كيفية الاعتذار وقول آسف في رسالة بريد إلكتروني: الطريقة الاحترافية

كيفية الاعتذار وقول آسف في رسالة بريد إلكتروني: الطريقة الاحترافية

الجميع يخطئون في بعض الأحيان. نحاول قدر المستطاع ، لا أحد كامل. عندما ترتكب خطأ يؤذي شخصًا آخر ، فمن المناسب أن تقدم اعتذارًا.





بينما ستحتاج غالبًا إلى الاعتذار شخصيًا ، في بعض الأحيان قد تفضل أو تضطر إلى القول أنك آسف عبر البريد الإلكتروني. دعونا نلقي نظرة على كيفية الاعتذار بشكل احترافي في رسالة بريد إلكتروني لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من هذا الموقف.





المكونات الثلاثة لبريد إلكتروني مناسب للاعتذار

حقوق الصورة: sandphin / فليكر





على الرغم من عدم وجود نمط عالمي ، فإن المعيار المقبول عمومًا للاعتذارات يتضمن ثلاثة أجزاء:

  1. الإقرار أنك فعلت شيئًا خاطئًا.
  2. الشعور بالندم لأفعالك ووجودك متعاطف لفهم كيف يؤذون الشخص الآخر.
  3. الرد ، حيث تجعل الموقف صحيحًا.

سننظر في كل عنصر من هذه العناصر الثلاثة بينما نتعرف على كيفية قول آسف في رسالة بريد إلكتروني.



كيفية فتح البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار

قبل أن تبدأ في صياغة الاعتذار الفعلي ، عليك أن تخاطب الشخص الذي تكتب إليه. سيختلف هذا بشكل كبير اعتمادًا على علاقتك بالشخص.

لنفترض أنك ارتكبت خطأً في موقف مهني ، وبالتالي تحتاج إلى إرسال رسالة اعتذار عبر البريد الإلكتروني إلى رئيسك في العمل. كمثال ، سنقول أنك فشلت في إكمال مهمة حرجة في الوقت المحدد ، مما أدى إلى تأخير المشروع لأي شخص آخر.





ذات صلة: تجنب هذه الأخطاء من أجل تحسين التواصل عبر البريد الإلكتروني والنص

في هذه الحالة ، سيكون التحية المناسبة 'عزيزي [الاسم] ،'. إذا كنت تعتذر لصديق ، فإن استخدام شيء مثل 'مرحبًا [الاسم]' أو 'مرحبًا [الاسم]' سيكون مناسبًا أكثر.





لا تنسَ سطر موضوع رسالة الاعتذار الإلكترونية أيضًا. بعد أن ظلمت شخصًا ما ، قد لا يكون سعيدًا برؤية رسالة بريد إلكتروني تصل إليك.

يعد وضع شيء مثل 'الرجاء قبول اعتذاري' أو 'أنا آسف بصدق' في سطر الموضوع طريقة جيدة لتوضيح الغرض من رسالتك منذ البداية. لا تحاول أن تكون ذكيًا باستخدام اختصارات البريد الإلكتروني ؛ اجعل الأمر واضحًا حتى يعرفوا ما تحتويه رسالتك.

الاعتراف بخطئك

حقوق الصورة: stevanovicigor / الإيداع

الآن بعد الانتهاء من الافتتاح ، حان الوقت للجزء الأساسي الأول من الاعتذار. هنا تحتاج إلى تحديد المشكلة التي حدثت بوضوح. امتلك ما فعلته ؛ لا تحاول إلقاء اللوم على شخص آخر أو اختلاق الأعذار لما حدث.

هنا مثال على ما الذي عليك عدم فعله في البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار:

بينما أعلم أنني فاتني موعد نهائي مهم ، فإن هذا ليس خطأي حقًا. كنت أعمل مع بول في هذا المشروع ، وقد أهدر الكثير من وقتي بسؤالي مجموعة من الأسئلة غير ذات الصلة. كان جهاز الكمبيوتر الخاص بي يتجمد أيضًا على مدار الأسبوع ولم يكن بمقدور قسم تكنولوجيا المعلومات النظر إليه بعد. لذلك هذا ليس كل شيء بسببي.

ما الذي يمكنك شراؤه ببطاقة هدايا itunes

حتى لو كان كل ما سبق صحيحًا ، فإنه لا يقدم اعتذارًا جيدًا. يحتاج هذا الجزء إلى الاعتراف بمسؤوليتك عن الخطأ الفادح.

شيء مثل هذا أفضل بكثير:

أدرك أنني فاتني موعد نهائي حاسم. كان هذا المشروع مهمًا حقًا لقسمنا ، وقد وثقت بي لإكماله في الوقت المناسب. أعلم أن فشلي في إكمال هذه المهمة في الوقت المحدد قد أخر استكمال المشروع. هذا ينعكس بشكل سيء على فريقنا ، وأنا آسف لذلك.

لقد أوضحت هنا بوضوح الخطأ الذي ارتكبته ، دون محاولة التقليل من شأنه أو صرف النظر عنه. هذا جزء من الاعتذار الذي غالبًا ما يتم تفويته اليوم.

التعبير عن الندم على ما فعلته

الآن بعد أن أوضحت خطأك بوضوح ، عليك أن تبدي الأسف لما حدث. ضع في اعتبارك أن ما فعلته ، على أقل تقدير ، تسبب في الألم والإحباط والمشاعر السلبية الأخرى للشخص الآخر. في بيئة مهنية ، ربما تسبب ذلك أيضًا في إضاعة الوقت أو المال أو الوقوع في مشاكل مع رؤسائهم.

اجعل من الواضح أنك تشعر بالندم على الموقف. حاول أن تضع نفسك في مكانهم وتفهم كيف أدت أفعالك إلى الشعور. لا تقدم تفسيراً لسلوكك هنا ، أو تقول إنك 'آسف لأنهم يشعرون بهذه الطريقة' حيال ما فعلته.

الهدف من الاعتذار هو إصلاح العلاقة الممزقة ، وليس إثبات أنك كنت على حق طوال الوقت.

إليك مثال على كيفية تأطير هذا الجزء من الاعتذار:

أريد أن أعتذر بصدق لأنني لم أفي بالتزاماتي وأكمل المهمة التي أوكلت إليّ بها في الوقت المحدد. لا توجد أعذار لهذا الفشل. لا أحب أن أعرف أنني خذلت فريقي ، وأشعر بالفزع لأن هذا سبب لك الإحراج عند مقابلة العميل.

التعبير عن التعاطف يضفي مصداقية على اعتذارك. يساعدك على نسيان وجهة نظرك للحظة وإلقاء نظرة على ما يتعامل معه شخص آخر.

أشياء للقيام بها على الكمبيوتر

تصحيح خطأك

الكلمات مهمة ، لكن الأفعال لها وزن أكبر بكثير. لإثبات أنك تقصد ما قلته ، من المهم أن تكفر. سيؤدي اتخاذ الإجراءات إلى تصحيح الموقف (إن أمكن) ، أو إظهار أنك ستبذل قصارى جهدك لعدم ارتكاب نفس الخطأ مرة أخرى.

استمرارًا لمثالنا الخاص بالتخلف عن موعد نهائي ، يمكن أن يكون شيء من هذا القبيل بمثابة جزء من رد البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار:

في المستقبل ، لتجنب تفويت المواعيد النهائية ، سأتحدث إليكم مقدمًا بوقت كاف إذا كنت قلقًا من أنني لن أتمكن من إنجاز أي شيء في الوقت المحدد. سأكون أكثر وعياً بالوقت الذي تستغرقه المشاريع الهامة ، وأنا على استعداد لقضاء ساعات إضافية خارج المكتب للتأكد من إنجازها. وهذا لن يحدث مرة أخرى.

في بعض المواقف ، قد لا تعرف ما تقدمه لتعويض سلوكك. إذا كان الأمر كذلك ، يمكنك ببساطة أن تسأل 'ماذا يمكنني أن أفعل لتصحيح هذا؟'

الأهم هو إظهار كيف ستتصرف بشكل مختلف في المستقبل لمنع حدوث نفس المشكلة مرة أخرى.

كيفية إغلاق البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار

الآن عليك فقط إنهاء الرسالة. هذا بسيط إلى حد ما ، ولكن تأكد من الحفاظ على النغمة المناسبة. يجب أن تشكر المستلم على قراءة رسالة الاعتذار وأتمنى له التوفيق.

اقرأ أكثر: أفضل طريقة لإنهاء بريد إلكتروني بشكل احترافي

قد يكون من الجيد أيضًا دعوتهم لمناقشة ما قلته بشكل أكبر. هذا يدل على أنك مخلص ومنفتح على حوار إضافي.

إليك طريقة واحدة لإغلاق البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار المهني:

شكرا لقراءتك هذا. إذا كان هناك أي شيء ترغب في مناقشته أكثر ، فيرجى الاتصال بي حتى نتمكن من العمل من خلاله.

مع خالص التقدير ، [اسمك]

ما هو أفضل موقع أفلام مجاني

إذا كنت لا ترغب في استخدام 'مع خالص التقدير' ، فستعمل أيضًا عمليات الإغلاق الرسمية الأخرى مثل 'مع أطيب التحيات'. لست بحاجة إلى قول 'مع الاعتذار' أو أي شيء من هذا القبيل ، لأنك قضيت الرسالة بأكملها في الاعتذار بشكل صحيح.

هل البريد الإلكتروني هو الوسيط المناسب للاعتذار؟

لقد مررنا بكيفية الاعتذار بشكل احترافي في رسالة بريد إلكتروني. ولكن قبل أن تبدأ في كتابة رسالتك ، يجب أن تفكر فيما إذا كان البريد الإلكتروني هو الوسيلة المناسبة للاعتذار.

من المؤكد أن البريد الإلكتروني له فوائد عندما يتعلق الأمر بالاعتذار. نظرًا لعدم وجود قيود زمنية ، يمكنك تكوين أفكارك بطريقة واضحة ومباشرة. إذا كان هناك اعتذار سريع ، فإن البريد الإلكتروني يتيح لك الاتصال بهم في فترة زمنية قصيرة إذا لم يكن الاجتماع شخصيًا خيارًا. وعلى عكس الاعتذارات الشخصية ، لست بحاجة إلى أن تكون عفويًا وأن تتفاعل مع ما يقوله الشخص الآخر.

لكنها ليست كلها جيدة. البريد الإلكتروني أقل خصوصية من اعتذار شخصي (أو مكالمة هاتفية). اعتمادًا على إعداد شركتك ، قد يكون إرسال بريد إلكتروني جبانًا إذا كان الظهور شخصيًا أمرًا ممكنًا. لا تختبئ خلف ستار عندما تحتاج إلى الاعتذار عن شيء ما.

اعتذارات عبر البريد الإلكتروني لإصلاح الأخطاء

الاعتذار بشكل صحيح هو مهارة حياتية قيمة. لا يعرف الجميع كيفية القيام بذلك ، والاعتذار السيئ يمكن أن يجعل الشخص الآخر يشعر بالإحباط أكثر من ذي قبل. استخدم هذا الدليل الأساسي حول كيفية قول آسف في البريد الإلكتروني وستكون في طريقك إلى علاقة تم إصلاحها.

ضع في اعتبارك أن الهدف النهائي للاعتذار هو إعادة بناء الثقة المكسورة. لقد ارتكبت شيئًا خاطئًا ، والخطوات الثلاث الرئيسية المذكورة أعلاه هي كيف ستتعامل معه وتصححه. لا تعتذر عنك.

حقوق الصورة: nito / صراع الأسهم

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني 5 طرق لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية توفر الوقت والجهد

إنها مهارة لمعرفة كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية توفر الوقت وتحصل على الردود. دع قوالب رسائل البريد الإلكتروني هذه تساعدك.

اقرأ التالي
مواضيع ذات صلة
  • إنتاجية
  • نصائح للكتابة
  • نصائح عبر البريد الإلكتروني
  • آداب الإنترنت
  • العمل عن بعد
  • الشبكات المهنية
نبذة عن الكاتب بن شتيجنر(تم نشر 1735 مقالة)

Ben هو نائب محرر ومدير Onboarding في MakeUseOf. ترك وظيفته في مجال تكنولوجيا المعلومات ليكتب بدوام كامل في عام 2016 ولم ينظر إلى الوراء أبدًا. لقد كان يغطي البرامج التعليمية التقنية وتوصيات ألعاب الفيديو والمزيد ككاتب محترف لأكثر من سبع سنوات.

المزيد من Ben Stegner

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك