المترابطة بحيث يكون واضحًا التعليقات المتعلقة بكل نقطة. أنا شخصياً أجد استخدام أقواس الزاوية (>) أكثر الأحرف بديهية هنا ، حيث قد لا تظهر النقاط النقطية في رسائل البريد الإلكتروني ذات النص العادي.
سيوفر لك هذا الكثير من الجهد في محاولة معرفة أي جزء من المحادثة يجب أن تنتبه له.
5. الملاذ الأخير: استخدم أداة أفضل
لا أحد يتظاهر بأن الردود المضمنة هي الحل الأمثل هنا. ولكن إذا لم يكن لديك خيار سوى استخدام البريد الإلكتروني ، فخذ الوقت الكافي لكتابة رسائل بريد إلكتروني تتسم بالكفاءة والفعالية. استنادًا إلى الأسباب المذكورة أعلاه ، يعد الرد المضمن هو أفضل طريقة للحفاظ على تقدم المشاريع. كما أنه يساعد الجميع على مواكبة المحادثات المتعددة داخل سلاسل البريد الإلكتروني دون الحاجة إلى إضاعة الوقت في البحث في قوائم طويلة من رسائل البريد الإلكتروني السابقة.
إذا وجدت أن الردود المضمنة أصبحت معقدة للغاية ، أو إذا لم يتمكن زملاؤك من التعود على الرد المباشر بشكل صحيح ، فقد حان الوقت للبحث عن أداة مختلفة.
أدوات الاتصال مثل تثاقل و انتحب ، و مراسلة جعل اتصالات الفريق المعقدة أسهل. بدلاً من الاستمرار في النضال مع البريد الإلكتروني ، قد يكون الوقت قد حان لتجربة واحدة من هذه.
انشر الكلمة
عندما تتبنى قواعد الرد المضمنة البسيطة هذه ، سيقدر العديد من المستلمين مدى كفاءة سلوك البريد الإلكتروني هذا ويبدأون في محاكاة أسلوبك بشكل طبيعي.
إذا لم يقوموا بنسخ آداب البريد الإلكتروني المدروسة بشكل طبيعي ، فقم بسحبها. أرسل لهم هذا المقال. صِف كيف تريدهم أن يردوا ، واشرح لهم أن ذلك سيوفر الكثير من الرسائل التي أسيء فهمها ، والوقت الضائع ، وفقدان السياق.
لا يوجد جانب سلبي حقًا.
هل تعتقد أن هذه القواعد ستساعدك على البقاء مطلعًا على سلاسل البريد الإلكتروني المعقدة؟ هل هناك أي نصائح أخرى مضمنة للرد تعتقد أنها ستكون مفيدة؟
حقوق الصورة: sangoiri / الإيداع
يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني دليل المبتدئين لتحريك الكلاميمكن أن يمثل تنشيط الكلام تحديًا. إذا كنت مستعدًا لبدء إضافة حوار إلى مشروعك ، فسنقوم بتقسيم العملية نيابةً عنك.
اقرأ التالي مواضيع ذات صلة- إنتاجية
- بريد جوجل
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- بريد أبل
- مايكروسوفت أوتلوك
روب نايتينجيل حاصل على شهادة في الفلسفة من جامعة يورك بالمملكة المتحدة. عمل كمدير لوسائل التواصل الاجتماعي ومستشارًا لأكثر من خمس سنوات ، بينما كان يقدم ورش عمل في العديد من البلدان. على مدار العامين الماضيين ، كان روب كاتبًا تقنيًا ، وهو مدير الوسائط الاجتماعية في MakeUseOf ومحرر الرسائل الإخبارية. ستجده عادة يسافر حول العالم ويتعلم تحرير الفيديو ويجرب التصوير.
المزيد من Rob Nightingaleاشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
كيفية دمج الصور في صورة واحدةانقر هنا للاشتراك