كيف تنشئ أول جدول زمني لإدارة مشروعك في 7 خطوات سهلة

هل تفكر في كيفية تنفيذ مشروعك؟ كيف تبدأ؟ هل ستفي بالمواعيد النهائية؟ هذه الأفكار المسببة للقلق تخطر ببالك. على الرغم من صلاحيتها ، لا ينبغي أن تبطئك.

باستخدام الأدوات المناسبة ، يمكنك إكمال مشروعك. يمكن أن يساعدك استخدام الجدول الزمني لإدارة المشروع في الفوز بمشروعك. تساعدك الأداة على تخطيط مشروعك وتضمن أن يكون لديك استراتيجية واضحة حول كيفية معالجته. يمكنك إنشاء الجدول الزمني لإدارة مشروعك باتباع هذا الدليل.

1. صياغة موجز المشروع

للتأكد من أن كل فرد في مشروعك على نفس الصفحة ، ابدأ بكتابة ملخص المشروع. ملخص المشروع هو ملخص سريع للمشروع. فكر في الأمر كنسخة مختصرة من خطة مشروعك. يجب أن يجيب على الأسئلة:

ما هو الغرض من المشروع؟
ما هي اهداف المشروع؟
ما هي المحطات الرئيسية؟
كم من الوقت سيستغرق إكمال المشروع؟
كم هي الميزانية؟

اجعلها مختصرة حتى لا تربك أصحاب المصلحة في المشروع بتفاصيل غير ضرورية. ستكون الوثيقة التي يشير إليها أصحاب المصلحة في المشروع وأعضاء المشروع بشكل متكرر أثناء استمرار المشروع.

2. إنشاء هيكل تنظيم العمل

بعد إنشاء موجز مشروعك ، تحتاج إلى إنشاء خطة عمل لبدء المشروع. تسمى خطة العمل هذه هيكل تقسيم العمل (WBS). بدلاً من كتابة كل إجراء يتم اتخاذه لإنهاء المشروع ، تركز WBS على الإنجازات والمعالم. قواعد إنشاء WBS هي:

كيف يمكنني مزامنة حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بي

100٪ قاعدة: يجب أن يكون كل العمل الموجود في WBS ضروريًا بنسبة 100٪ لاستكمال أهداف المشروع. لا ينبغي أن يكون هناك أي عمل غير ذي صلة أو زائدة عن الحاجة فيه. يجب أن تكون المهام الفرعية أيضًا مطلوبة بنسبة 100٪ لإكمال المهمة الرئيسية.
لا يعتمدوا على بعض: لا تأخذ في الحسبان أي عمل مرتين. سوف تنتهك قاعدة 100٪ ولديك حسابات خاطئة عند حساب الموارد المطلوبة لإكمال المشروع.
النتائج وليس الإجراءات: يجب أن يكون تركيزك الأساسي على الإنجازات وليس على الإجراءات. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم ببناء منزل ، فإن أحد الأشياء التي يتم تسليمها هو القيام بالأساس. ستكون الخطوات في هذا التسليم هي اختيار الموقع والحفر والتركيب وختم القاعدة. لذلك ، لا تضيع في هذه الإجراءات ، ولكن ركز على النتيجة ، والتي هي وجود أساس.
قاعدة 8/80: تنص هذه القاعدة على أن المهمة يجب أن تستغرق ما لا يقل عن 8 ساعات لإكمالها ، ولا ينبغي أن تستغرق أكثر من 80 ساعة. عند تطبيق هذه القاعدة ، إذا استغرق العمل أكثر من 80 ساعة لإكماله ، فقم بتقسيمه إلى حزمة عمل أقل.
تعيين: يجب عليك تعيين مهمة لشخص معين أو فريق. إذا كانت WBS الخاصة بك شاملة ، فلا ينبغي أن يكون هناك تداخل في العمل بين الأفراد أو الفرق.

3. إنشاء إطار زمني

بمجرد إنشاء هيكل تنظيم العمل الخاص بك ، خصص وقتًا لإكمال كل مهمة. بالنسبة للمهام ، لن تقوم بها بنفسك ، استشر مباشرة الشخص (الأشخاص) الذي سيقوم بذلك. اسألهم عما يحتاجون إليه لأداء العمل وكم من الوقت سيحتاجون إليه.

لا تكن متفائلا جدا عند القيام بذلك. قم بإنشاء توازن بين إعطاء الوقت الكافي للقيام بالمهام والبقاء ضمن الإطار الزمني العام للمشروع. اترك مساحة للمناورة أيضًا لأي مواقف غير متوقعة.

4. الجدول الزمني في التبعيات

أنت تعرف الآن مقدار الوقت الذي ستستغرقه لإنهاء كل مهمة. ولكن ماذا عن المهام التي تعتمد على بعضها البعض؟ غالبًا ما يكون هناك العديد من التسلسلات للمهمة التي تعتمد على بعضها البعض.

عادة ما تكون هناك أربعة أنواع تبعية لمشروع إدارة المشروع. وهذه هي:

من النهاية إلى البداية : يجب أن تكتمل المهمة الأولى قبل أن تبدأ المهمة الثانية.
من النهاية إلى النهاية : لا يمكن إكمال المهمة الثانية قبل اكتمال المهمة الأولى. على سبيل المثال ، إذا كنت تفعل الأسلاك الكهربائية لمنزل ، فلا يمكنك تمديد الأسلاك حتى التفتيش.
من البداية إلى البداية : لا يمكن أن تبدأ المهام المتتالية قبل أن تبدأ المهمة الأولى. على سبيل المثال ، لا يمكنك تسوية أرضية خرسانية حتى تصب الخرسانة.
البداية وحتى النهاية : يجب أن تبدأ المهمة الأولى قبل اكتمال الثانية. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بالترقية إلى برنامج جديد ، فستبدأ في تثبيت البرنامج الجديد قبل التخلص التدريجي من البرنامج القديم.

لذا ، تأكد من تحديد طبيعة التبعيات الموجودة لديك ثم العمل عليها. في بعض الحالات ، تكون التبعيات عمليات أكثر تعقيدًا ، لذلك قم بإنشاء مخطط انسيابي أو ممرات السباحة أو الترميز اللوني لمساعدتك على تصورها والتعرف عليها.

5. قم بإنشاء جدول زمني أساسي

حان الوقت الآن لتصور الجدول الزمني لمشروعك. هناك العديد من أدوات إدارة المشروع التي يمكنك استخدامها لبناء الجدول الزمني لمشروعك. ال الانتقال إلى معظم المشاريع هو مخطط جانت .

يمنحك مخطط جانت لقطة سريعة لمشروعك وتواريخ البدء والانتهاء للمهام والأحداث الرئيسية والتبعيات والمكلف لكل مهمة. مخططات جانت تفاعلية ويمكن تحديثها وتحريرها في الوقت الفعلي. أدوات المخطط الزمني الأخرى التي يمكنك استخدامها لبناء وإدارة المخطط الزمني الخاص بك هي الجدول الزمني التاريخي والجدول الزمني للمخطط العمودي.

6. أرسلها

شارك الجدول الزمني مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع. سيسعدهم أن يروا خطة عمل واضحة للمشروع. سيرغبون أيضًا في التفكير وتقديم اقتراحات حول كيفية المضي قدمًا في تحسين بعض الأشياء في المشروع. كن منفتحًا على التعليقات.

7. التغيير حسب الحاجة

المشروع هو شيء حي وسيستمر في التغيير والتطور مع تقدمه. ليس بالضرورة أمرا سيئا. هذا يعني فقط أن عليك التكيف مع تغير الأشياء.

الشيء الجيد هو أنه عندما يكون لديك بالفعل جدول زمني ، ستكون أكثر قدرة على دمج التغيير. تأكد أيضًا من توصيل التغييرات في الوقت الفعلي مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع.

إنشاء الجدول الزمني لإدارة المشروع الخاص بك

قد يكون إنشاء أول جدول زمني لإدارة مشروعك أمرًا شاقًا. ومع ذلك ، من خلال الخطوات المذكورة أعلاه ، يمكنك إنشاء جدول زمني دقيق وتسليم مشروعك بنجاح. لذلك ، تأكد من تنفيذ التوجيهات المذكورة أعلاه ولديك جدول زمني ممتاز.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني 9 أخطاء شائعة في إدارة المشروع (وماذا تفعل بدلاً من ذلك)

هل ترغب في إكمال المشاريع الكبيرة دون سوء الإدارة أو تجاوز الميزانية؟ فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على تجنب هذه الأخطاء.

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة

إنتاجية
ادارة مشروع
أدوات التعاون
إدارة الوقت

نبذة عن الكاتب هيلدا منجوري(تم نشر 22 مقالة)

هيلدا كاتبة تقنية مستقلة ، وتتمتع بمواكبة أحدث التقنيات والابتكارات. إنها تحب أيضًا العثور على طرق اختراق جديدة لتوفير الوقت وتسهيل العمل. في وقت فراغها ، ستجدها تعتني بحديقتها النباتية.

كيفية تعطيل المفاتيح على لوحة المفاتيح windows 10

المزيد من Hilda Munjuri

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك