كيفية إنشاء مستندات وتقارير احترافية في برنامج Microsoft Word

هذا الدليل متاح للتنزيل كملف PDF مجاني. قم بتنزيل هذا الملف الآن . لا تتردد في نسخ هذا ومشاركته مع أصدقائك وعائلتك.

إذا كانت Microsoft Office دولة ، لكانت ثالث أكبر دولة في العالم من حيث عدد السكان. 1.2 مليار شخص يعد استخدام مجموعة واحدة من التطبيقات أمرًا محيرًا للعقل. وهم يتحدثون 107 لغة!

لكن في الوقت الحالي ، أنت وأنا نتحدث باللغة الإنجليزية وسنتحدث عن الأداة الأكثر شيوعًا في ترسانة Microsoft Office - مايكروسوفت وورد 2016 .

مساعدة عيد الميلاد للأسر ذات الدخل المنخفض 2016

يستخدم محرر المستندات هذا لكتابة مجموعة متنوعة من المستندات. من تطبيق بسيط إلى السيرة الذاتية اللازمة. من قائمة دلو عادية إلى مذكرة مكتبية. نعتقد أنه يمكننا العمل مع Word. ولكن عندما نجلس لكتابة تقرير مهني جاد ، نكتشف حقيقة مهمة.

تحتاج كتابة التقارير المهنية إلى مجموعة مختلفة من المهارات.

لذا اسأل نفسك هذا - هل يمكنك الانتقال من مستند واحد إلى تقرير مطول؟ هل تعرف جميع ميزات Microsoft Word التي ستساعد في إدارة مشروع المستند الكبير هذا؟ هل يمكنك التعاون في العمل مع أعضاء الفريق الآخرين؟

قد تكون طالبًا أو صاحب شركة صغيرة أو موظف مكتب ... ستحتاج إلى إنشاء تقرير أو مستند منسق بشكل احترافي من نوع ما. سيساعدك دليل MakeUseOf هذا على تحديث تقنياتك وصقل منهج التصميم الخاص بك.

في هذا الدليل:

كتابة تقرير - مقدمة | قائمة مراجعة التقرير

أدوات مايكروسوفت وورد مفيدة - لصق خاص | الباحث | قم بتجميد أجزاء من المستند الخاص بك

المراجع والتعاون - فهرس | الببليوجرافيات | الإسناد الترافقي | تعليقات

أكمل تقريرك - التوقيعات | العلامات المائية | يقرأ فقط | طباعة إلى PDF

الخطوة التالية - استنتاج

كتابة تقرير

تتضمن كتابة التقارير البحث ثم نشر نتيجة ذلك التحليل. في العالم المهني ، يعتبر 'شكل' أو مظهر ما تنشره أمرًا بالغ الأهمية. يمكن للنتيجة النهائية الممتعة للعين أن تصقل سمعتك وتعزز علامتك التجارية الشخصية.

ستساعدك الخطوات أدناه على التعرف على ميزات الخبراء في Microsoft Word 2016. اقض الكثير من الوقت في خطة. ابدأ بهذه الإرشادات ...

الخطوة 1: حدد الغرض

قبل أن تبدأ التقرير ، يجب أن تعرف أولاً سبب كتابته في المقام الأول. التقارير متعددة الأنواع لكنها إما تهدف إلى الإعلام أو الإقناع. يمكن أن يكون المقصود منه وصف عملية فنية ، أو مشاركة المعلومات الأساسية ، أو إظهار التقدم المحرز في المشروع.

اسال نفسك - ماذا او ما و لماذا . سيساعدك هذا في استخلاص الغرض من النقطة الرئيسية والالتزام بها بدلاً من البحث في التفاصيل غير الضرورية.

الخطوة الثانية: حدد جمهورك

الاعتبار الثاني المهم هو تقييم جمهورك. هل سيكونون قادرين على فهم ما تتحدث عنه؟ هل هناك مستويات مختلفة من القراء الذين سيقرؤون التقرير؟ ستؤثر معرفة القارئ بالموضوع بشكل كبير على المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها.

حدد الجمهور الأساسي ثم أعد كتابة التقرير على المستوى الفني المناسب. يمكن دعم الجمهور الثانوي بمعلومات تكميلية في نهاية التقرير.

الخطوة الثالثة: تعرف على موضوعك

يجب أن تعرف ما الذي تتحدث عنه. لذلك ، ابحث عن الموضوع ، وقم بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة لإثبات وجهة نظرك. تأكد من التوصل إلى استنتاج مبني على الحقائق وليس الآراء الشخصية. يجب أن تكون المعلومات صحيحة وحديثة وذات مراجع جيدة.

استخدم أيضًا مجموعة متنوعة من الموارد مثل المجلات ومقالات الصحف والكتب والمواقع الإلكترونية والكتيبات والبيانات الأولية والتقارير السنوية والخطب للمساعدة في دعم وجهة نظرك. فقط لا تلتزم ويكيبيديا.

الخطوة 4: حدد التقرير

لقد قمت بالبحث. هناك الكثير من المعلومات التي تنتظر كتابتها وطباعتها. لكن انتظر! لا تغرق قبل أن تدخل الماء. قم بإعداد المخطط النهائي للتقرير والذي سيكون مخططًا للإحداثيات لمساعدتك على التنقل من البداية إلى النهاية. المخطط التفصيلي هو المخطط. سوف يمنحك نظرة عامة على الأرض ويظهر لك أيضًا المكان الذي تحتاج إلى ملء التفاصيل فيه.

يمكن أن يتضمن هيكل تقرير الفكرة العناصر التالية:

صفحة عنوان الكتاب
ملخص تنفيذي
جدول المحتويات
مقدمة
نص التقرير
استنتاج
التوصيات
زائدة
الببليوغرافيا والمراجع

مايكروسوفت وورد مخطط المستند هي ميزة قوية يمكن أن تساعدك في تنظيم مستند حتى قبل أن تبدأ في ملئه بالبحث. استفد من نماذج العصف الذهني ورسم الخرائط الذهنية جدا.

الخطوة 5: الكتابة والتحرير والتدقيق والإنهاء

بمجرد هيكلة تقريرك ، حان الوقت لملء العناوين بالمحتوى. أنا شخصياً أجد أنه من الأفضل معالجة القليل من كل قسم ، ثم تجميعه بالمعلومات. يمكنك القيام بذلك إذا كنت ترغب في ذلك ، أو قم بإنهاء كل قسم أثناء تنقلك إلى أسفل هيكل التقرير. تأكد من التركيز على تقديم أفكارك واستخدام الأدلة الداعمة بدلاً من التهجئة والقواعد أولاً. حدد الخطوط العريضة لحجتك واكتب بضع جمل توضح أفكارك الرئيسية. إذا وجدت شيئًا يستحق الاقتباس ، فاستشهد به.

بمجرد كتابة غالبية نصك ، حان الوقت الآن لقراءته والتأكد من تدفقه بشكل جيد. تأكد من توجيه فهم القارئ باستخدام كلمات انتقالية مثل 'تظهر هذه المعلومات ...' ، 'بعبارة أخرى ...' ، 'بالمثل ...' وقم بإبراز النقاط ذات الصلة والرئيسية.

أخيرًا ، اقضِ وقتًا في التدقيق اللغوي ، تحقق من القواعد النحوية والإملائية ، وتحقق جيدًا من جميع المعلومات ذات الصلة وتدفقها المنطقي. من الأفضل أن تترك يومًا واحدًا على الأقل لفحص عملك وتصحيحه. لا تحاول تعديله مباشرة بعد أن تعتقد أنك انتهيت ، حيث ستفقد قراءة ما كتبته. احصل على قسط من النوم ، وصححه في اليوم التالي.

قائمة مراجعة التقرير

قبل أن تذهب وتقدم أو تسلم تقريرك الذي عملت بجد عليه ، تأكد من قيامك بما يلي:

أكملت صفحة العنوان بالعنوان ، واسمك ، والتاريخ ، ومن هو التقرير ، ووصف محتمل لما هو التقرير.
تحتوي صفحة المحتويات على عناوين مناسبة وأرقام الصفحات صحيحة.
تأكد من أن المقدمة تغطي النقاط الرئيسية ونطاق التقرير والهدف الذي يريد تحقيقه.
لقد أضفت تسميات توضيحية أعلى الجداول وأسفل الصور / الرسوم البيانية.
هل يقدم محتوى التقرير المعلومات بطريقة واضحة ومنطقية وواقعية وتبقى على الموضوع ودقيقة؟
هل توضح الخاتمة النتائج وتعيد صياغة الفكرة الرئيسية ولا تتضمن أي معلومات جديدة؟
هل العناوين والعناوين الفرعية موضحة بوضوح؟
هل الاقتباسات ملائمة ومحدثة ومشار إليها بشكل صحيح؟
هل استخدمت فواصل الصفحات حيثما كان ذلك مناسبًا؟

الآن ، دعنا نطلق Microsoft Word ونأخذك عبر الميزات التي ستساعد في تجميع مسودة تقريرك وتقديمه كمستند احترافي.

ميزات Microsoft Word المفيدة لكتابة التقارير

خذ هذه النصائح ذات الحجم الصغير واتقنها واحدة تلو الأخرى.

Microsoft Word هو مدفع هاوتزر كبير به العديد من الصواميل والمسامير. دعنا نركز على مجموعات المهارات الأساسية والأدوات التي ستحتاجها لتخطيط وإعداد وتقديم التقرير الاحترافي. ميزات Microsoft Word التي سنغطيها أدناه هي أيضًا اختصارات إنتاجية ستجعل عملك أسهل.

نصيحة: استخدم مساعد Microsoft Word 2016 'Tell Me' لمعرفة المزيد حول الميزات الجديدة في مجموعة Office.

لنبدأ بثلاث أدوات أولية ...

استخدم اللصق الخاص

بالنسبة لمعظمنا ، عندما نحتاج إلى نسخ نص أو صورة إلى Word ، فإن اختصار CTRL + V يعمل بشكل جيد. لكن في بعض الأحيان قد نرغب في لصق البيانات المنسوخة في تنسيق آخر ، مثل بيانات Excel كصورة. مع ال لصق خاص يمكنك تجاهل التنسيق أو تحديده عند لصق صورة أو بيانات عرض تقديمي أو جدول أو كائن من أي برنامج آخر في Word.

ستعمل كثيرًا مع جداول Excel والرسوم البيانية في مستند احترافي.

إذا قمت فقط بنسخ ما تريد والنقر فوق لصق ، فستلاحظ أنه سيتم إدراج البيانات كجداول. ولكن ، إذا كانت مساحة كبيرة من الخلايا تريد لصقها ، ولا تريد تحريرها ، فقد ترغب في لصقها كصورة ، مع وجود خيار إضافي لتحريرها.

في مايكروسوفت اكسل: حدد وتمييز الخلايا التي تريد نسخها> اضغط CTRL + C.

في مايكروسوفت وورد: اذهب إلى الصفحة الرئيسية> لصق> لصق خاص . يختار لصق خاص ومن مربع الحوار حدد كائن ورقة عمل Microsoft Office Excel .

يمكنك تغيير حجم البيانات كما كانت صورة ، وإذا نقرت مرتين ، فستتمكن من تحرير القيم. يمكنك تغيير الجدول أو الرسم البياني وإعادة تصميمه. وإذا قمت بتحديث البيانات في المخطط أو الجدول في Excel ، فيمكنك تحديث المخطط تلقائيًا في Word.

جرب قائمة سياق النقر بزر الماوس الأيمن أيضًا. تنبثق قائمة لصق خاص:

هناك أكثر خيارات لاستيراد البيانات من Excel إلى Word . ال دعم مايكروسوفت أوفيس تصفها الصفحة أيضًا بالتفصيل.

استخدم الباحث

نعم ، هناك جوجل وويكيبيديا. لكن التبديل المستمر من Word إلى متصفحك يمكن أن يعيق إنتاجيتك. يجلب Office 2016 تكاملاً بحثيًا قويًا لهذا العمل الشاق. لا يمكن للباحث مساعدتك في العثور على المحتوى من داخل Microsoft Word فحسب ، بل يمكنه أيضًا مساعدتك في إضافة الاستشهادات بسرعة. يستخدم Bing Knowledge Graph للعثور على المحتوى المناسب لدعم المستند الخاص بك.

اذهب إلى الشريط> علامة تبويب المراجع و ج اختر الباحث . سيتم فتح جزء على اليمين مع خيارات البحث.

اكتب كلمة أساسية للموضوع الذي تريد البحث عنه واضغط على Enter.

يعرض جزء النتائج قائمة بالمصادر التي يمكنك استخدامها في وثيقتك. اختر موضوعًا لاستكشافه بالتفصيل.

أضف الموضوع إلى مستند Microsoft Word الخاص بك بنقرة واحدة على علامة الجمع في أعلى اليمين. يمكنك أيضًا النقر فوق علامة الجمع على أي نتيجة للإشارة إلى المصدر في مستند البحث الخاص بك. يساعدك مصدر الاقتباس في دعم بحثك بمصادر الويب والكتب.

كما سنرى لاحقًا ، فإن الببليوغرافيا المشروحة هي واحدة من أصعب أجزاء المستند. الباحث مساعد ذكي يتدخل.

قم بتجميد جزء من مستند Word الخاص بك

لنفترض أن تقريرك المهني سيكون عملاً طويلاً ومعقدًا. يمكنك تقسيم نافذة Word إلى جزأين بحيث يمكنك عرض جزأين مختلفين من المستند في نفس الوقت. يعد توفير الوقت ثمينًا عندما تريد نسخ أجزاء ولصقها من مكان إلى آخر أو الرجوع إلى جزء من المستند أثناء العمل في آخر.

اذهب إلى الشريط> علامة التبويب عرض> انقسام .

لإزالة الانقسام ، انقر فوق إزالة الانقسام في نفس علامة التبويب.

تمنحك مجموعة Windows العديد من الخيارات لتغيير طريقة عملك مع وثيقتين أو أكثر. الميزات لا تحتاج إلى شرح.

لتمرير كلا المستندين في نفس الوقت ، انقر فوق التمرير المتزامن في مجموعة النافذة ضمن علامة التبويب عرض. يمكنك أيضًا النقر فوق عرض جنبا إلى جنب لوضع جزأين من المستند بجانب بعضهما البعض.

نصيحة: استخدم Split View لعرض تخطيطين مختلفين - على سبيل المثال ، Print and Outline. اضبط الانقسام. بعد ذلك ، انقر في الجزء الذي تريد تغييره ، ثم حدد تخطيطًا مختلفًا في علامة التبويب عرض.

العمل على التخطيط والتصميم

إن عرض التقرير هو ما يجعل شخصًا ما يقرأ تقريرًا في المقام الأول ، ولهذا السبب من الأهمية بمكان أن يتم تقديم تقريرك بشكل جيد. إذا كان لديك اختيار من بين أربعة تقارير لقراءتها ، فماذا ستختار؟

تقرير مكتوب بخط اليد.
وثيقة مطبوعة بالأسود والأبيض.
تقرير مطبوع على ورق A4 عادي ملون.
تقرير مطبوع بالألوان ، مع صفحة عنوان جذابة ، ومحددة بدقة ، وبقعة؟

ستلتقط التقرير الرابع لأنه سيجذبك نحوه من خلال المظهر المرئي وحده.

الغلاف الأمامي ليس السبب الوحيد. التقرير المصمم جيدًا أسهل في القراءة. من السهل أيضًا إجراء المسح عندما لا يكون لديك وقت للقراءة. لهذا السبب تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في قراءة الرؤوس والتذييلات والأنماط والسمات المختلفة. باختصار - تنسيق كل عنصر في التقرير.

قد يبدو التنسيق كأنه عمل روتيني صعب ، لكنه تمرين ممتع سيمارس كل عضلاتك الإبداعية. ستكون النقاط الرئيسية هي المهارات التي يمكنك تطبيقها على أي شيء في Microsoft Office من الآن فصاعدًا. والوقت الذي ستوفره مع جميع نصائح الإنتاجية التي تم تعلمها هنا.

يحتوي Microsoft Word 2016 على مجموعة غنية من الميزات. هذه ليست سوى بعض الطرق التي يمكن أن يبرز بها تصميم تقريرك عن البقية وأن يكون احترافيًا. لذلك ، دعونا نقسم مهارات التخطيط والتصميم.

سيغطي هذا القسم هذه الميزات خطوة بخطوة:

ابدأ بصفحة الغلاف
اصنع جدول محتويات
قم بإنشاء رأس الصفحة وتذييلها
أضف أرقام الصفحات

(تنسيق المحتوى)

اختر الخطوط الصحيحة
نمط الفقرات
فواصل صفحة التحكم
استخدم الأنماط والسمات
التسميات التوضيحية
استخدم أجزاء سريعة
تزيين مع حدود الصفحة

1. ابدأ بصفحة غلاف

الصفحة الأولى هي أول نقطة اتصال مع القارئ الخاص بك. إنها أيضًا فرصتك لترك انطباع إيجابي. لا تجعل افتقارك إلى المهارات الفنية عذرًا لأن Word يتولى المهمة من خلال معرض صفحات العنوان المدمج. كل ما عليك فعله هو الزواج من واحدة لموضوع التقرير.

يقدم لك Microsoft Word 2016 16 قالب منسق مسبقًا وثلاثة أخرى على Office.com.

اذهب إلى إدراج> مجموعة الصفحات> صفحة الغلاف .

تظهر صفحة الغلاف في بداية المستند بشكل افتراضي.

نظرًا لوجود 16 نموذجًا 'رسميًا' فقط معروضة ، فقد تجد أن جميع زملائك الآخرين لديهم نفس صفحة الغلاف. فلماذا لا تخصصها وتجعلها أكثر تميزًا.

تستطيع تصميم صفحة عنوان (أو صفحة غلاف) في Microsoft Word يمكن أن يكون نسخة أصلية في المكدس. احفظه كقالب أو قم بتغيير التصميم بسهولة أثناء التنقل.

2. قم بعمل جدول محتويات

يفحص القراء العاديون. يقوم القراء الجيدون بالمسح أولاً ثم الغوص بعمق. يوفر جدول المحتويات الإحداثيات التي تساعد كليهما. عندما تكون وثيقة طويلة ومعقدة ، ألا تفضل التحقق من مساحة الأرض قبل التوجه إلى القسم الذي يثير اهتمامك؟

ضع في اعتبارك جدول المحتويات (TOC) إذا كان طول وثيقتك أكثر من 10 صفحات. يجب عليك أولاً التأكد من أنك لست بحاجة إلى ذلك أعد ترتيب أية صفحات في المستند الخاص بك قبل إنشاء جدول المحتويات.

في Microsoft Word ، لا يتعين عليك كتابة جدول المحتويات بالكامل يدويًا. هناك أداة آلية لجدول المحتويات تحت مراجع علامة التبويب التي تأخذ مخططك وتصممه لك. أيضًا ، يمكنك تحديثه بسهولة عندما تريد تغيير شيء ما.

هناك أيضًا قوالب يمكنك تنزيلها وتناسبها مع طبيعة المحتوى. على سبيل المثال ، سيبدو جدول المحتويات لأطروحة مختلفًا عن التقرير السنوي للشركة.

لدينا برنامج تعليمي كامل عن كيفية إنشاء صفحة جدول محتويات في Word .

جوهر هذا هو:

قم بإنشاء المخطط التفصيلي واستخدم أنماط العناوين لتنظيم التسلسل الهرمي. قم بتطبيق أداة جدول المحتويات التلقائية على أنماط العناوين. يبحث Word 2016 عن تلك العناوين ثم يقوم بإدراج جدول المحتويات في مستندك. بعد ذلك ، يمكنك تحديث جدول المحتويات تلقائيًا إذا قمت بإجراء تغييرات في المستند الخاص بك.

لمزيد من التحكم العملي ، يمكنك أيضًا استخدام ملف جدول المحتويات اليدوي نمط. يقوم Word بإدراج نص العنصر النائب وعليك إدراج وتنسيق كل محتوى في القائمة.

3. قم بإنشاء رأس الصفحة وتذييلها

تعتبر الرؤوس والتذييلات مهمة في التقارير حيث أن الغرض الرئيسي هو توفير معلومات حول التقرير في كل صفحة. إنها مناطق العرض الشائعة لأرقام الصفحات. يجب أن يحتوي عنوان المستند على عنوان التقرير ، وربما اسم من قام بإنشائه. عنوان القسم الحالي مفيد.

من ناحية أخرى ، يجب أن يتضمن التذييل أرقام الصفحات وتاريخ النشر والمعلومات الإدارية الأخرى المطلوبة. هل لاحظ أن بعض أدلة الأنماط لها إرشادات خاصة للرؤوس والتذييلات .

لنبدأ بالرأس في المستند الخاص بك ونمنحه مظهرًا فريدًا.

يختار إدراج ، ثم حدد أحدهما رأس أو تذييل من المجموعة. يعرض لك المعرض المدمج العديد من الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها.

يتم إدراج مساحة الرأس والتذييل في المستند الخاص بك مع نص العنصر النائب أو الجدول. ال أدوات الرأس والتذييل يفتح على الشريط لعمل تنسيق آخر مثل التاريخ أو الوقت أو الصورة.

أدخل النص الخاص بك ثم حدد إغلاق رأس وتذييل الصفحة .

يمكنك البدء برأس وتذييل فارغين. إذا كانت لديك مهارات التصميم ، فاستخدم أدوات الرأس والتذييل لتصميم خاص بك. إتقان مساحة الرأس والتذييل إذا كنت تريد إنشاء رؤوس مخصصة لمؤسستك. يمكنك استخدام عناصر العلامة التجارية مثل شعارات الشركة أو المنظمة في الجزء العلوي والحواشي السفلية المنسقة بدقة في الأسفل

لنحاول تعديل أحد الرؤوس المضمنة. أنا اخترت شاب من المعرض.

استغرق المظهر النهائي دقيقتين لتجميعه مع تأثيرات نصية بسيطة وأيقونة مصدرها معرض أيقونات Microsoft Office.

الرأس والتذييل في مكانهما الصحيح. ولكن ، كيف تعرف مكانك في المستند؟ أدخل أرقام الصفحات كعلامة إرشادية مهمة تالية.

4. أضف أرقام الصفحات

تظهر أرقام الصفحات بشكل أفضل في التذييل (بخلاف ما في الرأس كما في الصورة أعلاه). يمكنك إضافة رقم صفحة أساسي من ملف أدخل> رقم الصفحة زر على الشريط. يمكنك أيضًا إضافته من ملف تصميم علامة التبويب التي تظهر عند إضافة الرأس والتذييل.

لديك الكثير من السيطرة على أرقام الصفحات. اختر من بين مجموعة كبيرة من تنسيقات الأرقام وقم بتخصيصها وفقًا لاحتياجاتك. في هذه الحالة ، نضيف الرقم إلى التذييل ، لكن يمكنك وضعه في الأعلى أو حتى في الهوامش. في هذا المثال ، قمت بوضع رقم الصفحة في أسفل اليسار. لكني أرغب في تغيير المظهر والشكل الافتراضيين.

على سبيل المثال: يؤدي استخدام 'الصفحة X من XXX' إلى مؤشر أفضل على مستند طويل.

حدد رقم الصفحة. اذهب إلى إدراج> أجزاء سريعة . من القائمة المنسدلة ، حدد حقل . يمكنك أيضًا الوصول إلى مربع حوار الحقل من علامة التبويب تصميم الرأس والتذييل.

يختار NumPages من القائمة الطويلة لأسماء الحقول. من المربع الموجود على اليمين ، يمكنك اختيار تنسيق معين. اخترت المعتاد 1 ، 2 ، 3. انقر نعم ، وسيظهر عدد الصفحات. الآن كل ما عليك فعله هو إضافة النص الخاص بك مثل الصفحة X من XXX ، وتغيير مظهر الأرقام باستخدام أدوات تنسيق النص المعتادة المتاحة من علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

يبدو الآن كما يلي:

صمم المظهر على أي رقم صفحة في المستند الخاص بك ويقوم Word بتحديث كل ما تبقى تلقائيًا. تعد أرقام الصفحات هي العناصر الأكثر شيوعًا في التذييل ، ولكن يمكنها أيضًا الاحتفاظ بأي معلومات أخرى مثل الرأس. من الخيارات الموجودة في المجموعة 'إدراج' ، يمكنك إضافة التاريخ والوقت ومعلومات المستند والصور والمزيد إلى الرأس أو التذييل.

بعد ذلك ، نتجه إلى تنسيق المحتوى.

يأتي الرسم المرئي لتقريرك المهني جنبًا إلى جنب مع 'التجميل' الذي تقوم بتطبيقه على المحتوى. يعد التنسيق أيضًا خطوة أساسية للمستند الذي يتدفق بشكل جيد. لذلك ، يجب أن تركز قدرًا كبيرًا من الطاقة على اختيار الخط الصحيح ، ومساحة الفقرة ، والألوان.

لا تقلق. حتى ، سيجد الشخص الذي يواجه تحديًا فنيًا هذا الجزء سهلاً لأن Microsoft Word يأتي مع سمات وأنماط مرئية افتراضية. لنبدأ بالعنصر الأساسي في المستند.

5. اختيار وتصميم الخط الصحيح

لك اختيار الخط في تقرير Word احترافي لا يحدد فقط كيفية ظهور النص ولكن أيضًا كيفية طباعته. تريد كلاهما لأقصى تأثير.

يمكنك تطبيق محرف (أي المظهر المرئي للخط) على مستند بأكمله أو على أجزاء معينة من المستند. تتوفر جميع خيارات الخطوط من علامة التبويب الصفحة الرئيسية. اذهب إلى الصفحة الرئيسية> الخط .

الخط الافتراضي في Microsoft Word 2016 هو Calibri. انظر إلى ما هو أبعد من ذلك لأن لديك الكثير من الآخرين للاختيار من بينها. إذا اخترت Times New Roman ، فقد تعتبر كسولًا ، إذا اخترت Windings ، حسنًا ... لا أعتقد أنني بحاجة إلى شرح ذلك. لذا تأكد من اختيار خط يسهل قراءته ويتناسب مع التقرير. لتشغيلها بأمان ، اختر واحدة من هؤلاء خطوط Google ذات المظهر الاحترافي ؛ إنها متاحة مجانًا.

نصيحة: تعتبر باسكرفيل وجورجيا بدائل جيدة للتايمز نيو رومان المستخدمة بشكل مفرط

جرب اقتران خطوط مختلفة للنص الأساسي والعناوين (والعناوين الفرعية). العديد من المواقع مثل FontJoy و النوع سيساعدك على تجربة أزواج الخطوط. تستطيع تنزيل واستخدام الخطوط المخصصة جدا. لكن تذكر قاعدة الإبهام - لا تستخدم أبدًا أكثر من ثلاثة محارف مختلفة في المستند.

للحصول على هذا الجزء الإضافي من البيتزا ، جرب a إسقاط الأحرف الاستهلالية لتحسين النص الخاص بك .

6. نمط الفقرات

إذا كنت تريد تباعد الأسطر مرتين أو بمسافة مفردة ، فأنت بحاجة إلى تغيير تنسيق الفقرات. من خلال تغيير التباعد ، يمكنك تسهيل قراءة المستند أو إعطاء الانطباع بأنه أطول وأنك بذلت المزيد من العمل فيه.

لتغيير فقرة المستند بأكمله ، من الأفضل أن تحدد كل كتلة نصية ؛ وإلا ، إذا كنت تستخدم الرؤوس في تقريرك ، فسوف تتغير أيضًا. خيار آخر أفضل هو إذا قمت بتخصيص النمط المعين الذي تستخدمه لتنسيق الفقرة.

للقيام بذلك ، انتقل إلى الصفحة الرئيسية > الأنماط . انقر بزر الماوس الأيمن فوق النمط الذي تريد تغييره وتحديده تعديل . انقر فوق تنسيق> فقرة الموجود في الجزء السفلي من مربع الحوار. الآن ، قم بتغيير التباعد والمسافة البادئة والمحاذاة للفقرة. انقر نعم لإغلاق الحوارات.

عندما تريد تغيير جزء أصغر من المستند ، حدد ما تريد تغييره. انقر بزر الماوس الأيمن على النص المميز وحدد فقرة . سيظهر نفس مربع الحوار كما هو مذكور أعلاه.

7. التحكم في فواصل الصفحات

يقسم فاصل الصفحة - بالاسم نفسه - كتلة نصية متصلة عبر صفحتين. فواصل الصفحات هي عناصر هيكلية مهمة للمستندات الطويلة. يقوم Word تلقائيًا بإدراج فاصل صفحة في نهاية الصفحة. لكن في المستند الطويل ، يمكنك وضع فواصل الصفحات في المكان الذي تريده.

لإدراج فاصل صفحات يدوي ، انقر فوق إدراج> فاصل صفحة. (اختصار لوحة المفاتيح: CTRL + Enter)

يبدو فاصل الصفحة بهذا الشكل عند النقر فوق ملف اظهر المخفي الأمر في مجموعة الفقرة .

ولكن ماذا لو كنت تريد الاحتفاظ بمجموعة من الأسطر معًا في صفحة أو عمود وعدم فصلها بسبب فاصل صفحة؟ التصميم تحت سيطرتك. انقر فوق السهم الصغير الذي تراه في أسفل يمين مجموعة الفقرة.

في ال مربع الفقرة ، انقر فوق فواصل الأسطر والصفحات. حدد من بين خيارات ترقيم الصفحات الأربعة هذه:

أرملة / يتيم يضع عنصر التحكم سطرين على الأقل من الفقرة في أعلى الصفحة أو أسفلها.
استمر مع التالي يمنع الفواصل بين الفقرات التي تريد أن تبقى معًا.
حافظ على الخطوط معًا يمنع فواصل الصفحات في منتصف الفقرات.
فاصل الصفحة من قبل يضيف فاصل صفحة قبل فقرة معينة.

لقد أظهرنا أيضًا كيفية إزالة فواصل الصفحات عند الضرورة.

8. استخدام الأنماط والسمات

ربما تكون الأنماط والسمات اثنتان من الميزات الأقل استخدامًا في Microsoft Word. لكن أعتقد أنه يجب عليك استخدامها في كل فرصة لتوفير الكثير من الوقت.

ولكن ما هو الفرق بين الموضوع والأسلوب؟ مايكروسوفت يقول:

توفر السمات طريقة سريعة لتغيير اللون العام والخطوط. إذا كنت تريد تغيير تنسيق النص بسرعة ، فإن أنماط Word هي أكثر الأدوات فعالية.

لذلك ، نظرًا لأن السمات تتحكم في المظهر العام باستخدام اللون والتأثيرات والخطوط - ابدأ بسمة جيدة للمستند أولاً. ثم ، استخدم الأنماط للبحث في الأجزاء المحددة التي تريد تغيير مظهرها.

ل المظاهر: اذهب إلى تصميم التبويب. اختر موضوعًا من المعرض. يمكنك أن ترى معاينات لما يشبه تركيبة الألوان.

ل الأنماط: حدد جزء النص الذي تريد تغييره. اذهب إلى الأنماط المجموعة على الصفحة الرئيسية التبويب. يمكنك أن ترى معاينات لشكلها. اختر النمط المناسب للمحتوى الخاص بك. على سبيل المثال ، اختر نمط عنوان للعناوين في وثيقتك. أو ، نمط معين لأي اقتباسات. يمكنك أيضًا تعديل نمط موجود وإنشاء أنماط جديدة من البداية.

9. تعليق

تحتاج كل صورة أو مخطط أو رسم توضيحي إلى تسمية توضيحية لوصفها بوضوح. وهو عبارة عن سطر نصي واحد ، وعادة ما يكون موجودًا أسفل الرسم. تعتبر التسميات التوضيحية أيضًا مرجعًا مهمًا عندما تحتاج إلى ذكرها في مكان آخر. العديد من الوثائق تغفل هذه التفاصيل الصغيرة.

من السهل إضافة تعليق. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرسم التوضيحي الذي تريد إضافة تسمية توضيحية إليه. يختار إضافة تعليق .

في مربع الحوار ، أضف نص التسمية التوضيحية وقم بتكوين الخيارات المتبقية. يمكن الرجوع إلى التسميات التوضيحية تلقائيًا في Word.

10. استخدم أجزاء سريعة

يمكن أن تتكرر المستندات الاحترافية. لهذا السبب يجب أن تبدأ في استخدام Quick Parts للمحتوى المعياري الذي تعيد استخدامه طوال الوقت. على سبيل المثال ، لنفترض أن هناك شرطًا في العقد تقوم بتضمينه مع كل مستند. أو ، بعض المعلومات التمهيدية. بدلاً من النسخ واللصق المتكرر ، احفظها كأجزاء سريعة وأعد استخدامها مرارًا وتكرارًا.

Quick Parts هو أيضًا نوع من ملفات حجر البناء . يمكنك مشاهدة معرض جميع كتل المحتوى القابلة لإعادة الاستخدام في ملف منظم بناء كتلة .

احفظ وأعد استخدام الأجزاء السريعة الخاصة بك في خطوتين:

حدد العبارة أو الجملة أو أي جزء آخر من المستند الذي تريد حفظه في المعرض.
اذهب إلى إدراج> مجموعة نصية> أجزاء سريعة> حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة . غيّر الاسم وأضف وصفًا إذا أردت. انقر نعم .

بنفس السهولة ، يمكنك إعادة استخدام مقتطف المحتوى المحفوظ.

ضع المؤشر في المكان حيث تريد إدراج تحديد من معرض الأجزاء السريعة. اذهب إلى إدراج> مجموعة نصية> أجزاء سريعة . ثم انقر على الجملة أو العبارة أو أي تحديد محفوظ آخر تريد إعادة استخدامه.

ستلاحظ ثلاث فئات أخرى في قائمة الأجزاء السريعة.

النص السيارات: احتفظ Word 2016 بالملف القديم النص السيارات خاصية. إنه يعمل مثل Quick Parts لأي كتلة نصية تستخدمها كثيرًا. مثال: ملاحظة تريد استخدامها مع كل مستند.

خاصية المستند: مجموعة من الخصائص الثابتة التي يمكنك تضمينها مع كل مستند. مثال: اسم الشركة أو المؤلف.

مجالات: هذه عناصر محددة مسبقًا يتم تحديثها تلقائيًا. مثال: التاريخ والوقت وأرقام الصفحات وما إلى ذلك.

تذكر أن إدخالات خاصية المستند يمكن أن تتضمن أحيانًا معلومات لا تريد مشاركتها مع الجميع. لذلك ، راقب هذه الحقول عن كثب وقم بإزالة البيانات الشخصية المخفية كلما لزم الأمر.

11. تزيين مع حدود الصفحة

تبدو حدود الصفحة جيدة ليس فقط على النشرات والدعوات. إذا تم ذلك بشكل صحيح ، فيمكنهم إضافة لمسة من الفصل الدراسي إلى المستند. تتوفر مجموعة متنوعة من أنماط الخطوط وعروضها وحدودها الفنية من قائمة التصميم على الشريط.

اذهب إلى تصميم> حدود الصفحة.

في ال الحدود والتظليل مربع ، استخدم حدود الصفحة علامة التبويب لتصميم الحدود الخاصة بك.

الإعدادات لا تحتاج إلى شرح. جرب Shadow أو 3-D باستخدام الألوان المناسبة لإضافة حدود دقيقة ولكن أنيقة. قد تكون أنماط الفن بحدود القصاصات الفنية متوهجة للغاية بالنسبة للمستندات الاحترافية.

استخدم الأزرار الأربعة في ملف معاينة نافذة لتحديد جوانب الصفحة لرسم الحدود. انقر فوق هذه الأزرار لإزالة الحدود أو إضافتها ، كما تريد.

ضع المؤشر على الصفحة الأولى من المستند إذا كنت تريد وضع حد حول الصفحة الأولى فقط. يمكنك أيضًا وضع حدود حول صفحات معينة في القسم. ضع المؤشر في القسم - إما في الصفحة الأولى من هذا القسم أو في صفحة لاحقة.

المراجع والتعاون

يمكن أن يبدو تقرير Word وكأنه عمل روتيني لا يمكن إدارته. إنه يشبه تنظيم مليون كومة من القش في أكوام صغيرة مرتبة. الفكرة هي أن تعرف بدقة المكدس الذي يحتوي على الدبوس الذي تبحث عنه. تهدف هذه الميزات إلى تسهيل الأمر.

1. إنشاء فهرس

عند كتابة مستندات كبيرة مثل تقرير يحتوي على الكثير من المعلومات ، قد لا تكون صفحة المحتويات كافية. ان فهرس يجب أن تظهر في نهاية المستند ، مع أرقام الصفحات للكلمات الرئيسية والمعلومات الواردة في التقرير. قم بإنشاء فهرس لمساعدة القارئ على الرجوع إلى المعلومات الصحيحة باستخدام رقم الصفحة فقط.

قم بعمل فهرس إذا كان المستند يحتوي على أكثر من 20 صفحة. لا يسمح Microsoft Word 2016 للعملية بإرباكك. يتكون أساسًا من جزأين:

حدد الكلمات أو المعلومات التي تريد تضمينها في الفهرس.
ضع الفهرس في المكان المناسب في المستند.

يمكنك التمرير عبر المستند النهائي وتمييز الكلمات أو العبارات التي تريد تضمينها في الفهرس أو وضع علامة عليها أثناء المضي قدمًا. في كلتا الحالتين ، حدد النص الذي ترغب في استخدامه كمدخل فهرس أو انقر حيث تريد إدراج الإدخال.

1. انقر فوق مراجع > مارك الدخول .

2. قم بتحرير النص في ملف وضع علامة على إدخال الفهرس صندوق المحادثة. يمكنك أيضًا إضافة إدخال فرعي يحدد بشكل أكبر الكلمة الرئيسية التي استخدمتها في الفهرس. يمكنك إضافة مستويات متعددة ويظهر كل منها بمسافة بادئة أسفل الإدخال الرئيسي.

3. تحت خيارات ، يمكنك أيضًا إنشاء مرجع تبادلي لإدخال رئيسي آخر. يمكن للقارئ استخدام هذا للإشارة إلى المعلومات ذات الصلة في مكان آخر في نفس المستند.

4. استخدم تنسيق رقم الصفحة لتحديد مظهر أرقام الصفحات في الفهرس.

هل يمكنك استخدام facebook messenger بدون facebook

5. انقر فوق علامة لتمييز إدخال الفهرس. لتمييز هذا النص في كل مكان يظهر فيه في المستند ، انقر فوق حدد الكل .

6. كرر العملية لجميع الكلمات والعبارات التي تريد تضمينها في الفهرس.

لقد قمت الآن ببناء الفهرس الخاص بك. أدخله في المكان المناسب قرب نهاية المستند.

1. انقر فوق الصفحة التي تريد إدراج الفهرس فيها.

2. انقر فوق المراجع> إدراج فهرس .

3. ال فهرس يتم عرض مربع الحوار. هنا يمكنك اختيار تنسيق إدخالات النص وأرقام الصفحات وعلامات التبويب والشخصيات الرائدة.

4. اختر المظهر من التنسيقات المختلفة في القائمة وتحقق من نافذة المعاينة على اليمين. تذكر أن نافذة المعاينة لا تظهر لك الفهرس الفعلي. إنها مجرد 'محاكاة' لكيفية ظهورها.

5. انقر فوق نعم . الفهرس الخاص بك جاهز الآن.

في بعض الأحيان ، قد تحتاج إلى إضافة المزيد من الإدخالات إلى الفهرس بعد إدراجه في الصفحة. ضع علامة على الإدخال وانتقل إلى المراجع> تحديث الفهرس لتشمل الإشارات الجديدة.

أضف أيضًا عنوانًا للفهرس لأن Word لا يقوم بذلك تلقائيًا.

2. إنشاء الببليوجرافيات

المستند الخاص بك على وشك الانتهاء. الآن ، تحتاج إلى اعتماد جميع أعمال البحث والأفكار الأخرى التي أشرت إليها في المستند الخاص بك. حان الوقت لببليوغرافيا.

قد لا يحتاج تقرير الشركة إلى ببليوغرافيا لكن الورقة الأكاديمية لا تنتهي بدونها. تعد الببليوغرافيا واحدة من أكثر الوظائف صعوبة في التقرير الأكاديمي. تحتاج إلى ترتيب جميع الاستشهادات الخاصة بك قبل الجلوس لتأطير قائمة المراجع. أيضًا ، حدد أسلوب الاقتباس (عادةً ما يكون MLA ، ماذا او ما ، أو على غرار شيكاغو ) وفقًا لإرشادات موضوعك.

لا تتردد في الاستفادة من مولدات الاقتباسات والببليوغرافيا الخاصة بجهات خارجية لإنشاء هذا القسم.

ولكن ، يحتوي Microsoft Word 2016 على مجموعة أدوات كاملة لجعل هذه العملية غير مؤلمة قدر الإمكان. لذا ، انتقل إلى النقطة الموجودة في المستند حيث تريد وضع قائمة المراجع. من الجيد إذا كان لديك اقتباس واحد على الأقل لتضمينه ، ولكن حتى إذا لم يكن لديك ، فإن Word 2016 يتيح لك استخدام استشهاد عنصر نائب وملء المصادر لاحقًا.

انقر المراجع> ببليوغرافيا .

يقدم Word بعض الأنماط الببليوغرافية التي تختلف فقط في أسماء العناوين الخاصة بهم. اختر النمط المناسب ثم أدخل الاستشهادات من الزر في ملف مجموعة المراجع والمقتبسات .

تحتوي أداة الببليوغرافيا على بضع خطوات. من أجل الإيجاز ، سأوجهك إلى الممتاز صفحة تعليمات Microsoft Office وهو دليل خطوة بخطوة.

ستطلب منك بعض الأوراق الأكاديمية إنشاء ببليوغرافيا مشروحة . إنها نسخة أكثر تفصيلاً من ببليوغرافيا مع قائمة بالاقتباسات من المجلات والكتب والمقالات والوثائق الأخرى تليها فقرة موجزة. الفقرة هي وصف للمصدر وكيف يدعم ورقتك.

3. الإسناد الترافقي

يمكنك استخدام مرجع تبادلي لمساعدة القارئ على التنقل خلال مستند طويل. في أي وقت في المستند ، يمكنك إخبار القارئ بالرجوع إلى العنوان ورقم الصفحة والصورة والمخطط والحاشية السفلية والتعليق الختامي والفقرة. يعد ارتباط الإسناد الترافقي طريقة رائعة لربط المعلومات ذات الصلة معًا. يتعين على القارئ فقط النقر فوق الارتباط للانتقال إلى مقتطف المعلومات هذا.

إليك كيف تبدأ:

1. حدد مكان الإسناد الترافقي واكتب النص الذي يخبر القارئ عنه. على سبيل المثال: 'الرجوع إلى الرسم البياني 3 للاتجاهات المستقبلية'.

2. اذهب إلى إدراج> إسناد ترافقي .

3. في نوع مرجع ، انقر فوق القائمة المنسدلة لتحديد ما تريد الارتباط به.

4. الخيارات الموجودة في أدخل المرجع إلى ستتغير القائمة المنسدلة وفقًا لاختيارك أعلاه.

5. في لأي منهم ، انتقل إلى الاختيارات وأخبر Word بالمعلومات الدقيقة التي تريد الارتباط بها.

6. تحقق من إدراج كمربع ارتباط تشعبي لإنشاء ارتباط تشعبي للمعلومات المشار إليها.

7. انقر فوق إدراج لتضمين الإسناد الترافقي في المستند.

تذكر ، ذكرنا للتعليقات؟ يمكنك عمل إسنادات ترافقية إلى المعادلات والأشكال والرسوم البيانية والجداول إذا استخدمت تسميات توضيحية تحتها.

لا يمكن لـ Word إنشاء مرجع تبادلي لشيء غير موجود. سيخبرك Word بهذه الأخطاء وأيضًا تحديث المراجع التبادلية تلقائيًا عندما تقوم بتغيير رقم الصفحة أو نص العنصر المشار إليه.

4. استخدام التعليقات

يمكن أن يكون التقرير المهني وظيفة فردية أو يمكنك الاستعانة بفريق لإعداد المسودة الأولى. المتواضع تعليق هي واحدة من أكثر الأدوات استخدامًا في مستند Word. يتم عرضه على شكل بالون مستطيل ملون في الهامش أو في جزء المراجعة.

يمكنك استخدام التعليقات كـ 'ملصقات صغيرة' أو ملاحظات ذاتية. اترك القليل من الملاحظات لنفسك في الهوامش أثناء الكتابة والتحرير والمراجعة في طريقك من خلال تقرير أو مخطوطة. كن مبدعًا - أضف روابط إضافية إلى موارد أخرى ، واستخدمها للحصول على تلميحات ومؤشرات ، أو اربط بأجزاء مختلفة من المستند ، أو قم بإعداد ارتباط ملاحظات لقرائك. وعندما تنتهي ، يمكنك ذلك بسهولة إزالة كافة التعليقات في Word .

يعد Microsoft Word 2016 أيضًا أداة كتابة تعاونية محسّنة. تلعب التعليقات دورًا كبيرًا في توصيل التعليقات عبر الفريق. إليك كيفية عمل نظام التعليقات ...

1. قم بتمييز النص الذي تريد إضافة تعليق إليه أو انقر في نهاية كتلة نصية.

2. اذهب إلى إدراج> تعليق . اكتب تعليقك في المربع. تظهر التعليقات في منطقة العلامات على اليمين. عادةً ما يكون عرض تخطيط الطباعة هو أفضل طريقة لمشاهدة التعليقات بجانب النص.

3. انتقل إلى إعادة النظر علامة التبويب وشاهد المزيد من الخيارات للتعليقات. تعرض علامة التبويب هذه أيضًا جميع عناصر التحكم الخاصة بـ تتبع التغييرات والتعليقات في وثيقة تعاونية. استخدم خيارات التوصيف لعرض التعليقات أو إخفائها. على سبيل المثال: لا توصيف سيخفي التعليقات ومنطقة الترميز على اليمين.

أكمل تقريرك

بمجرد اكتمال الجزء الأكبر من تقريرك وحفظه ، فقد حان الوقت لإنهاء تقريرك. عندما أقول إنهاء ، لا أقصد تدقيقها. يجب أن يتم ذلك أيضًا. الآن ، عليك اتخاذ الإجراءات الأمنية لحماية التقرير من التغييرات غير المصرح بها والسرقة الأدبية.

ستمنح إجراءات الأمان هذه مستوى إضافيًا من المصداقية لملفك الإلكتروني قبل مشاركته.

سيغطي هذا القسم:

التوقيعات
أدخل العلامات المائية
اجعل المستند 'للقراءة فقط'
حماية المستند الخاص بك بكلمة مرور
اطبع المستند الخاص بك إلى PDF

1. التوقيعات

يمكنك إضافة توقيع نصي لإضفاء لمسة شخصية على التقرير. لكن التوقيع النصي البسيط لا يحتاج إلى أي مصادقة. التوقيع الرقمي هو أفضل طريقة لحماية وثيقتك من الوصول غير المصرح به. يؤكد التوقيع الرقمي أن المستند جاء من المُوقِّع ولم يتم العبث به بأي شكل من الأشكال.

لنقم بإنشاء سطر توقيع في Microsoft Word 2016.

في المستند ، ضع المؤشر حيث تريد إنشاء سطر توقيع.

1. اذهب إلى إدراج > نص مجموعة > خط التوقيع وانقر خط توقيع Microsoft Office .

2. ال إعداد التوقيع يتم عرض مربع الحوار. املأ الحقول كما هو محدد. إذا كنت ترسل المستند إلى شخص آخر للتوقيع ، فأضف إرشادات للموقِّع في الحقل المحجوز له ( تعليمات للموقع ). يمكن للموقِّع أيضًا إضافة إعطاء الغرض من التوقيع إذا كان اسمح للموقِّع بإضافة تعليقات في مربع الحوار تسجيل مفحوص.

3. انقر فوق نعم وسيعرض المستند الآن عنصرًا نائبًا للتوقيع.

أدخل توقيعًا:

عندما تحتاج إلى توقيع مستند بتوقيع رقمي ، انتقل إلى سطر التوقيع وانقر عليه بزر الماوس الأيمن.

سيُطلب منك التوقيع بمعرّف رقمي. إذا لم يكن لديك واحد ، فستخبرك Microsoft بالحصول على واحد من شريك خدمة التوقيع.

إذا لم يكن لديك معرّف رقمي ، يمكنك ذلك إدراج تمثيل نصي لسطر التوقيع . يمكنك استخدام توقيع مكتوب أو صورة لا تتطلب المصادقة.

2. أدخل العلامات المائية

تعد العلامة المائية لـ Microsoft Word مؤشرًا مرئيًا 'مزيفًا' ولكنه لا يزال مفيدًا لحالة المستند. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام علامة مائية تقول 'مسودات' لتمييزها عن الإصدار النهائي من المستند. أو استخدم العلامة المائية للإشارة إلى أن المستند 'محمي بحقوق الطبع والنشر' أو 'سري'.

علامة 'المسودة' هي الأكثر شيوعًا. ولكن ، يمنحك Microsoft Word العديد من العلامات المائية الأخرى للاختيار من بينها.

1. اذهب إلى تصميم > خلفية الصفحة و اختار علامة مائية . سيتم تمكين زر العلامة المائية في طريقة عرض الطباعة فقط.

2. يمكنك اختيار صورة أو علامة مائية نصية من المعرض. كلا الإصدارين الأفقي والقطري متاحان. يمنحك مربع الحوار جميع خيارات التخصيص للمظهر النهائي للعلامة المائية. جرب خطوطًا وتخطيطات وأحجامًا وألوانًا مختلفة.

3. يمكنك كتابة النص الخاص بك في حقل النص لإنشاء العلامة المائية المخصصة الخاصة بك.

4. اختر نعم لتطبيق العلامة المائية على المستند الخاص بك. يقوم Word تلقائيًا بتطبيق العلامة المائية على كل صفحة باستثناء صفحة العنوان.

3. جعل المستندات 'للقراءة فقط'

التقرير المهني بطبيعته لا يحتاج إلى تحرير من قبل قرائه. يعد تحويل المستند إلى ملف PDF أحد الطرق. ولكن ، يمكنك أيضًا تطبيق بعض القيود الإضافية في Microsoft Word ومنع التعديل أو الحذف العرضي من أي نوع.

هناك ثلاث طرق لحماية المستند.

أولاً - اجعل المستند 'للقراءة فقط'.

هذا يضمن أن المستند الخاص بك يمكن قراءته أو نسخه فقط. لن يمنع أي شخص من نسخ الملف وإجراء تغييرات على النسخة.

1. انتقل إلى ملف علامة التبويب> معلومات > حماية المستند > وضع علامة نهائي.

2. عندما يفتح القراء مستندًا ، سيطلب شريط في الأعلى من القراء التعامل مع هذا المستند على أنه مستند للقراءة فقط. لكن يمكنهم النقر فوق 'تحرير على أي حال' لفتح المستند في وضع التحرير.

ثانيًا - حماية المستند بكلمة مرور.

قم بحماية المستند الخاص بك من عمليات التحرير غير المرغوب فيها باستخدام حاجز كلمة المرور.

1. تحت حماية المستند ، يختار تشفير بكلمة مرور . اكتب كلمة مرور وانقر نعم .

2. في تأكيد كلمة المرور مربع ، اكتب كلمة المرور مرة أخرى ، ثم انقر فوق موافق نعم . سيتم فتح المستند مع مطالبة القارئ بكلمة مرور.

تستخدم Microsoft AES (معيار التشفير المتقدم) ، وطول مفتاح 128 بت ، و SHA1 (خوارزمية تجزئة تشفير تولد مفتاحًا فريدًا من 160 بت تقريبًا لاستبدال النص العادي) ، و CBC (تسلسل كتلة التشفير) لمنح المتسلل بئرًا - صداع مستحق.

ثالثًا - تقييد التحرير.

تساعدك ميزة التحكم هذه بصفتك المؤلف على تحديد أجزاء المستند التي يمكن للآخرين تحريرها وأيها سيتم تأمينه. فكر في الأمر على أنه الحارس الذي يسمح لكبار الشخصيات بالدخول ولكن بخلاف ذلك يحجب الباب لعامة الناس.

1. اذهب إلى إعادة النظر > تقييد التحرير .

2. تحت تحرير القيود ، التحقق من السماح فقط بهذا النوع من التحرير في المستند ، وتأكد من أن القائمة تقول لا توجد تغييرات (قراءة فقط) .

لا توجد تغييرات (للقراءة فقط) هو نوع التقييد الافتراضي. بالنسبة لمستوى تقييد مختلف للمستند ، انقر فوق القائمة وحدد من التغييرات المتعقبة أو التعليقات أو تعبئة النماذج.

3. لتحرير بعض الأقسام من حظر التحرير ، حدد الأقسام لتحريرها دون قيود. لتحديد أكثر من منطقة ، انقر فوق كنترول أثناء تحديد المنطقة باستخدام الماوس.

4. يمكنك التحقق الجميع ضمن استثناءات (اختياري) في لوحة تقييد التحرير. أو انقر فوق المزيد من المستخدمين ... والسماح لمستخدمين محددين فقط بتعديل الأقسام. سيتم تمييز المناطق المسموح بها بأقواس مربعة.

5. انقر فوق نعم ، ابدأ في فرض الحماية .

الآن ، اكتب كلمة مرور فريدة في المربع الذي يفتح. يجب عليك كتابته مرة أخرى لتأكيده.

كلمة المرور اختيارية. لكنه يضمن عدم تمكن أي شخص من النقر فقط وقف الحماية وتحرير المستند. إذا كنت لا تزال مصابًا بجنون العظمة ، فابدأ وقم بتشفير مستند Microsoft Word الخاص بك كما فعلنا في العملية الثانية أعلاه.

4. اطبع تقريرك إلى PDF

يأتي تنسيق المستند المحمول مع العديد من المزايا. ليس أقلها التوافق عبر الأنظمة الأساسية عبر جميع أجهزة الكمبيوتر. المستند جاهز والآن تحتاج إلى مشاركته أو إرساله عبر الطباعة. تحتاج العديد من التقارير المهنية - على سبيل المثال ، وثيقة قانونية - إلى الاحتفاظ بالتنسيق على النحو المنشود.

حفظ أو تحويل نسخة إلى PDF. لا يحتاج Microsoft Word 2016 إلى أي وظائف إضافية لجهة خارجية.

اذهب إلى ملف > يصدر > قم بإنشاء PDF / XPS .

تذكر أن مستند Word الخاص بك قد يحتوي على معلومات حساسة لا تريد تضمينها في ملف PDF. قم بإزالته قبل النشر إلى PDF. في ال انشر كملف PDF أو XPS نافذة ، اختر خيارات . ثم حدد وثيقة و واضح خصائص المستند . قم بتعيين أي خيارات أخرى تريدها وتختارها نعم .

تصفح إلى المكان الذي تريد حفظ الملف فيه وانقر فوق ينشر .

الخطوة التالية...

أنت قريب من خط النهاية. التقرير جاهز للتسليم لقرائك. لكن هناك وظيفة أخيرة متبقية.

اقلب الصفحات وتأكد (مرة أخرى) من أن تقريرك سهل القراءة. اقترب منه بعين القارئ. هل نظمت أفكارك وكتبت بطريقة مقنعة؟ هل تتدفق المعلومات بشكل جيد مع الرسوم البيانية والرسوم التوضيحية؟ هل يمكنهم تصفح المعلومات والعثور عليها بسرعة؟ هل النص مقروء؟ استخدم درجة المقروئية لقياس مستوى سهولة قراءة مستنداتك كخطوة أخيرة.

ربما لاحظت أيضًا أننا لم نغطي بعض جوانب Microsoft Word. على سبيل المثال، جداول مايكروسوفت وورد هي أداة مهمة لعرض البيانات. أو ال قوة القوائم في إدارة المعلومات.

يبلغ عمر Microsoft Word أكثر من ربع قرن ، ومليء بميزات قليلة. في MakeUseOf ، قمنا بتغطية كل زاوية وركن لهذا الوحش. لذا ، استخدم مواردنا لمعرفة المزيد عن هذا البرنامج مجانًا. كل ميزة جديدة لبرنامج Microsoft Word تعلمت ستجعل حياتك أسهل.

اجعل تقريرك يلمع

كما قال المؤلف ناثانيال هوثورن ،

سهلة القراءة والكتابة من الصعب اللعنة

أليس هذا صحيحًا بالنسبة لكتابة التقارير الاحترافية أيضًا؟ بعد كل شيء ، إذا أعطيت خيارًا ، فلن يرغب أحد في قراءته. كتابة تقرير عمل واستخدامه للتواصل هما شيئان مختلفان. Microsoft Word هو مجرد أداة - وظيفتك هي المشاركة.

لبعض البدائل ، تحقق من أفضل برامج معالجة النصوص على الإنترنت . ولمزيد من المساعدة في الكتابة الاحترافية ، ألق نظرة على كيف تعتذر في رسالة بريد إلكتروني وتعني ذلك .

ما هي أفضل الممارسات لكتابة تقارير الأعمال المهنية؟ قل لنا في التعليقات.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني هل يستحق الترقية إلى Windows 11؟

تم إعادة تصميم Windows. لكن هل هذا كافٍ لإقناعك بالانتقال من Windows 10 إلى Windows 11؟

اقرأ التالي مواضيع ذات صلة

إنتاجية
مايكروسوفت وورد
وثيقةطويلة
دليل Longform

نبذة عن الكاتب سيكات باسو(تم نشر 1542 مقالة)

سايكات باسو هو نائب محرر الإنترنت والويندوز والإنتاجية. بعد إزالة الأوساخ الناتجة عن ماجستير إدارة الأعمال وعمله التسويقي لمدة عشر سنوات ، أصبح الآن متحمسًا لمساعدة الآخرين على تحسين مهاراتهم في سرد القصص. إنه يبحث عن فاصلة أكسفورد المفقودة ويكره لقطات الشاشة السيئة. لكن أفكار التصوير الفوتوغرافي والفوتوشوب والإنتاجية تهدئ روحه.

المزيد من Saikat Basu

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك