5 حيل تلقائية لملء Microsoft Excel لإنشاء جداول بيانات بشكل أسرع

5 حيل تلقائية لملء Microsoft Excel لإنشاء جداول بيانات بشكل أسرع

عند ملء جداول البيانات ، تعد ميزات الملء التلقائي لبرنامج Excel هي الطريقة الأكثر فاعلية لتوفير الوقت. لا يدرك معظم الناس أنه يمكنهم أتمتة العديد من الأشياء التي يقومون بها يدويًا على Excel.





على سبيل المثال ، ربما تريد تطبيق صيغة على كل صف ثاني أو ثالث فقط عندما تسحب لأسفل للملء التلقائي. أو ربما تريد ملء كل الفراغات في ورقة. ستعرض لك هذه المقالة خمسة من أكثر الطرق فعالية لأتمتة تعبئة الأعمدة.





1. الملء التلقائي لكل خلية أخرى في Excel

يعرف أي شخص استخدم Excel لبعض الوقت كيفية استخدام ميزة الملء التلقائي لملء خلية Excel تلقائيًا بناءً على خلية أخرى.





ما عليك سوى النقر مع الاستمرار على الماوس في الزاوية اليمنى السفلية للخلية ، وسحبه لأسفل لتطبيق الصيغة في تلك الخلية على كل خلية تحتها (على غرار نسخ الصيغ في Excel ).

في الحالة التي تكون فيها الخلية الأولى مجرد رقم وليست معادلة ، يقوم Excel فقط بملء الخلايا تلقائيًا عن طريق العد التصاعدي بمقدار واحد.



ومع ذلك ، ماذا لو كنت لا تريد تطبيق صيغة الملء التلقائي لبرنامج Excel على كل خلية مفردة تحتها؟ على سبيل المثال ، ماذا لو كنت تريد فقط أن تقوم كل خلية أخرى بالملء التلقائي للاسم الأول والأخير وتسلسلهما ، ولكنك تريد ترك سطور العنوان كما هي؟

كيفية تعبئة كل خلية أخرى في Excel تلقائيًا

يمكنك القيام بذلك عن طريق تغيير إجراء الملء التلقائي بشكل طفيف. بدلاً من النقر فوق الخلية الأولى ثم سحبها لأسفل من الزاوية اليمنى السفلية ، ستقوم بتمييز أول خليتين بدلاً من ذلك. بعد ذلك ، ضع الماوس في الزاوية اليمنى السفلية من الخليتين حتى يتغير شكل المؤشر إلى ' + '.





الآن استمر في ذلك واسحبه لأسفل تمامًا كما تفعل عادةً.

لم يعد Excel يملأ تلقائيًا كل خلية مفردة بناءً على الخلية الأولى ، ولكنه الآن يملأ فقط كل خلية ثانية في كل كتلة.





كيف يتم التعامل مع الخلايا الأخرى

ماذا لو لم تكن تلك الخلايا الثانية فارغة؟ حسنًا ، في هذه الحالة ، سيطبق Excel القواعد نفسها في الخلية الثانية من الكتلة الأولى التي حددتها على كل خلية أخرى أيضًا.

على سبيل المثال ، إذا كانت الخلية الثانية تحتوي على '1' ، فسيقوم Excel بتعبئة كل خلية أخرى تلقائيًا عن طريق العد التصاعدي بمقدار 1.

يمكنك فقط أن تتخيل كيف يمكن لهذه المرونة أن تعزز بشكل كبير مدى فعاليتك في ملء البيانات تلقائيًا في الأوراق. إنها إحدى الطرق العديدة التي يساعدك بها Excel على توفير الوقت أثناء التعامل مع الكثير من البيانات.

كيفية توصيل هاتفي بجهاز الكمبيوتر الخاص بي

2. الملء التلقائي لنهاية البيانات في Microsoft Excel

الشيء الوحيد الذي يصادفه الأشخاص غالبًا عند العمل على أوراق عمل Excel في بيئة الشركة هو التعامل مع أوراق العمل الضخمة.

من السهل بما يكفي سحب مؤشر الماوس من أعلى إلى أسفل مجموعة من 100 إلى 200 صف من أجل الملء التلقائي لهذا العمود. ولكن ، ماذا لو كان هناك بالفعل 10000 أو 20000 صف في جدول البيانات؟ قد يستغرق سحب مؤشر الماوس لأسفل عبر 20000 صف وقتًا طويلاً.

هناك حيلة سريعة لجعل هذا أكثر كفاءة. فيما يلي كيفية ملء مناطق كبيرة تلقائيًا في Excel. بدلاً من السحب إلى أسفل العمود ، ما عليك سوى الضغط باستمرار على مفتاح Shift الموجود على لوحة المفاتيح.

ستلاحظ الآن عندما تضع الماوس في الزاوية اليمنى السفلية للخلية ، بدلاً من رمز علامة الجمع ، يكون رمزًا يحتوي على خطين أفقيين متوازيين.

الآن ، كل ما عليك فعله هو نقرتين متتاليتين هذا الرمز ، وسيقوم Excel تلقائيًا بتعبئة العمود بالكامل تلقائيًا ، ولكن فقط لأسفل إلى حيث يحتوي العمود المجاور على بيانات بالفعل.

يمكن أن توفر هذه الخدعة عددًا لا يحصى من الساعات الضائعة في محاولة سحب الماوس لأسفل عبر مئات أو آلاف الصفوف.

3. املأ الفراغات

تخيل أنك قد تم تكليفك بتنظيف جدول بيانات Excel ، ويريدك رئيسك في ذلك تطبيق صيغة محددة لكل خلية فارغة في عمود.

لا يمكنك رؤية أي نمط يمكن التنبؤ به ، لذلك لا يمكنك استخدام خدعة 'كل x الأخرى' في الملء التلقائي أعلاه. بالإضافة إلى ذلك ، سيؤدي هذا النهج إلى مسح أي بيانات موجودة في العمود. ما الذي تستطيع القيام به؟

حسنًا ، هناك خدعة أخرى يمكنك استخدامها لملءها فقط خلايا فارغة مع ما تريد.

في الورقة أعلاه ، يريد منك رئيسك في العمل أن تملأ أي خلية فارغة بالسلسلة 'N / A'. في ورقة بها صفوف قليلة فقط ، ستكون هذه عملية يدوية سهلة. لكن في ورقة بها آلاف الصفوف ، سوف يستغرق الأمر يومًا كاملاً.

لذا ، لا تفعل ذلك يدويًا. ما عليك سوى تحديد جميع البيانات الموجودة في العمود. ثم انتقل إلى الصفحة الرئيسية القائمة ، حدد ملف بحث وتحديد أيقونة ، حدد انتقل إلى خاص .

في النافذة التالية ، حدد الفراغات .

في النافذة التالية ، يمكنك إدخال الصيغة في الخلية الفارغة الأولى. في هذه الحالة ، ستكتب فقط غير متاح ثم اضغط السيطرة + أدخل بحيث ينطبق نفس الشيء على كل خلية فارغة يتم العثور عليها.

إذا أردت ، بدلاً من 'N / A' ، يمكنك كتابة صيغة في الخلية الفارغة الأولى (أو النقر على القيمة السابقة لاستخدام الصيغة من الخلية أعلى الخلية الفارغة مباشرةً).

عندما تضغط السيطرة + أدخل ، سيتم تطبيق نفس الصيغة على جميع الخلايا الفارغة الأخرى. يمكن أن يكون تنظيف جدول البيانات الفوضوي سريعًا وسهلاً للغاية باستخدام هذه الميزة.

كيفية الحصول على wifi في أي مكان على الكمبيوتر المحمول

4. املأ ماكرو القيمة السابقة

هذه الحيلة الأخيرة تأخذ في الواقع بضع خطوات. تحتاج إلى النقر فوق مجموعة من عناصر القائمة - وتقليل النقرات هو ما يعنيه أن تصبح أكثر كفاءة ، أليس كذلك؟

لذلك دعونا نأخذ هذه الحيلة الأخيرة خطوة أخرى إلى الأمام. لنقم بأتمتة ذلك باستخدام ماكرو. سيبحث الماكرو التالي بشكل أساسي في عمود ويتحقق من وجود خلية فارغة. إذا كانت فارغة ، فسيتم نسخ القيمة أو الصيغة من الخلية الموجودة فوقها.

لإنشاء الماكرو ، انقر فوق مطور عنصر القائمة ، وانقر فوق وحدات الماكرو أيقونة.

قم بتسمية الماكرو ثم انقر فوق ملف إنشاء ماكرو زر. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة محرر التعليمات البرمجية. الصق الكود التالي في الوظيفة الجديدة.

FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i

تتمثل الطريقة في البرنامج النصي أعلاه في جعله مرنًا ، بحيث يتيح لمستخدم الورقة تحديد العمود والصف الذي سيبدأ فيهما. الآن ، عندما يكون لديك ورقة تبدو كالتالي:

بمجرد ملء الخلية الفارغة بنفس الصيغة مثل الخلية الموجودة فوقها ، يمكنك تشغيل الماكرو لملء الفجوات في العمود G.

بعد أن تجيب على المطالبات الخاصة ببدء العمود والصف ، سوف يملأ كل الفجوات في هذا العمود دون لمس البيانات الموجودة.

إنه في الأساس يملأ العمود تلقائيًا مع ترك البيانات الموجودة بمفردها. ليس من السهل القيام بذلك بمجرد سحب الماوس لأسفل العمود ، ولكن باستخدام الطريقة القائمة على القائمة الموضحة أعلاه أو طريقة الماكرو الموضحة في هذا القسم ، فمن الممكن.

5. ماكرو العمليات الحسابية

تستند العمليات الحسابية المتكررة إلى نتائج الصفوف السابقة. على سبيل المثال ، قد يعتمد ربح الشركة في الشهر التالي على ربح الشهر السابق.

في هذه الحالة ، يجب عليك تضمين قيمة الخلية السابقة في الحساب الذي يدمج البيانات من خلال الورقة أو المصنف. يعني إكمال هذا أنه لا يمكنك فقط نسخ الخلية ولصقها ، ولكن بدلاً من ذلك يمكنك إجراء الحساب بناءً على النتائج الفعلية داخل الخلية.

دعنا نعدل الماكرو السابق لإجراء عملية حسابية جديدة بناءً على النتائج من الخلية السابقة.

FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i

في هذا البرنامج النصي ، يوفر المستخدم كلاً من رقم الصف الأول والأخير. نظرًا لعدم وجود بيانات في باقي العمود ، فإن البرنامج النصي ليس لديه فكرة من أين يبدأ. بمجرد أن يتم توفير النطاق للبرنامج النصي ، فسيقوم بعد ذلك بإجراء عملية حسابية تفاعلية باستخدام القيمة السابقة وسوف يملأ العمود بأكمله بالبيانات الجديدة.

ضع في اعتبارك أن هذه ليست سوى طريقة بديلة للحسابات التكرارية. يمكنك فعل الشيء نفسه عن طريق كتابة صيغة مباشرة في الخلية الفارغة التالية ، وتضمين الخلية السابقة في الصيغة. بعد ذلك ، عندما تملأ هذا العمود تلقائيًا ، فسوف يدمج القيمة السابقة بنفس الطريقة.

تتمثل فائدة استخدام الماكرو في أنه إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك إضافة بعض المنطق المتقدم إلى الحساب التفاعلي ، وهو ما لا يمكنك القيام به داخل صيغة خلية بسيطة.

يمكنك معرفة المزيد عن الأخطاء التي يجب تجنبها عند إنشاء وحدات ماكرو Excel هنا .

أشياء تفعلها على الكمبيوتر عندما تشعر بالملل

يعد الملء التلقائي لأعمدة Excel أمرًا سهلاً

كما ترى ، فإن الطريقة التي تختارها عندما يمكن أن يؤدي الملء التلقائي للأعمدة إلى تقليل عبء العمل لديك. إنه مهم بشكل خاص عند التعامل مع جداول بيانات تحتوي على آلاف الأعمدة أو الصفوف. بعد قليل من الصبر والممارسة ، ستتمكن من الملء التلقائي للصيغ في Excel دون عناء.

يشارك يشارك سقسقة بريد الالكتروني كيفية استخدام دالة RANDBETWEEN في Excel

تقوم دالة RANDBETWEEN في Excel بإرجاع رقم عشوائي جديد في كل مرة يعيد فيها جدول البيانات حسابه. إليك كيفية استخدامه!

اقرأ التالي
مواضيع ذات صلة
  • إنتاجية
  • جدول
  • مايكروسوفت اكسل
  • نصائح مايكروسوفت أوفيس
  • نصائح حول الإنتاجية
نبذة عن الكاتب ريان دوبي(تم نشر 942 مقالة)

رايان حاصل على درجة البكالوريوس في الهندسة الكهربائية. لقد عمل 13 عامًا في هندسة الأتمتة ، وخمس سنوات في تكنولوجيا المعلومات ، وهو الآن مهندس تطبيقات. مدير تحرير سابق لـ MakeUseOf ، تحدث في المؤتمرات الوطنية حول تصور البيانات وتم عرضه على التلفزيون والإذاعة الوطنية.

المزيد من Ryan Dube

اشترك في نشرتنا الإخبارية

انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!

انقر هنا للاشتراك