Home-theater-designers
Microsoft Word هو البرنامج القياسي الفعلي لمستندات Microsoft Office ، من الأوراق البحثية إلى ملفات التقارير المهنية . لكن في بعض الأحيان يكون لديك بيانات في برنامج آخر تحتاج إلى الرجوع إليها ؛ قد يكون في Microsoft Excel ، أو PDF ، أو حتى مستند Word آخر. يمكن أن توفر لك معرفة كيفية استيراد هذه البيانات الكثير من الوقت.
في هذه المقالة ، سنغطي ثماني طرق مختلفة يمكنك من خلالها استيراد المعلومات إلى مستندات Microsoft Word الخاصة بك ؛ سيكون بعضها مفيدًا لأشياء مثل التقارير ، والبعض الآخر سيكون مفيدًا للرسائل النموذجية والمشاريع المماثلة ، وسيوفر البعض الآخر الوقت في بعض المواقف المحددة عندما تحتاج إلى شيء ما استثنائي .
أين يتم حفظ جميع مستنداتك؟
نظرًا لأن Microsoft Excel هو المورد الأكثر تنوعًا لاستيراد البيانات منه ، فسنبدأ من هناك.
استيراد جدول من Microsoft Excel
تنسيق الجداول في Microsoft Word فظيع. هذا هو سبب وجود Microsoft Excel ، أليس كذلك؟ لحسن الحظ ، كان لدى Microsoft البصيرة للسماح لك بتضمين الجداول مباشرة من Excel في مستند Word الخاص بك حتى تتمكن من القيام بكل التنسيقات في Excel ، حيث يكون ذلك أسهل كثيرًا.
للبدء ، حدد الخلايا التي تريد نسخها في Microsoft Excel ، واضغط على تحرير> نسخ ، والعودة إلى Microsoft Word.
اذهب إلى تحرير> لصق خاص ... (أو انقر بزر الماوس الأيمن واختر لصق خاص ... ) واختر لصق الارتباط في الشريط الجانبي الأيسر. في ال كما... القائمة ، حدد كائن ورقة عمل Microsoft Excel ، ثم ضرب نعم .
سترى الآن الخلايا التي حددتها مباشرة في مستند Microsoft Word الخاص بك. ولأنك اخترت لصق الارتباط بدلا من معجون ، سيتم تحديث هذه الخلايا كلما أجريت تغييرات في جدول بيانات Microsoft Excel.
إذا اخترت معجون بدلا من لصق الارتباط ، فلن يتم تحديث خلاياك عند إجراء تغييرات في جدول البيانات. ومع ذلك ، فإنه يتمتع بميزة العمل سواء كانت ورقة Excel موجودة أم لا. لذلك إذا كنت لا تحتاج إلى تحديثات - إذا كنت تطبع ، أو سترسل الملف بالبريد الإلكتروني إلى شخص آخر ويحتاج إلى إظهار البيانات الصحيحة ، على سبيل المثال - فقد ترغب في استخدام معجون .
قم باستيراد خلية مفردة من Microsoft Excel
يمكنك أيضًا استخدام نفس الطريقة الموضحة أعلاه للخلايا الفردية:
في هذه الحالة ، بدلاً من الاختيار كائن ورقة عمل Microsoft Excel ، أنا اخترت نص غير منسق ؛ هذا هو السبب في أن الرقم يأتي بنفس التنسيق مثل باقي مستند Microsoft Word. لا يزال يتم تحديثه بنفس الطريقة ، ولكن لا يتعين عليك التعامل مع محاولة الحصول على مربع النص في المكان المناسب.
يمكنك استخدام نفس الإستراتيجية مع جدول كامل ، إذا كنت تريد الحفاظ على التنسيق متسقًا مع مستند Word أيضًا. إذا لم ينجح ذلك ، أو كنت بحاجة إلى سلوك أكثر تعقيدًا من الخلية المفردة ، يمكنك محاولة استخدام Visual Basic لدمج بيانات Excel في مستند Word الخاص بك.
استيراد رسم بياني أو مخطط من Microsoft Excel
مثل استيراد جدول ، قد يكون من الملائم جدًا استيراد رسم بياني أو مخطط من Microsoft Excel إلى Word ، بحيث يتم تحديثه تلقائيًا كلما أجريت تغييرات على جدول بيانات Excel. قد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان عليك إنشاء تقارير منتظمة تتضمن رسومًا بيانية. لحسن الحظ ، جعلت Microsoft هذه العملية سهلة للغاية: ما عليك سوى نسخ الرسم البياني من Microsoft Excel ولصقه في Word.
يمكنك أيضًا النقر على الرسم البياني وسحبه من Microsoft Excel إلى Word لتضمينه في الملف. في كلتا الحالتين ، سيتم تحديث المخطط الآن تلقائيًا كلما أجريت تغييرات على جدول البيانات الأصلي.
دمج المراسلات من Microsoft Excel
يتيح لك دمج البريد إنشاء عدد كبير من الأحرف أو الملصقات أو الأظرف أو أي شيء آخر في Microsoft Word باستخدام بيانات من Excel. مقال براد في كيفية دمج المراسلات مع Microsoft Excel و Word يغطي الموضوع بمزيد من التفصيل أكثر من أي وقت مضى ، ولكن النسخة القصيرة هي التي ستستخدمها أدوات> مدير دمج المراسلات لتحديد مصدر البيانات وإنشاء القالب في Microsoft Word.
إذا كنت تستخدم إصدارًا قديمًا من Microsoft Office ، فقد يكون هذا البرنامج التعليمي لدمج المراسلات باستخدام Office 2007 مفيدًا ، ويمكنك حتى استخدام دمج المراسلات لرسائل البريد الإلكتروني الجماعية في Outlook . قد يستغرق الأمر بعض الوقت حتى تعتاد على استخدام دمج البريد ، ولكن بمجرد الحصول عليه ، سيكون أحد أكثر الأدوات المفيدة في ترسانة Office الخاصة بك.
استيراد ملفات PDF
كلمة تحذير سريعة: عندما تقوم باستيراد ملف PDF إلى Microsoft Word ، فإنه يأتي بشكل أساسي كملف صورة وليس نصًا. إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على تحديد نص أو تعديله ، فستحتاج إلى نسخه ولصقه من ملف PDF. ومع ذلك ، إذا كنت تريد فقط تضمين ملف PDF في مستند Microsoft Word ، فاضغط على إدراج> كائن ، ثم حدد من - الملف... واختر ملف PDF الخاص بك.
ستنتهي مع ملف PDF مضمن مثل هذا:
إنه ليس رائعًا لملفات PDF المستندة إلى النص ، ولكن إذا كانت هناك صور في الملف ، فهو أسهل من النسخ واللصق أو إيجاد طريقة لتحويل ملف PDF إلى ملف صورة لإدراجه في مستند Microsoft Word الخاص بك.
استيراد النص تلقائيًا من مستندات Word الأخرى
إذا كنت بحاجة إلى كتابة نفس الشيء بشكل منتظم ، فقد تتمكن من توفير الوقت عن طريق وضعه في مستند Microsoft Word والرجوع إليه ببساطة من مستند آخر.
لنفترض أن لديك مجموعة من الرسائل النموذجية التي تحتاج إلى إرسالها وتحتاج جميعها إلى تضمين اسمك والشركة التي تعمل بها ، لكن صاحب العمل الخاص بك يتغير بشكل منتظم. لا ترغب في تغيير كل حرف كلما حصلت على عقد جديد ، لذا يمكنك فقط تخزين تسجيلك في مستند واحد وتحديث جميع الرسائل الأخرى كلما قمت بإجراء تغيير.
سيساعدك استعراض مثال على توضيح ذلك بشكل أكبر. إليك مستند 'نصي قابل للتحديث' قمت بحفظه:
أرغب في تضمين كل من هذه - التوقيع ومعلومات الاتصال والاقتباس - في كل حرف. للقيام بذلك ، سوف أقوم بإنشاء إشارة مرجعية على كل واحدة. لإنشاء إشارة مرجعية ، قم بتمييز النص الذي تريد ربطه في مستندات أخرى ، ثم انقر فوق إدراج> إشارة مرجعية .
اكتب اسم الإشارة المرجعية الخاصة بك وانقر فوق يضيف .
الآن ، احفظ الملف وقم بتدوين المسار الكامل للمكان الذي تم حفظه فيه. لإدراج النص المحفوظ ، انتقل إلى مستند Microsoft Word آخر واضغط إدراج> حقل . يختار IncludeText من أسماء الحقول قائمة.
الآن ، في مربع النص أسفل القائمة ، اكتب 'INCLUDETEXT' [مسار الملف] '[اسم الإشارة المرجعية]'. عندما كتبته ، بدا الأمر كما يلي:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: المستخدمون: dralbright: المستندات: updateable-text.docx' تسجيل الخروج
(إذا كنت تستخدم Windows ، فستحتاج إلى استخدام الترميز القياسي للمسارات ، والذي يبدأ بـ 'C: \'. لاحظ أنك بحاجة إلى تضمين شرطتين مائلتين عكسيتين بين كل قسم بدلاً من واحد.) الآن اضغط على نعم ، وسترى النص مدرجًا في المستند الخاص بك.
كيفية تصغير حجم ملف pdf على نظام التشغيل mac
بين الحين والآخر ، ستكتب شيئًا خاطئًا ، وستحصل على خطأ ، مثل هذا:
لإصلاحها ، انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على الخطأ وحدد تبديل رموز الحقول - سيتيح لك ذلك رؤية الرموز وتحريرها من داخل المستند. يمكنك أيضًا استخدام هذا في الحقول التي تعمل بشكل صحيح إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغيير.
من هنا ، يمكنك إجراء أي إصلاحات تحتاج إليها. في هذا المثال ، توجد علامة يساوي إضافية في بداية الكود.
بعد إزالة علامة يساوي ، يعمل الحقل بشكل صحيح.
لإجراء تغيير في جميع المستندات التي قمت بربطها بالإشارة المرجعية الخاصة بك ، ارجع إلى الملف النصي العام ، وقم ببساطة بإجراء التغييرات. هنا ، لقد استبدلت اقتباس Groucho Marx بواحد من Oscar Wilde.
في مستنداتك الأخرى ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الحقل الذي تم تحديثه ، وحدد تحديث الميدان .
ويوجد لديك ، يتم تحديث الحقل بالمعلومات الجديدة.
قد يبدو هذا كثيرًا من العمل ، ولكن إذا كان عليك كتابة نفس الأشياء بشكل منتظم ، فقد يوفر لك ذلك قدرًا كبيرًا من الوقت على المدى الطويل. يستغرق الأمر بعض وقت الإعداد في الواجهة الأمامية ، لكنك سترى ملاءمة هذا النظام على الفور. لا تنسَ الاطلاع على عمليات أتمتة Office المفيدة الأخرى مع IFTTT لتوفير الوقت أيضًا.
استيراد نص من ملف نصي أو مستند Microsoft Word
إذا كنت ترغب في الحصول على نص من ملف نصي أو مستند Word ، ولكن لا تريد فتحه ، فحدد كل شيء ، وانسخه ، ثم ارجع إلى المستند الخاص بك ، والصقه (قد يستغرق ذلك وقتًا طويلاً إذا كان لديك المئات من صفحات النص) ، يمكنك الاستيراد مباشرة. فقط اضغط إدراج> ملف وحدد الملف النصي أو مستند Word الذي تريد استيراد النص منه.
بعد تحديد الملف (قد تضطر إلى تغيير ملف ممكن منسدلة إلى جميع المستندات المقروءة ) ، سترى النص الكامل في مستند Microsoft Word الخاص بك.
استيراد نص من صفحة ويب
إذا كنت تريد الاحتفاظ بنسخة محدثة من صفحة ويب في مستند Microsoft Word ، فيمكنك القيام بذلك أيضًا! لنفترض أنني أريد ملفًا نصيًا عبر الإنترنت يحتوي على قصة مدينتين في وثيقي. سأستخدم نفس حقل INCLUDETEXT ، ولكن بدلاً من استخدام مسار محلي ، سأستخدم عنوان URL:
يؤدي تحديث الحقل إلى إحضار الكتاب بأكمله إلى المستند الخاص بي.
ستحصل على أفضل النتائج مع موقع ويب مليء بالنصوص. يمكنك أن ترى ما يحدث عندما أحاول استخدام INCLUDETEXT لإحضار الصفحة الرئيسية لـ MakeUseof:
إذا كنت بحاجة إلى استيراد النص المحدث من موقع ويب إلى المستند الخاص بك ، فهذا بالتأكيد يستحق اللعب به. قد تضطر إلى التجربة قليلاً ، ولكن من المحتمل أن تكون أداة مفيدة للغاية.
ماذا أنت هل تريد الاستيراد إلى Microsoft Word؟
لقد غطينا ثمانية أشياء مختلفة يمكنك استيرادها في Microsoft Word هنا - ولكن ربما هناك المزيد من الخيارات المتاحة. ما الذي قمت باستيراده إلى Microsoft Word؟ شارك أكثر الأشياء المفيدة التي تمكنت من استيرادها ، حتى نتمكن جميعًا من مساعدة بعضنا البعض في توفير بعض الوقت من خلال أن نصبح سادة Word!
يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني 5 نصائح لزيادة كفاءة أجهزة VirtualBox Linux الخاصة بكهل سئمت من الأداء الضعيف الذي تقدمه الأجهزة الافتراضية؟ إليك ما يجب عليك فعله لتعزيز أداء VirtualBox الخاص بك.
اقرأ التالي مواضيع ذات صلة- إنتاجية
- مايكروسوفت وورد
- نصائح مايكروسوفت أوفيس
Dann هو إستراتيجية محتوى واستشاري تسويق يساعد الشركات على توليد الطلب والعملاء المتوقعين. كما أنه يكتب مدونات حول الإستراتيجية وتسويق المحتوى على dannalbright.com.
المزيد من Dann Albrightاشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك